（湖南省人民醫(yī)院，湖南 長沙 410007）

醫(yī)院檔案管理指的是將醫(yī)院文書、大量的病例、科技信息與人事信息等原始記錄進行收集與管理。醫(yī)院通過辦公室檔案管理工作，可以為醫(yī)院其他工作提供重要的檔案信息支持，是醫(yī)院辦公室管理不可或缺的重要組成部分。對醫(yī)院而言，優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作是新形勢下的醫(yī)院辦公室工作改進與優(yōu)化的必然要求，也是醫(yī)院實現(xiàn)自身檔案信息管理水平和利用水平提升的內(nèi)在要求。

一、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）尚未認識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性

醫(yī)院的本職工作是“救死扶傷”，而新醫(yī)改也主要關(guān)注的是醫(yī)院的經(jīng)營管理體制方面的改革，對檔案管理工作始終沒有給予足夠的關(guān)注及重視。所以尚未針對檔案管理工作制定完善的管理制度，也沒有明確相關(guān)人員的工作職責，最終便造成了檔案管理工作流于形式的局面。因為分管院領(lǐng)導(dǎo)沒有認識到檔案管理工作的重要性，所以下級員工自然產(chǎn)生了很多懈怠或“應(yīng)付了事”的心態(tài)，具體表現(xiàn)為相關(guān)檔案、文件資料在用完后沒有及時送往檔案室，這類問題在無形中便造成了很多原始資料的缺失。加之檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，因此相關(guān)工作的實際質(zhì)量以及檔案資料的利用率根本無法保證。

（二）缺乏科學(xué)嚴謹?shù)墓芾碇贫龋ぷ鞣绞铰浜?/h3>

綜合實際調(diào)查結(jié)論分析，眼下國內(nèi)大部分醫(yī)院其實并沒有建立起完善的檔案管理制度，因此檔案資料的收集、整理以及開發(fā)利用等工作中便出現(xiàn)了很多問題。少部分醫(yī)院中雖說已經(jīng)建立起了嚴謹?shù)臋n案管理制度，但因為崗位職責劃分尚不夠細致、規(guī)范，所以實際工作效率同樣無法保證。再者，當前國內(nèi)很多二三級醫(yī)院中仍在沿用以手中管理為主的檔案管理模式，整體信息化程度較低，所以實際管理效率以及對于檔案資料的開發(fā)利用效果仍難有提高。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、檔案管理意識薄弱的問題也在影響著各項工作的有序推進，而且由于人為疏忽造成的資料丟失、損毀的問題也不在少數(shù)?，F(xiàn)階段，國內(nèi)醫(yī)院中負責這部分工作的員工大都屬于“非科班出身”的業(yè)余人員，因為沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，所以缺乏應(yīng)對檔案管理工作的理論知識，更不知道該以什么樣的標準完成檔案資料的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用。因此大都只能以“一邊學(xué)習(xí)、一邊摸索”的方式被動地開展工作，所以工作效率根本無法保證。在薪資福利待遇無法大幅度調(diào)整的情況下，我們無法通過招聘的方式選擇專業(yè)的檔案管理人才負責這方面的工作，所以需要在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)的工作中下足功夫。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化對策

（一）做到與時俱進，增強檔案管理意識

首先，檔案管理思維與時俱進。當前，大部分檔案管理工作中綜合素質(zhì)都尚未滿足時代發(fā)展要求，專業(yè)知識的缺乏以及相關(guān)意識的淡薄導(dǎo)致了資料管理中出現(xiàn)了許許多多的問題，資料分類不明確以及未及時分類等問題十分突出，以至于檔案的價值很難體現(xiàn)，同時給人們使用和查閱檔案造成了很大的阻礙。因此，在安排辦公室檔案管理工作時，醫(yī)院應(yīng)當具備變通思維，不斷完善優(yōu)化現(xiàn)有制度，做到與時俱進，與時代接軌。

其次，具備較強的檔案管理安全意識。檔案具有十分重要的價值，所以在保管時應(yīng)該盡可能保證其安全性。若是紙質(zhì)檔案應(yīng)該注意防火、防盜并做好相關(guān)防潮措施，保證檔案的整潔和安全。若是電子檔案應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)防護工作，杜絕被病毒以及黑客入侵的可能，并且將相關(guān)資料進行備份以防萬一。醫(yī)院工作者在進行查閱和下載時也應(yīng)該注重資料的安全性和私密性。

（二）優(yōu)化檔案信息資源，拓展開發(fā)利用途徑

醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，應(yīng)當優(yōu)化檔案信息資源，拓展開發(fā)利用途徑。具體如下：

首先，加強源頭管理。加強檔案信息資源的合理開發(fā)以及利用，是加強源頭管理的重中之重。具體應(yīng)從幾個方面入手：一是，和工作人員直接掛鉤。對工作人員來說，就需要提高他們的工作效率和工作能力。在工作中，工作人員應(yīng)該熟悉檔案信息資源的處理情況以及儲備情況，準確的把關(guān)檔案信息在分類和資源利用中的質(zhì)量。二是，對于檔案室的工作人員而言，在進行實際的檔案管理過程中，我們發(fā)現(xiàn)了很多工作人員自身的素質(zhì)以及能力問題。他們的工作能力并不能夠很完善的對檔案信息資源進行處理，還有就是業(yè)務(wù)不熟練。如果要解決這一問題，就需要醫(yī)院根據(jù)自身的實際狀況，有針對性的對工作人員進行定期的業(yè)務(wù)能力以及管理方面的培訓(xùn)，同時也需要加大對工作人員積極性的提升。

其次，循序漸進的進行檔案信息資源管理。在醫(yī)院的檔案信息資源管理過程中，首先要注重細節(jié)方面的把握，注重平時工作的注意事項，不能有疏漏之處。細節(jié)決定成敗，所以平時的工作中可以以點及面，從最細微的工作開始做起。在醫(yī)院的檔案信息資源管理過程中，如果能夠從源頭上就注重細節(jié)的把握，防止出現(xiàn)一些細小的問題而沒有去忽視它，那么由點及面的合理應(yīng)用，能夠保證醫(yī)院檔案信息資源管理的系統(tǒng)化和精細化。

（三）注重信息技術(shù)在檔案管理中的利用

加強技術(shù)建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中的突出地位，那么資金的支持是最有必要的。資金的投入，可以保證醫(yī)院信息存儲技術(shù)的先進性、設(shè)備的完備性等。這種專業(yè)化的手段能夠提高工作效率并且滿足現(xiàn)代化的發(fā)展。時代在發(fā)展，社會在進步，技術(shù)的革新對新時期醫(yī)院檔案信息資源的管理提出了更高的要求，技術(shù)的完善也給檔案信息資源管理帶來了更多的機遇。

三、結(jié)束語

總之，知識經(jīng)濟時代下，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息的更新與傳遞更加迅速。在新背景下，醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員更應(yīng)當努力地提升自身的工作意識和責任意識，不斷地更新檔案管理工作意識，創(chuàng)新檔案管理工作方法，提升檔案管理工作效率，從而為醫(yī)院進行各項工作提供有力的支持。