邵大壯

（西北政法大學(xué)人事處，陜西 西安 710063）

受到傳統(tǒng)的檔案管理觀念影響，我國高校教師職稱資料歸檔管理存在問題很多問題。例如，高校教師的多部門管理、檔案材料分散問題嚴(yán)重影響了教師檔案管理的整體性和連續(xù)性；其次，檔案內(nèi)容的重復(fù)和機(jī)械化信息也干擾了教師的教研成果，教師教學(xué)質(zhì)量評價。本文針對教師職稱檔案管理以及應(yīng)用進(jìn)行了研究分析，提出了提升教師檔案信息化創(chuàng)新管理的構(gòu)建方案，希望能夠為提升檔案教師的開發(fā)利用價值有所幫助。

一、我國高校教師檔案歸檔管理中存在的主要問題

（一）檔案內(nèi)容方面

目前，我國高校教師的檔案管理信息較為復(fù)雜，其主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先是高校教師的質(zhì)量和內(nèi)容不高，都不能真實有效地反應(yīng)一個教師的真實工作情況。其次，傳統(tǒng)的檔案管理方式落后，也存在信息重復(fù)性、不真實等問題，嚴(yán)重影響了教師科研教學(xué)管理質(zhì)量。

（二）檔案利用方面

高校教師檔案利用涉及以下幾個方面：1.信息利用率方面，高校對教師的檔單管理過于保密，強(qiáng)調(diào)安全性和隱私性，沒有建立對應(yīng)的信息權(quán)限機(jī)制，導(dǎo)致教師檔案利用率不高，也沒有實現(xiàn)為教育事業(yè)信息公開服務(wù)的宗旨。2.高校教師檔案利用頻率不高。這導(dǎo)致檔案信息利用不集中，運(yùn)用較為單一。3.檔案自我管控意識不強(qiáng)，高校對教師的檔案多是保管，但大多是借閱，與此同時，高校教師自我運(yùn)用、管理意識不強(qiáng)，沒有予以重視，到后期也存在內(nèi)容遺漏，信息和真實情況不符等糾紛。4.檔案信息的開發(fā)利用率不高，院校沒有借助當(dāng)前主流的信息技術(shù)，導(dǎo)致檔案利用、管理積極性不高，缺乏為教師以及院校發(fā)展提供運(yùn)用依據(jù)。

（三）檔案管理方面問題

經(jīng)過統(tǒng)一化的調(diào)查研究，當(dāng)前高校的教師職稱資料檔案歸檔管理存在以下問題。首先，檔案管理工作僅僅是人事工作的一個附屬部分，管理人員積極性不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)不重視，形成了全員淡漠管理的局面。其次，缺乏對應(yīng)的檔案管理資金，檔案管理部門的硬件設(shè)施滿足不了高校的建設(shè)，大多高校多是采用手工操作，管理方式落后、分散、缺乏科學(xué)性。最后，教師職稱檔案管理工作存在管理問題，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出。

二、分析職稱評定信息化管理的價值和意義

職稱評審信息化管理是教師按照職稱申報要求將個人的申報信息如身份證明、教育資格、任職要求等按照對應(yīng)的固定格式提交申請報告。通過職稱評審軟件系統(tǒng)可以及時申報個人信息，并將其交付給主管部門以及對應(yīng)的評審系統(tǒng)中，評審專家通過局域網(wǎng)計算機(jī)系統(tǒng)統(tǒng)一實現(xiàn)網(wǎng)上評審，最終實現(xiàn)無紙化評審以及檔案信息歸檔。

這種評審信息審核、歸檔方式應(yīng)用廣泛，真正意義上實現(xiàn)了無紙化評審，且可以預(yù)防評審錯漏、信息獲取不全等問題。對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔申報，無紙化申報評審可提升評審人審閱速度、減少文檔浪費(fèi)；還可以及時輸出分?jǐn)?shù)、保證審閱速度高校、及時將審閱結(jié)果傳輸給對應(yīng)的平臺。可見，運(yùn)用信息化手段，真正實現(xiàn)了高校教師職稱評審管理質(zhì)量，有效促進(jìn)了材料歸檔管理建設(shè)。

三、對于提升高校教師職稱評審資料歸檔管理的措施建議

以上可知，職稱評審信息計劃管理模式符合國家建設(shè)發(fā)展。對此，院校人事檔案工作人員應(yīng)當(dāng)積極面對工作現(xiàn)狀，不斷推進(jìn)信息化管理建設(shè)，以此來解決職稱材料歸檔的真實問題。對此，筆者建議高校從以下幾個方面來改革建設(shè)，進(jìn)一步實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化以及信息化的管理格局。

