羅博

（菏澤市定陶區(qū)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，山東 菏澤 274100）

人事檔案管理是人力資源管理工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，也是對(duì)人力資源進(jìn)行管理的主要依據(jù)。因此在企業(yè)的人力資源管理工作當(dāng)中，需要加大對(duì)人事檔案管理的重視程度，以此來(lái)充分保障人事檔案信息的完整性和真實(shí)性，從而提高人力資源管理工作的質(zhì)量，提升企業(yè)的人力資源管理水平，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

一、人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）人事檔案信息失真

和事業(yè)單位以及政府機(jī)關(guān)的人事檔案管理工作相比，目前在一些企業(yè)的人事檔案管理過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)檔案信息往往無(wú)法有效的保證其真實(shí)性，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展，導(dǎo)致有許多求職人員采用履歷造假的方式來(lái)進(jìn)行應(yīng)聘。例如，企業(yè)往往會(huì)在招聘的過(guò)程當(dāng)中針對(duì)招聘人員的學(xué)歷、年齡限制以及工作經(jīng)驗(yàn)等方面的要求進(jìn)行列舉。而相關(guān)求職人員為了能夠獲得該崗位，往往會(huì)根據(jù)其招聘要求來(lái)進(jìn)行造假，將自己原本的大專學(xué)歷進(jìn)行改寫本科學(xué)歷，明明無(wú)相似的工作經(jīng)驗(yàn)，卻說(shuō)自己具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。而且目前在市場(chǎng)上還存在著一些專門進(jìn)行偽造學(xué)歷證書(shū)的機(jī)構(gòu)，這也使得企業(yè)在招聘過(guò)程當(dāng)中，往往會(huì)出現(xiàn)人事檔案信息失真的現(xiàn)象，再加上企業(yè)的相關(guān)管理人員不會(huì)對(duì)每個(gè)應(yīng)聘人員的個(gè)人信息進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，進(jìn)而給自身的人力資源管理工作產(chǎn)生影響[1]。

（二）人事檔案不夠完整

一些企業(yè)沒(méi)有充分重視人事檔案管理工作，因此在保存人事檔案時(shí)會(huì)由于出現(xiàn)相關(guān)因素，進(jìn)而導(dǎo)致其人事檔案的完整性有所缺乏，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案缺失現(xiàn)象。現(xiàn)如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制也在不斷完善，人們可以在這一時(shí)代下對(duì)自己的職業(yè)進(jìn)行自由選擇，而且也具有更多的求職途徑。在這一現(xiàn)狀下，企業(yè)往往會(huì)具有很大的人員流動(dòng)性，這也使其對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生了忽視。例如，一些生產(chǎn)企業(yè)由于自身的工作環(huán)境相對(duì)較差，因此在具體的生產(chǎn)過(guò)程當(dāng)中往往會(huì)使用到消毒水等物品，但這會(huì)影響到工作人員的身體健康。

二、提高人事檔案管理工作的有效對(duì)策

（一）提高人事檔案信息的真實(shí)性

在企業(yè)人力資源管理工作的開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)人事檔案信息的真實(shí)性將對(duì)企業(yè)的用人決策以及管理工作開(kāi)展等產(chǎn)生十分重要的影響。因此，企業(yè)在管理人事檔案時(shí)，也需要對(duì)檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行有效的核實(shí)，從而方便企業(yè)能夠更好的了解員工的具體工作能力和工作經(jīng)歷等信息，也為其制定用人方案時(shí)提供重要的依據(jù)，使企業(yè)能夠更好地發(fā)揮出人力資源所具有的重要價(jià)值。例如，相關(guān)人事檔案管理人員需要將企業(yè)目前已有的人事檔案信息作為基礎(chǔ)，并核對(duì)相關(guān)檔案信息的真實(shí)性和完整性，具體來(lái)說(shuō)可以與應(yīng)聘人員的上家公司進(jìn)行核對(duì)，從而有效地去除一些無(wú)效信息和虛假信息，確保能夠更加真實(shí)和完整地了解到求職人員的具體資料，使招聘工作得到優(yōu)化。與此同時(shí)，企業(yè)人事檔案管理人員還應(yīng)將員工的具體信息在人才數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行儲(chǔ)存，并在具體的工作過(guò)程當(dāng)中隨時(shí)對(duì)其信息進(jìn)行更新，通過(guò)這種方式來(lái)使員工個(gè)人信息的公開(kāi)化得到有效的提高，充分保障人事檔案信息的真實(shí)性。

（二）提高人事檔案管理的實(shí)效性

為了促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展，需要有效的完善企業(yè)的人力資源管理工作。人才是企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Γㄟ^(guò)使企業(yè)人事檔案管理工作的實(shí)效性得到有效的提高，能夠更加科學(xué)合理的編制用人計(jì)劃和用人方案。例如，企業(yè)應(yīng)充分利用多媒體技術(shù)，從而動(dòng)態(tài)化的管理員工檔案，并結(jié)合員工的實(shí)際表現(xiàn)和工作成效等在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中進(jìn)行更新。定期對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的整理，同時(shí)還需要去除一些不具有實(shí)際價(jià)值的內(nèi)容，將新的信息進(jìn)行補(bǔ)充，可以更好的方便企業(yè)其他部門隨時(shí)對(duì)該員工的情況進(jìn)行了解，并以此來(lái)確保人事檔案信息的完整性。企業(yè)只有做到全面了解員工，才能更好的為員工的職業(yè)生涯進(jìn)行規(guī)劃，從而促進(jìn)彼此的共同成長(zhǎng)和發(fā)展。

（三）提高檔案管理的信息化水平

傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理工作主要是將相關(guān)應(yīng)聘者的檔案信息在招聘網(wǎng)站上進(jìn)行直接打印，或者是由相關(guān)應(yīng)聘人員來(lái)提供具體的履歷表和學(xué)歷證明等相關(guān)資料的復(fù)印件。當(dāng)應(yīng)聘者被聘用后，企業(yè)會(huì)保存下相關(guān)的信息，以此來(lái)作為該名員工的人事檔案信息。但如果相關(guān)管理人員在開(kāi)展工作時(shí)存在疏忽現(xiàn)象，將可能會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息出現(xiàn)丟失問(wèn)題或者造成信息的不完整。對(duì)此，企業(yè)需要采取信息化的管理手段，以此來(lái)高效的開(kāi)展管理工作。例如，企業(yè)可在自身的人力資源管理系統(tǒng)當(dāng)中構(gòu)建人事檔案管理模塊，將企業(yè)員工的相關(guān)檔案信息通過(guò)掃描轉(zhuǎn)換成具體的電子文檔，并在系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行儲(chǔ)存。這樣一來(lái)，在員工的具體工作中，相關(guān)管理人員可以在系統(tǒng)當(dāng)中隨時(shí)更新信息，這既方便了相關(guān)部門對(duì)人事檔案的查詢，而且還能夠有效地保障檔案信息的完整性和實(shí)效性，能夠有效的提高企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量，完善企業(yè)的人事檔案信息管理[3]。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在企業(yè)人力資源管理工作當(dāng)中，人事檔案管理是十分重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容，而目前在人事檔案信息管理過(guò)程當(dāng)中還存在著一些問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)檔案信息的真實(shí)性和完整性產(chǎn)生了影響。對(duì)此，企業(yè)的相關(guān)管理人員應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況，完善人事檔案信息管理模式，并通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，來(lái)進(jìn)一步提升人事檔案信息管理工作的質(zhì)量和效率，從而合理的制定用人方案，提升對(duì)檔案信息的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。