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        探究現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)

        2020-12-08 00:40:43郭晶晶
        魅力中國 2020年35期

        郭晶晶

        (山東港口日照港股份有限公司第一港務(wù)分公司,山東 日照 276800)

        引言

        企業(yè)的管理模式和管理方法隨著社會(huì)的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn),管理工作更具現(xiàn)代化、科技化的特點(diǎn)。企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營中對(duì)企業(yè)、社會(huì)有重要影響的文件材料,能夠?yàn)橹贫ń?jīng)營管理決策提供參考。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏信息技術(shù)的支撐,水平和質(zhì)量都不盡如人意,這就凸顯出檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。

        一、檔案管理信息化建設(shè)的作用

        與傳統(tǒng)人工管理的方式相比,信息化管理的優(yōu)勢(shì)非常明顯。紙質(zhì)檔案的保存受到多種外界因素的影響,而將其變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤中,不僅能夠大幅減少檔案所占用的空間,還能將檔案加密,使用計(jì)算機(jī)備份檔案,可以應(yīng)付一些常見的突發(fā)事件,有效保障了其安全性。當(dāng)需要查閱檔案時(shí),也可以采取網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?,而不需要工作人員耗費(fèi)大量的精力和時(shí)間去查閱,減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的損耗。另一方面,搜集和整理檔案工作量較大,出錯(cuò)率也較高,如果采用信息化的管理方式,只需要輸入一次數(shù)據(jù)就可以永久保存、重復(fù)使用。傳統(tǒng)管理方式效率低下,管理、使用檔案要嚴(yán)格遵照相關(guān)程序,而運(yùn)用信息化管理方式,可以減少一些不必要的環(huán)節(jié),提高了管理工作的效率和準(zhǔn)確度。

        二、目前企業(yè)檔案管理工作有待改善的幾個(gè)方面

        (一)缺少信息化建設(shè)的主動(dòng)性

        在市場經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)下,現(xiàn)代企業(yè)處于高速發(fā)展的狀態(tài)中,必然會(huì)累積大量的企業(yè)檔案。然而管理人員的觀念卻不能做到與時(shí)俱進(jìn),習(xí)慣于手動(dòng)進(jìn)行檔案管理的他們,對(duì)信息化管理的便捷、高效缺乏認(rèn)識(shí)。對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用,也僅僅是把一些檔案、資料錄入到電腦中保存起來,以便需要時(shí)調(diào)用,他們?nèi)狈π畔⒒ㄔO(shè)的意識(shí)與主動(dòng)性。再者,一些企業(yè)并未在檔案管理信息化建設(shè)方面投入相應(yīng)的資金,缺乏人力物力支持的信息化建設(shè)工作自然舉步維艱。

        (二)沒有建立科學(xué)的管理制度

        我國企業(yè)的信息化管理發(fā)展較晚,因此部分企業(yè)并未針對(duì)信息化管理建立科學(xué)完善的制度,導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用效果不佳。沒有制度保障,就很難實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化,隨著檔案管理需求的增加,一些問題也會(huì)逐漸凸顯出來。

        (三)沒有購置先進(jìn)的管理設(shè)施

        軟硬件設(shè)施是信息化管理必不可少的一部分,但是由于企業(yè)管理者不重視,信息化建設(shè)資金不足,管理部門無法購置需要的軟硬件設(shè)施,只能使用有待升級(jí)的老舊設(shè)備。這些設(shè)備功能較少,對(duì)檔案內(nèi)容的識(shí)別準(zhǔn)確度不高,存儲(chǔ)速度較慢,不利于后續(xù)的檔案管理和使用。

        三、提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平的措施

        (一)信息化建設(shè)工作應(yīng)該受到關(guān)注

        企業(yè)管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到,信息化的檔案管理工作對(duì)提高企業(yè)整體的管理水平都有非常重要的影響,因此應(yīng)該盡快建立相應(yīng)的管理制度,結(jié)合企業(yè)自身情況和需求明確管理細(xì)則。企業(yè)的不同部門之間也要做好配合,在明確信息化建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上,盡力為提高信息化水平做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。對(duì)于信息化建設(shè)中遇到的阻礙,當(dāng)?shù)貦n案局可以發(fā)揮自身的指導(dǎo)、協(xié)助作用,促使企業(yè)可以通過有效、恰當(dāng)?shù)姆绞介_展信息化建設(shè)工作。國家法制部門應(yīng)該不斷完善與檔案信息化管理有關(guān)的規(guī)范、方針,確保企業(yè)的信息化建設(shè)有章可循,為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        (二)信息化建設(shè)工作需要軟硬件支撐

        檔案管理人員應(yīng)該明確自身的責(zé)任,在工作中不斷提高信息化管理的水平,這也有助于提高管理工作的效率。檔案管理人員對(duì)企業(yè)的檔案管理情況非常了解,他們可以制定詳細(xì)的信息化建設(shè)方案,并監(jiān)督各個(gè)部門共同推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案數(shù)據(jù)庫非常龐大,為了后續(xù)管理和使用方便,檔案管理人員可以編制目錄。為此,企業(yè)應(yīng)該投入一定量的資金購置配套設(shè)施,有了相應(yīng)的軟硬件支撐,在建設(shè)和使用數(shù)據(jù)庫時(shí)才會(huì)更加得心應(yīng)手。

        (三)技術(shù)推動(dòng)信息化建設(shè)工作的開展

        信息化的檔案管理工作要求管理人員具備一定的信息技術(shù)能力,如操作常見的計(jì)算機(jī)軟件、使用數(shù)據(jù)庫查找和增刪檔案信息等。流行的數(shù)據(jù)庫并非一定適用于不同的企業(yè),結(jié)合具體需求,企業(yè)的技術(shù)人員也可開發(fā)自己的檔案管理系統(tǒng),還可以與其他企業(yè)合作開發(fā)信息化檔案管理的新技術(shù)。當(dāng)然,信息化建設(shè)應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展,在保護(hù)檔案、用好檔案的基礎(chǔ)上,為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)收益。

        (四)建設(shè)一支高水平信息化管理隊(duì)伍

        檔案管理工作歸根結(jié)底還是需要人來實(shí)施,軟硬件設(shè)施只是發(fā)揮輔助作用,因此提高管理人員水平至關(guān)重要。企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí),要特別關(guān)注專業(yè)水平,專業(yè)水平過高可能導(dǎo)致軟硬件設(shè)施跟不上,專業(yè)水平過低會(huì)影響管理質(zhì)量。企業(yè)可以和當(dāng)?shù)馗咝:献?,制定人才?yōu)惠措施,吸引高水平人才參與到檔案管理隊(duì)伍中來。對(duì)于現(xiàn)有的管理人員,企業(yè)應(yīng)該定期教育培訓(xùn),不僅要提高他們的專業(yè)水平,更要強(qiáng)化他們的職業(yè)素養(yǎng)。

        四、結(jié)束語

        綜上所述,檔案管理的信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用,因此管理者必須重視,同時(shí)投入一定的資金、人力,建設(shè)自己的信息化檔案管理系統(tǒng)。

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