（一）做好信息化檔案建設(shè)，提升基礎(chǔ)設(shè)施管理質(zhì)量

建議對應(yīng)的單位針對《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》要求，不斷加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)質(zhì)量，以保證人事檔案信息化建設(shè)。針對目前高校存在的資金投入問題，建議對應(yīng)高校機(jī)構(gòu)要做好各項財務(wù)管理，并積極爭取校園領(lǐng)導(dǎo)對人事工作的重視、積極性，不斷為其講解信息化建設(shè)對校園綜合發(fā)展的價值意義。此外，要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)布局，可以將其納入到學(xué)校信息化管理體系中，進(jìn)而推動高校人事檔案高速發(fā)展。

（二）建立全面綜合化的評審歸檔制度，提升高校評審質(zhì)量

建議領(lǐng)導(dǎo)要積極做好評審材料歸檔管理工作，通過加強(qiáng)材料管理、做好材料及時監(jiān)督和指導(dǎo)管理，進(jìn)而實現(xiàn)職稱評審材料針對化管理。首先，建議學(xué)校結(jié)合實際環(huán)境建立一套可行的電子歸檔制度，并要求各個申報教師按照相應(yīng)的電子文件格式，做好一系列的文檔格式檢查、收集、鑒定以及歸檔等工作，以保證教師職稱評審材料的處理流程有跡可尋，保證其歸檔工作的質(zhì)量。

（三）運(yùn)用雙套制存檔，實現(xiàn)數(shù)字化管理

雙套制方式是將紙質(zhì)文檔掃描，留存數(shù)字化和紙質(zhì)化兩種形式。其中紙質(zhì)文檔和電子文檔是可以相互轉(zhuǎn)換的。因為雙套文檔可以讓同一份文件的紙質(zhì)文檔和電子版本處于在統(tǒng)一的儲存和可運(yùn)用狀態(tài)。在日常的工作管理中，電子文檔在信息運(yùn)輸、傳輸以及利用方面有可移動使用、可復(fù)制、遠(yuǎn)程傳輸?shù)忍攸c。此外，紙質(zhì)文檔具有法律憑證以及原始記錄、可長期保存的優(yōu)勢，這一點也是電子文件無法體現(xiàn)的。對此，雙套制存檔是信息化背景下職稱評審材料歸檔的有效方法，對應(yīng)的檔案部門應(yīng)當(dāng)積極研究信息化背景下檔案歸檔管理中的爭議問題，并保證其評審材料歸檔管理落到實處。

（四）提倡信息化改革

傳統(tǒng)落后的高校教師檔案管理模式導(dǎo)致了檔案查找和利用效率較低，無法適應(yīng)新形勢下社會對于高校教師檔案管理的現(xiàn)實需求，因此，必須結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)高校教師檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和信息化管理，充分體現(xiàn)高校教師檔案的真正價值。1.創(chuàng)建基于校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的高校教師檔案管理數(shù)據(jù)庫。高校教師檔案管理部門可以自行開發(fā)符合自身發(fā)展的教師電子檔案管理系統(tǒng)，有效結(jié)合紙質(zhì)檔案和電子檔案，能夠合理開發(fā)和利用教師檔案信息資源，實現(xiàn)教師檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化查詢和瀏覽，創(chuàng)建完善的高校教師檔案管理平臺。同時，高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門也可以隨時掌握最新的教師信息，為人才資源的優(yōu)化配置、教學(xué)科研活動的順利展開，以及高校干部隊伍建設(shè)等提供有力依據(jù)。2.及時收集教師個人信息，不斷完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。創(chuàng)建一份健全的教師信息統(tǒng)計表格，每年采集一次教師個人最新信息，與教師職稱評聘時間相匹配。避免了教師每年要填寫各種各樣的信息采集表，減少了教師無價值的勞動時間，使教師能夠有充分的時間專注于教學(xué)活動和科研項目，同時也及時更新了高校教師檔案管理數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。還可以給予每名教師相應(yīng)的用戶權(quán)限，由教師個人直接登錄教師檔案管理系統(tǒng)填寫個人信息，有利于及時更新和維護(hù)數(shù)據(jù)庫信息，由高校教師檔案管理部門和人事部門共同審核教師填表的信息，以確保信息的真實完整，防止出現(xiàn)個別教師為了增加個人業(yè)績而任意填寫的情況。

四、結(jié)論

綜上所述，高校教師職稱評審工作信息化作為一個新的課題，其對高校建設(shè)發(fā)展有重要的建設(shè)價值和意義。面對高校無紙化的管理要求，建議學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)從思想上、行為上予以鼓勵和支持，并通過經(jīng)費(fèi)扶持、技術(shù)支持、人員調(diào)配等途徑，加大其建設(shè)力度。相信在高校人事員工的齊心協(xié)力下，教師職稱材料檔案歸檔問題一定會得到圓滿解決。