（呂梁市城北供熱站，山西 呂梁 033000）

當今社會已經全面進入信息化時代，企業(yè)面臨的境況日益復雜，挑戰(zhàn)與機遇并存，企業(yè)的經營決策需要加強對信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業(yè)檔案是企業(yè)經營發(fā)展和日常管理的真實記錄，是非常重要的信息資源。在企業(yè)的發(fā)展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價值。因此，信息化時代，企業(yè)要加強檔案管理信息化建設，進一步提高檔案管理效率，切實發(fā)揮檔案信息資源的價值，確保企業(yè)的長期發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題

（一）欠缺標準規(guī)范

標準規(guī)范的缺乏，是企業(yè)檔案信息化建設所面臨的突出問題。目前，國內越來越多的企業(yè)開始實施檔案信息化建設和改革，并且投入了大量的資金和精力，但是效果卻并不明顯，甚至連一個像樣的檔案管理體系都沒有形成。究其原因，主要是由于標準規(guī)范缺乏所造成的。企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化建設，必須明確信息化標準和規(guī)范，這其中包括了信息數(shù)據(jù)的規(guī)格、文本檔案形式以及檔案分類標準等，但顯然多數(shù)企業(yè)都沒有很好地完成這一工作。

（二）領導不夠重視

企業(yè)領導對企業(yè)檔案信息化建設的重視程度，決定了信息化建設的效率和整體水平。目前，盡管國內部分企業(yè)領導非常重視檔案信息化，并且組建了專門的建設小組來負責檔案信息化建設工作，但仍有相當一部分企業(yè)領導缺乏對檔案信息化建設的重視，這無疑造成了企業(yè)檔案信息化建設進度大大延后，使得信息化建設質量令人堪憂。

二、優(yōu)化措施分析

（一）檔案信息資源的有效收集和整合

企業(yè)檔案信息管理中，需要做好資源的收集工作，保證檔案信息收集的全面性，并且要避免資源的重復收集，也要注意防止資源的丟失，保證信息收集的有效性，為充分發(fā)揮檔案信息的作用奠定基礎。特別是隨著企業(yè)生產經營規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)部門的數(shù)量也越來越多，企業(yè)各部門都會產生大量的信息，不僅有生產信息，還有財務以及人力資源管理等各種各樣的信息，這些信息資源對于企業(yè)生產經營具有重要的作用。因此，企業(yè)在進行檔案信息資源管理時，要形成一套全面具體的管理體制，確保管理工作有序開展，實現(xiàn)資源的有效收集和整合。例如，對于財務檔案信息，財務人員每天都要匯總相關檔案信息，并按照時間做好檔案信息的排序工作，在匯總時，要注意檔案信息的完整性和有效性，避免遺漏和丟失；同時做好檢查工作，檢查無誤后，才可上傳檔案信息。檔案信息的上傳工作可以以周或月為單位上傳。財務人員錄入會計信息后，還需要設置好相應的控制權限，并根據(jù)檔案信息的變動情況，及時對數(shù)據(jù)進行整理、增加和修改，保證檔案信息的及時性。對于人力資源信息來說，人力資源部門要為每位員工制定個人檔案文件夾，將員工文案信息完整地錄入，并且隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，內部員工流動性加劇，需要適時調整崗位，人力資源部門就要根據(jù)員工的變動情況，對員工檔案信息進行調整、修改，確保檔案信息的正確性、完整性、及時性，便于查詢和調取。此外，還要制定一套嚴格的檔案信息管理劃分標準，明確各個部門的檔案信息管理職責，以避免和防止信息的重復錄入，使檔案信息更加清晰有效。

（二）充分落實檔案管理制度

為了加快新形勢下企業(yè)檔案管理改革進程，需要注重將檔案管理制度完全落實到管理實踐中，在確定管理標準和實施流程的條件下，提高管理規(guī)范性，從檔案資料收集、整理、保存等多個環(huán)節(jié)出發(fā)，制定檔案管理優(yōu)化措施。從企業(yè)運營實際來看，大部分企業(yè)已經實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理制度的全面構建，但是由于缺乏先進的管理理念，導致檔案管理改革效率低下。針對這一問題，應從員工層面著手，加大對檔案管理意識的培養(yǎng)，使其明確檔案管理重要性并能高效執(zhí)行管理操作。同時企業(yè)還應為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供需要的設備和技術保障，從而為管理制度的實施奠定基礎，實現(xiàn)管理制度在管理實踐中的有效運用。

（三）采用信息控制措施

新的檔案管理環(huán)境下，加大了企業(yè)檔案管理難度，多種類型企業(yè)檔案信息的出現(xiàn)，對企業(yè)管理技術提出了新的要求，還需要建立統(tǒng)一的管理平臺，確保檔案信息管理質量及效率，引導管理人員運用新型技術完成各項管理任務。檔案信息準確性是保障檔案管理功能正常發(fā)揮的關鍵，如果出現(xiàn)檔案信息錯誤的問題時，將對企業(yè)帶來嚴重損失。因此，在創(chuàng)新檔案管理的過程中，需要采取恰當?shù)男畔⒖刂拼胧瑸闄n案信息傳輸創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，同時要求檔案人員嚴格按照管理流程實施管理工作，是提高管理質量的關鍵。在制定檔案管理要求時，要強調管理原則和管理目標，為檔案管理工作的高質量開展提供指導。提高管理人員的責任意識，推進企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

三、結語

綜上所述，企業(yè)為了滿足經濟市場發(fā)展需求，應充分考慮信息化背景下對企業(yè)檔案管理的要求，通過創(chuàng)新管理模式，有效應對檔案管理中面臨的一系列問題。目前的企業(yè)檔案管理，主要以提高管理人員創(chuàng)新意識為主，建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理有關工作的展開提供借鑒，最終實現(xiàn)企業(yè)良好發(fā)展的目的。