李敬

（山東泰豐城建發(fā)展集團(tuán)有限公司，山東 濰坊 262500）

一、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)性原則分析

（一）安全性。從互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)不斷完善不斷進(jìn)步的大環(huán)境角度來看，當(dāng)前的檔案管理工作不管是在哪一行業(yè)，都有新的發(fā)展需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的電子化信息技術(shù)檔案發(fā)展需求，但是安全性問題依然是檔案管理工作中最為迫切的關(guān)鍵性任務(wù)。在進(jìn)行檔案管理的規(guī)章制度制定過程中，要求避免各類房地產(chǎn)檔案管理中存在的安全問題，避免信息丟失或泄露等。從安全的角度來說，既要保證信息的安全性，也要保證管理人員的安全管理，只有科學(xué)化的方法才能保證檔案管理的安全性。

（二）便捷性。與線下紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理的便捷性更強(qiáng)。在數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理中，對(duì)數(shù)據(jù)、圖表的查詢頻率是相對(duì)較高的，但是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)當(dāng)前管理中由于初期圖紙、數(shù)據(jù)等的修改幅度相對(duì)較小，在信息的利用上很容易因?yàn)楦鱾€(gè)時(shí)間段的數(shù)據(jù)相差無幾造成失誤，信息化保存手段可以通過查詢制圖時(shí)間、掃描時(shí)間等一系列電子化管理方式對(duì)信息進(jìn)行篩選，從而提升信息利用的便捷性。

（三）真實(shí)性。就檔案管理工作而言，不管是哪一行業(yè)，信息的真實(shí)性都是十分必要的，也是檔案的主要價(jià)值所在。所以，在數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的管理、錄入等環(huán)節(jié)中，要加強(qiáng)多次核對(duì)、校準(zhǔn)，工作人員要強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息檢查，一旦發(fā)現(xiàn)有問題要及時(shí)核實(shí)修正，在保證檔案錄入信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上保證檔案的價(jià)值最大化。

（四）可讀性。檔案管理與留存的主要目的就在于利用，而數(shù)字化信息技術(shù)下，電子檔案的可讀性、可復(fù)制性、可更改與利用的價(jià)值相對(duì)較大。在日常的檔案轉(zhuǎn)化、數(shù)字壓縮、保存、儲(chǔ)存等方式的不同功能，要時(shí)刻保證電子檔案的可讀性，保證在使用時(shí)能夠正常播放。

二、數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐探究

（一）提升認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)。數(shù)字化技術(shù)為篩選信息、修改信息、利用信息等方面的檔案應(yīng)用及管理帶來更加便捷的使用感受，只需要工作人員進(jìn)行關(guān)鍵字搜索，就可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)整體檔案系統(tǒng)進(jìn)行搜索。但是從當(dāng)前的房地產(chǎn)檔案管理中，很多人對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)還不到位，很多人認(rèn)為數(shù)字化電子終端需要相應(yīng)的設(shè)備，有的需要互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持，而在當(dāng)前的房地產(chǎn)尤其是一線的房地產(chǎn)建筑企業(yè)中，很多的基礎(chǔ)性保證與技術(shù)性保證是無法實(shí)現(xiàn)的，而傳統(tǒng)的檔案管理則更能滿足這種簡(jiǎn)單的甚至粗糙的發(fā)展環(huán)境。

（二）建立管理體系。與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理相比，信息化房地產(chǎn)檔案管理還處于新發(fā)展階段，如何在日常的檔案管理工作中建立標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，是保證檔案管理工作更加科學(xué)的主要方式。任何工作的有序、完善的推進(jìn)，都離不開規(guī)章制度的約束，在數(shù)字化檔案管理的工作中，如果缺乏科學(xué)的檔案管理體系與相應(yīng)的規(guī)章制度，檔案的儲(chǔ)存與使用將毫無章法，反而很容易導(dǎo)致整體檔案管理工作效率低下。從當(dāng)前的實(shí)際情況看，房地產(chǎn)數(shù)字化電子檔案管理雖然已經(jīng)按照自己公司對(duì)檔案使用與管理的需求制定了形影的規(guī)章制度，但是還要進(jìn)一步建立科學(xué)的管理體系。在檔案的管理中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，首先是從檔案的信息化錄入角度進(jìn)行培訓(xùn)，其次是在保密制度等一系列基礎(chǔ)性制度方面進(jìn)行約束，再次，在對(duì)紙質(zhì)檔案的保存、使用中，也要注意從更加科學(xué)的角度出發(fā)對(duì)當(dāng)前的保存、使用、再利用與歷史依據(jù)留存方面進(jìn)行保護(hù)確保檔案管理的科學(xué)性。

（三）規(guī)范管理流程。房地產(chǎn)行業(yè)中，檔案管理雖然不屬于“前臺(tái)”工作，但是這一工作的重要意義是不容忽視的，尤其是在數(shù)字化的檔案管理與使用模式下，原始檔案的復(fù)制與修改更加便捷，但是這也帶來了一些檔案管理問題。因此，在數(shù)字化的房地產(chǎn)檔案管理過程中，要規(guī)范檔案管理流程。首先，分析傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題與弊端，結(jié)合數(shù)字化管理的大趨勢(shì)，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，保證檔案的完整性。其次，在視頻、音頻等檔案中，也要逐步建立相應(yīng)的檔案管理與留存，保存好第一手原始資料，使得各類型的檔案都能夠得到很好的保存。

（四）保證檔案安全。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理的安全性都是必須考慮的主要問題之一。檔案管理的安全性不僅是檔案使用的安全，還包括檔案的錄入安全及基礎(chǔ)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。數(shù)字化電子檔案管理中，為避免因播放格式不正確導(dǎo)致的播放內(nèi)容的損壞、播放不恰當(dāng)導(dǎo)致的誤刪現(xiàn)象等，在檔案的錄入與備份過程中，要同時(shí)考慮到檔案的使用及保存，因此在電子檔案的安全保證方面，也要有相應(yīng)的系統(tǒng)備份，以此保證電子檔案使用的安全性與便捷性。

（五）兼顧電子檔案與紙質(zhì)檔案。房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，不僅僅是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，還要對(duì)會(huì)議或其他狀況下的視頻、音頻等各類文件進(jìn)行保存，作為原始的檔案資料備用。另外，值得注意的是，在房地產(chǎn)行業(yè)中，電子數(shù)字化檔案管理模式的進(jìn)一步推進(jìn)并不代表者紙質(zhì)檔案的全面淘汰，需要紙質(zhì)檔案的地方也很多，在日常檔案管理中，既要關(guān)注電子檔案的錄入，也要關(guān)注紙質(zhì)檔案的留存，通過電子檔案使用緩解對(duì)紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步磨損翻閱，從而延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命。

三、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化信息技術(shù)是社會(huì)發(fā)展過程中避不開的發(fā)展方式，在日常的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理留存中，也要主動(dòng)從電子檔案的管理與使用角度出發(fā)，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，從而提升整體行業(yè)檔案管理的發(fā)展水平。