韓舒怡
(大慶市讓胡路區(qū)人力資源和社會保障局,黑龍江 大慶 163458)
人事人才檔案管理工作在開展期間,必須要按照一定的流程進行相關操作,保證工作的科學化、規(guī)范化運行。但是從目前的人事人才檔案管理工作來看,還存在著諸多問題急需處理,無法實現(xiàn)人事人才檔案的合理運用。針對這種情況,首先要對這項工作的重要性進行了解,創(chuàng)新管理理念,完善管理制定,提高檔案管理人員的業(yè)務能力,同時也要實現(xiàn)信息技術手段的科學運用,以此提高人事人才檔案管理工作的質量和水平。
人事檔案管理工作與其它工作存在不同,不易引起人的注意,也不易取得明顯效果。長期以來,一些單位領導對人事檔案管理工作重要性的認識存在著誤區(qū),認為人事檔案管理工作,就是簡單的保管和跑跑腿的事務性工作,不是很重要,只要不丟失、不泄露檔案信息,同時能應付外調和查檔等檢查工作就可以。因此,很多領導常常忽視人事檔案管理工作,沒有將其納入到單位整體管理工作中,迫使檔案管理工作長期處于被動狀態(tài),難以建立一支高質量的人才隊伍。
檔案對于用人單位是否有價值,關鍵是能夠提供使用者需要的信息,能夠滿足其所需。沒有價值,不能滿足使用者所需的檔案,就相當于一堆廢紙。要想充分利用好檔案信息,建立有價值的檔案,就要關注檔案信息的質量,從源頭抓起,認真做好檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等工作。沒有規(guī)范的管理制度,何來高質量的檔案管理工作。另外,有些先進的技術手段沒有充分挖掘和發(fā)揮,計算機技術沒有在人事檔案管理中廣泛運用,這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。
檔案管理者是人事人才檔案管理工作的執(zhí)行者和主力軍,他們的思想意識和管理觀念直接影響到該項工作的開展效果。為了提高整體的工作水平,則需要轉變工作人員的思想觀念,讓工作人員對人事人才檔案資料的重要性進行了解,對具體的工作內容有一個清晰的認知,不是單純的進行信息資料的錄入和管理,還需要對檔案資料進行深入開發(fā)與利用,對人事檔案進行優(yōu)化與完善,同時根據相關標準進行分類整理,為后續(xù)檔案資料的運用奠定基礎,這樣能夠為單位領導人員提供準確的人才檔案資料,通過對人才的準確定位實現(xiàn)人才的合理利用。檔案管理人員還需要具有良好的資源意識,對市場的發(fā)展形勢進行了解,不斷更新思想理念,將現(xiàn)代化的管理方法和理念應用到其中,提高檔案資料的管理效率,確保能夠為單位領導提供全面、準確的人才信息。
要明確人事人才檔案管理工作在人力資源管理工作中重要性,加強對人事檔案的有效管理,要將其納入到單位的日常管理工作中,作為建設人才隊伍的基礎工作。還需要對單位自身的發(fā)展情況進行了解,通過建立專門的檔案管理小組來開展這項工作,對工作人員進行針對性指導,及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題,并制定科學有效的管理策略對問題的發(fā)生進行有效控制,同時,也要建立考核制度,將人事檔案管理工作內容納入到績效考核中,實現(xiàn)對工作人員的檔案管理工作情況進行動態(tài)掌握,確保檔案管理工作的有效開展,以此提升整體的工作水平。
在新時期發(fā)展環(huán)境中,社會對人才的能力提出了較高要求,檔案管理工作形式也發(fā)生了較大變化,想要更好的適應當前的發(fā)展形式,實現(xiàn)對檔案資料的開發(fā)利用,則需要不斷提升檔案管理工作人員的能力和水平,工作人員需要不斷學習新知識,完善自身的不足,提高自身的技術水平,這樣才能保證這項工作的有序開展。單位也需要加強對人才的重視,定期開展培訓工作,對工作人員進行技術和能力上的培訓,同時進行素質教育,只有不斷提升人才隊伍的整體水平,才能保證人事人才檔案管理工作的有效開展,促進檔案資料的高效利用,將人事檔案資料的作用與價值充分體現(xiàn)出來。
人事檔案管理工作比較瑣碎和繁雜,如果沒有一定的規(guī)章制度來規(guī)范,工作就會變得無章可循。各單位應結合自身實際需要和社會現(xiàn)實的發(fā)展要求,進一步完善各項檔案管理規(guī)章制度,嚴格落實,并促進人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案管理人員應充分利用現(xiàn)代信息技術手段,對檔案資料進行快速歸檔、整理,及時有效地阻止虛假檔案信息的進入。單位應完善檔案整理工作要求,促使檔案的管理更加科學、全面、完整,為領導階層考察提供真實、準確的個人信息。
信息技術的普及應用為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的方向,人事檔案檔案管理工作也受到了一定的影響,想要提升檔案管理工作水平,則需要實現(xiàn)信息技術的高效運用,建立一個完善的信息管理系統(tǒng),在該系統(tǒng)中對人事人才檔案資料的相關信息進行收集、錄入、整理與分類,同時進行科學的分析處理,為單位提供有價值的人才信息。如果沒有將先進技術手段應用到檔案管理工作中,不但會影響整體的工作效率,也無法實現(xiàn)檔案資源的充分運用。因此,檔案管理人員應積極創(chuàng)新管理思路,探索管理新模式,加強計算機在人事檔案管理系統(tǒng)中的應用,大大提高人力資源管理部門的工作效率和水平。
結語:在現(xiàn)代化發(fā)展形勢下,人事制度發(fā)展了較大變革,人事人才檔案管理工作想要滿足社會的發(fā)展要求,則需要抓住市場機遇,在原來管理模式的基礎上進行優(yōu)化創(chuàng)新,完善檔案管理制度,更新人事檔案管理觀念,要從單位自身的發(fā)展情況進行考慮,滿足單位的發(fā)展需要,同時也要不斷對現(xiàn)代化管理模式和理念進行探索,解決目前人事人才檔案管理工作中存在的問題,這樣才能推動人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。