（科右前旗德伯斯鎮(zhèn)人民政府，內蒙古 興安 137400）

引言

我國近年來已經(jīng)快速進入現(xiàn)代化發(fā)展階段，很多先進技術使得我國各行業(yè)有了更大的發(fā)展空間。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，我國已經(jīng)進入信息化時代，各行各業(yè)都借助先進的信息技術來改善辦公環(huán)境。在這樣的社會大背景下，基層單位的文件檔案管理也試圖改革落后的傳統(tǒng)管理辦法，借助先進的現(xiàn)代化技術來促進檔案管理的革新，使自身能夠高效運轉。

一、基層單位文件檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理制度不完善，針對目前狀況來看，基層單位的檔案管理問題頗多，其中檔案管理制度制定不完善：1.檔案管理工作沒有統(tǒng)一的審核標準，管理人員整理檔案較為隨便，致使檔案查詢不便，尋找檔案不全，不利于其他人員在有效時間內查詢。2.檔案文綜上標題及檔案目錄不完整，較為嚴重的是，有的檔案目錄已破損甚至遺失；檔案查詢編號也沒有對其進行統(tǒng)一編寫，歸類上特別隨意。當辦公人員對其整理時，沒有健全的整理制度，無法對整理的檔案進行規(guī)范作用，使檔案管理工作無法有序進行。針對這些問題，可顯示出基層單位檔案管理工作制度存在很大缺陷，檔案管理制度不完善，致使管理人員停滯不前，缺乏創(chuàng)新精神，使其工作質量下降。3.檔案檢索系統(tǒng)不健全，檔案整理歸檔是為了方便后期的檢索查詢，科學的檢索系統(tǒng)對于檔案的使用和查詢來說十分關鍵，然而在當前的一些基層單位中，存在檔案檢索系統(tǒng)不健全的問題。目前的檢索方式主要有兩種，即手工和計算機檢索，計算機檢索相較于人工來說有很多優(yōu)勢，但許多基層單位仍然采取人工檢索的方式，不僅效率低下，而且耗時耗力。

二、基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

（一）加強檔案管理制度

緊追時代發(fā)展腳步，基層單位需結合自身實際情況合理完善檔案管理制度，從而規(guī)范管理人員的工作行為，提高檔案的整理清晰度。檔案管理信息化可提高檔案的利用率，增強檔案的安全性，以此基層單位需建立更加完善的管理制度，促進檔案管理工作現(xiàn)代化的有力開展。如：1.完善檔案管理工作章程，使管理人員重新整理檔案案卷，促使其規(guī)范化。2.結合檔案文綜內容，規(guī)范檔案目錄、分類序號等內容。3.紙質版檔案向信息數(shù)字化轉變，提高檔案查詢效率。4.完善信息技術系統(tǒng)，保證檔案信息化安全。5.單位需定期對檔案管理人員進行培訓，加強其人員的專業(yè)水平。

（二）健全檔案檢索系統(tǒng)

檢索對于檔案后期應用的重要性不言而喻，要想使檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化，基層單位就需要健全檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索系統(tǒng)更加規(guī)范化和專業(yè)化。首先，基層單位要借助現(xiàn)代化的信息技術，建立電子化的檢索目錄，并通過對檢索條件進行相應設置，來完善檔案檢索系統(tǒng)。其次，檢索系統(tǒng)要使用最流行的關鍵詞法，檢索者可以根據(jù)自己的需求，在檢索系統(tǒng)中輸入相應的關鍵詞，然后檢索系統(tǒng)就可以將相關的文獻呈現(xiàn)出來，從而可以提高檔案管理的效率。

（三）對區(qū)塊鏈技術的深入發(fā)掘

文件檔案管理領域已有的區(qū)塊鏈技術應用，大多集中在單份文件的哈希值校驗及智能合約支持下的信息共享上。區(qū)塊鏈尚有其他技術潛能，有待文件檔案部門發(fā)掘。比如，可以利用默克爾樹提高文件驗證的效率。該哈希樹的節(jié)點分為葉子節(jié)點和非葉子節(jié)點兩種，葉子節(jié)點的標簽是它所關聯(lián)數(shù)據(jù)塊的哈希值，而非葉子節(jié)點的標簽是它的所有子節(jié)點的標簽拼接而成字符串的哈希值。實際應用中可以將文件劃分為若干數(shù)據(jù)塊，也可以將每份文件視作一個數(shù)據(jù)塊，前者可以快速定位文件哪個部分發(fā)生了修改，后者可以快速發(fā)現(xiàn)文件是否做了修改。再如，目前區(qū)塊鏈系統(tǒng)通常不會自動捕獲文件，未來可能會出現(xiàn)智能合約中包含向業(yè)務系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)的指令，在執(zhí)行智能合約后實現(xiàn)文件的自動捕獲，還可以通過智能合約來自動檢驗歸檔文件的質量。

（四）開展檔案工作的現(xiàn)代化管理

檔案室要加強與電子政務管理部門的溝通聯(lián)系,充分發(fā)揮檔案部門人才、設備、技術、業(yè)務等優(yōu)勢承擔起本地電子文件中心建設項目實現(xiàn)由檔案室統(tǒng)一接收、管理、提供利用部門電子文件的目標。要進一步加強已公開現(xiàn)行文件收集工作整合與人民群眾切身利益息息相關的人事勞資、福利待遇、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、房地產(chǎn)管理等具有現(xiàn)行效用的法規(guī)性、政策性、公益性文件努力構建內容全面、系統(tǒng)臉索準確、快捷的已公開現(xiàn)行文件資料積累豐富資源。

（五）增強管理人員專業(yè)知識；引進新人才

1.提高檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)，讓其明白檔案現(xiàn)代化管理的重要性，使其對工作全身心的投入?；鶎訂挝灰残杓訌妼n案管理人員的職業(yè)培訓，如信息技術的應用，促進其專業(yè)素養(yǎng)的提高。此外，也需制定相關的獎懲制度，激進管理人員的工作熱情，從而提升其專業(yè)化水平。2.引進新的專業(yè)人才；為提高檔案管理工作的現(xiàn)代化，基層單位需引進相關專業(yè)的人才，使其發(fā)揮專業(yè)領域知識，提高基層單位檔案管理現(xiàn)代化進程。

（六）建立和完善文件檔案管理的網(wǎng)絡體系

隨著信息技術的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會將全面邁進信息化時代，基層單位應該抓住這一契機，由傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理方式轉變，緊跟時代發(fā)展的步伐，進一步滿足自身的需求。因此，基層單位需要建立和完善文件檔案管理的網(wǎng)絡體系。首先，基層單位應該以自身的長遠發(fā)展為導向，建立適當范圍的局域網(wǎng)，不僅可以有效保護單位的信息資源，還能夠方便單位內部人員利用信息，提高文件檔案管理的利用率；其次，基層單位要及時完善文件檔案管理的網(wǎng)絡體系，定期更新關鍵技術，使網(wǎng)絡體系更加穩(wěn)定。

結語

總體來說，基層單位需積極改進檔案管理工作中的問題，合理運用現(xiàn)代信息化技術，促進其工作的現(xiàn)代化發(fā)展。