文/王 玲

信息技術(shù)在當今社會的方方面面體現(xiàn)出其重要作用，對檔案管理而言也不例外。檔案管理需要借助信息化工具實現(xiàn)與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展。本文從檔案管理信息化的重要作用著手，分析了信息時代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并針對性地提出優(yōu)化檔案管理的策略，為構(gòu)建信息化背景下高效、安全的檔案管理提供參考

檔案管理是企事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容。不少企事業(yè)單位文件量大、類別多，給檔案的管理帶來了不少困難。信息化時代的到來為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供了有利條件，因此檔案管理的工作模式急需改革和創(chuàng)新，提高檔案管理的電子化、系統(tǒng)化水平，以順應(yīng)時代發(fā)展要求，促進檔案管理的持續(xù)性發(fā)展。

一、實現(xiàn)檔案管理信息化的重要作用

（一）方便管理，提升效率

傳統(tǒng)的檔案管理在形成、歸檔和調(diào)閱等方面不僅時間花費多，需要不少的人力資源投入。盡管在管理中投入了不少的人力、物力資源，工作的效率和質(zhì)量并不理想。加強檔案的信息化管理能夠逐步減少人力、物力的投入力度，能夠減少或者避免檔案的損毀，使得檔案的保持更有質(zhì)量。而且，實現(xiàn)了從實物檔案到電子形式檔案的轉(zhuǎn)化，使得檔案資料的形式也更為豐富化、多樣化。

（二）資源整合，促進共享

企事業(yè)單位檔案管理信息化改革，能夠促進各類資源的整合，形成內(nèi)部的數(shù)字資源庫[1]。改變以往檔案檢索效率和準確率都不高的局面。而且信息的查詢、傳輸不再受到時間、空間的局限，使得檔案的管理、查詢、利用、共享更為方便。在進行決策時，可以通過檔案檢索、整理等快速形成可供參考的檔案資料。這種情況下，信息化檔案管理不僅成為一種管理手段，更成為一種資源整合形式。

二、檔案管理信息化中所面臨的挑戰(zhàn)

（一）安全存在風險

信息化管理給檔案管理提供先進技術(shù)的同時也帶來一定的挑戰(zhàn)。在這眾多的風險當中，檔案的安全管理與建設(shè)是最為凸顯的方面。就檔案的管理系統(tǒng)來講，可能存在被入侵或破壞的風險。而且不少檔案保存于計算機硬件當中，如果被破壞或者發(fā)生故障，出現(xiàn)檔案丟失等情況，會為企事業(yè)單位帶來不小的損失。

（二）缺乏專業(yè)人員

通常在事業(yè)單位檔案管理中需要設(shè)置專門的崗位并安排專人進行檔案管理的專門性管理。而事實上，由于人手短缺或者對檔案管理工作不夠重視，檔案工作往往由兼任人員開展，使得從事檔案管理的人員專業(yè)性不強、崗位專注度不高。特別是在檔案信息化管理的推進中，缺乏相關(guān)的技術(shù)性人才，使得檔案信息化建設(shè)工作的開展比較困難。相關(guān)培訓(xùn)的缺少也導(dǎo)致工作開展缺少專業(yè)性。

（三）管理制度欠缺

不同的事業(yè)單位在檔案管理方面的需求各不相同，其檔案管理制度也會有自身的特點。因而需要在國家統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范、要求的基礎(chǔ)上結(jié)合自身檔案管理實際制定管理制度。事實上，雖然不少單位已有檔案管理制度，但檔案管理相關(guān)制度沒有在信息化的背景下進行更新，存在需要進一步完善的方面，一定程度上影響了檔案管理信息化的推進。

三、信息化時代優(yōu)化檔案管理的策略

（一）確保安全管理

在信息化與檔案管理融合發(fā)展的過程中，需要不斷完善檔案管理的系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)的優(yōu)化、創(chuàng)新。在此基礎(chǔ)上，需要加強檔案的安全管理與保密工作，以技術(shù)化的手段作為減少安全威脅的有效措施。一方面，需要在建設(shè)檔案系統(tǒng)時從技術(shù)上減少安全漏洞，降低安全風險；另一方面，需要做好電子檔案資料的備份，提供檔案保存的雙重保障。此外，還需要定期開展存儲設(shè)備、檔案系統(tǒng)的安全檢查，未雨綢繆，及時發(fā)現(xiàn)存在的安全威脅，確保檔案管理的安全。

（二）強化隊伍建設(shè)

檔案管理中檔案管理人員是具體檔案工作的開展者，因而強化檔案管理隊伍是推動檔案管理工作的重要方面[2]。尤其是在信息化的背景下，對事業(yè)單位檔案人員的素質(zhì)與水平提出了更高的要求。因而，事業(yè)單位要安排專人負責檔案管理，確保工作開展專業(yè)、高效。同時，通過培訓(xùn)或者再教育，轉(zhuǎn)變檔案管理人員不重視信息化檔案的理念與認識，提升檔案管理人員的專業(yè)化技能水平和信息化水平，更好地適應(yīng)檔案信息化管理的需要。

（三）完善管理制度

檔案制度需要隨著時間的推移、實踐開展進行及時有效的更新、完善。有了制度的保障，才能在檔案管理的實踐與操作中做到收集、整理的規(guī)范、有序、有章可循，也才能實現(xiàn)檔案規(guī)范化、標準化、信息化管理的目標，更好地滿足實際工作的需要。因而，在信息化的時代背景下，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)單位的實際需要、信息化與檔案融合的特點，在學習和借鑒先進經(jīng)驗、制度的基礎(chǔ)上，不斷完善信息化相關(guān)檔案制度，建立健全檔案收集、存儲、查閱的制度化體系，確保信息化管理的不斷推進。

信息時代帶給企事業(yè)單位的檔案管理工作以挑戰(zhàn)和機遇。在開展檔案管理工作中，面對新問題，尋找新思路，需要在延續(xù)以往檔案管理工作先進性做法的基礎(chǔ)上，采用信息技術(shù)進行檔案管理，促進其更好地順應(yīng)時代發(fā)展的需要，進而拓展信息技術(shù)的應(yīng)用范疇，提升檔案管理的工作水平。