高媛媛

（龍江縣中小微企業(yè)服務(wù)中心，黑龍江省 龍江縣 161100）

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用概述

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在活動中形成的具有保存價值的原始記錄。事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位在維護檔案完整、安全、真實的原則下，過對檔案收集整理、編目檢索、保管統(tǒng)計、編輯鑒定等活動并提供有價值服務(wù)的總稱。檔案管理效率和質(zhì)量是衡量事業(yè)單位整體發(fā)展水平的重要標準。

事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量多，工作量大，傳統(tǒng)檔案管理難以實現(xiàn)全面、高效管理。隨著社會經(jīng)濟、科技水平的不斷進步，以信息化技術(shù)的應(yīng)用為標志的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案工作在效率和質(zhì)量上的提升。現(xiàn)代化檔案管理分為實體檔案管理、檔案信息開發(fā)兩個層次，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)拓展了管理的內(nèi)涵和外沿，自動化、科技化的實現(xiàn)智能化服務(wù)，有效發(fā)揮了檔案信息的應(yīng)用價值，促進事業(yè)單位內(nèi)部有序協(xié)調(diào)運，、準確、高效地為事業(yè)單位服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化方式的利用

(一)檔案管理無紙化應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙為載體進行檔案存儲，無紙化檔案存儲技術(shù)是信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)融合發(fā)展的新興管理方法，無紙化信息管理技術(shù)是信息技術(shù)應(yīng)用于檔案形式的轉(zhuǎn)變，基于信息影像介質(zhì)運用掃瞄技術(shù)、存儲技術(shù)、檢索技術(shù)等數(shù)字技術(shù)手段，采用互聯(lián)網(wǎng)模式實現(xiàn)資料快速檢索、調(diào)閱的技術(shù)管理機制。無紙化檔案管理能提高管理效率，還能有效節(jié)省資源、保護環(huán)境。事業(yè)單位要依據(jù)自身財政狀況，編制預(yù)算、更新設(shè)備、培訓(xùn)人員，適應(yīng)大數(shù)據(jù)管理趨勢，推進檔案管理無紙化管理

（二）數(shù)字應(yīng)用。數(shù)字化應(yīng)用將檔案資料進行電子備案，在網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)部門間信息共享應(yīng)用，檔案信息應(yīng)用檔案檢索與目錄管理，按照統(tǒng)一的編碼方案分組，確保信息歸集有序，便于查找。管理系統(tǒng)要建立規(guī)范、明確的職權(quán)控制體系，保證信息的保密性；檔案管理人員要定期檢查軟硬件設(shè)施的穩(wěn)定性，保證信息安全性。

（三）檔案管理市場化。檔案管理是國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分，事業(yè)檔案管理是一項服務(wù)性的管理工作，事業(yè)單位檔案信息對單位、地區(qū)的政治經(jīng)濟發(fā)展具有現(xiàn)實價值。事業(yè)單位要以全局觀念進一步挖掘檔案具有社會價值的因素的信息，加強與專業(yè)技術(shù)服務(wù)機構(gòu)的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型。

三、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用存在的問題

（一）對檔案管理現(xiàn)代化重要性認識不清。在我國，受經(jīng)濟發(fā)展水平和管理模式限制事業(yè)單位檔案管理起步較晚，發(fā)展較慢。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對現(xiàn)代化管理的先進性、有效性認識不到位，在資源配置、人員配備缺乏必要投入，檔案管理部門管理設(shè)施設(shè)備的落后自動化水平不高，管理軟件自成體系，不能快捷地實現(xiàn)不同部門之間的檢索、調(diào)閱、編輯、使用，使檔案管理現(xiàn)代化流于形式，制約了檔案信息電子化的進程。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱，檔案管理技術(shù)標準不健全?，F(xiàn)代化檔案管理對基礎(chǔ)檔案的質(zhì)量具有一定要求，規(guī)范的檔案案卷、標準的檔案歸集方法是現(xiàn)代化檔案管理的前提。受歷史管理體系限制，部分事業(yè)單位檔案完整性、準確性不盡人意，檔案歸集方法不成體系，現(xiàn)代化檔案管理標準不健全、傳統(tǒng)的檔案管理、分類等技術(shù)標準難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求，檔案檢索率低，利用率低，檔案管理的整體有效性低。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，難以掌握先進的檔案管理方法。具有現(xiàn)代化管理技術(shù)、先進管理理念和責(zé)任心的優(yōu)秀的管理人員是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的首要標準。當(dāng)前部分事業(yè)單位缺乏具有現(xiàn)代化技術(shù)、專業(yè)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才，人員的素質(zhì)亟待提高，部分檔案管理人員信息化技術(shù)水平偏低，僅能實現(xiàn)簡單的計算機操作，缺乏對管理軟件的深入透徹應(yīng)用，無法實現(xiàn)信息化、智能化、科技化檔案服務(wù)。

四、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化優(yōu)化策略

（一）強化現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理重要性作用認識，優(yōu)化資源配置。事業(yè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要樹立正確的現(xiàn)代化檔案管理重要性理念，優(yōu)化事業(yè)單位資源配置，合理統(tǒng)籌分配資金加大資金技術(shù)投入、更新檔案管理設(shè)備資源，開發(fā)利用先進的信息化檢索工具，重視檔案資源的開發(fā)利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)工作平臺，實現(xiàn)檔案資源科學(xué)共享。

（二）加強檔案管理基礎(chǔ)性工作，夯實現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)。事業(yè)單位要加大檔案管理力度，逐步完善、規(guī)范檔案管理系統(tǒng)，健全檔案管理制度，明確崗位責(zé)任標準，建立紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理模式保障檔案資料安全性；加強單位自身的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案管理工作能力。

（三）優(yōu)化檔案管理人員素質(zhì)，打造高素質(zhì)檔案管理人員隊伍。事業(yè)單位要組織和開展管理人員在職培訓(xùn)，建立常規(guī)、系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)技能、現(xiàn)代化管理技術(shù)的培訓(xùn)機制，提升檔案管理人員技術(shù)操作能力；健全事業(yè)單位用人機制，完善考核評價體系，拓展優(yōu)秀人才引進渠道；鼓勵檔案管理人員發(fā)揮自身主觀能動性進行探索與實踐，注重現(xiàn)代化方式與檔案管理工作的融，與時俱進地學(xué)習(xí)先進知識、提升現(xiàn)代化管理技能。

五、結(jié)束語

總之，信息化時代加強事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)具有重要現(xiàn)實意義。推進檔案管理無紙化應(yīng)用、數(shù)字應(yīng)用，促進檔案管理市場化是完善事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的有效方式。事業(yè)單位要樹立正確管理觀念、強化基礎(chǔ)管理、優(yōu)化管理人員素質(zhì)，推動事業(yè)單位檔案管理工作良好發(fā)展。