文/黃揚笛

文章以建筑施工企業(yè)聲像檔案為研究對象，分析了聲像檔案管理中存在的認識不到位、管理制度不健全、管理人員能力不高等問題，提出了聲像檔案管理工作的改進措施，以期能夠進一步提升聲像檔案管理水平

建筑施工企業(yè)聲像檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中通過照相、錄像、錄音等技術(shù)手段形成的對國家和企業(yè)具有保存價值的各種載體形式的文件材料。主要以磁性材料或感光材料為載體，以音像為主要反映方式。主要表現(xiàn)形式有照片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬磁盤等聲像制品及文字說明，以及聲像檔案的元數(shù)據(jù)等。

建筑施工企業(yè)聲像檔案是全宗檔案的重要組成部分，它可以真實全面反映建設(shè)項目的整體施工進程，是施工企業(yè)檔案管理中的重要工作內(nèi)容，要及時發(fā)現(xiàn)聲像檔案管理中存在的問題并改進，才能夠切實發(fā)揮出聲像檔案管理工作的重要作用。

一、聲像檔案管理中存在的問題

1.管理意識不強

聲像檔案具有還原現(xiàn)場的典型特征，是檔案中圖形并茂的主要類型。但傳統(tǒng)檔案管理往往對聲像檔案重要性認識不到位，管理意識不強，導致聲像檔案形成后收集不及時、不全面，收集后缺乏有效的處理與保存，使得聲像檔案材料存放混亂，丟失情況時有發(fā)生。

2.管理制度不健全

當前建筑施工行業(yè)發(fā)展迅速，檔案管理制度也不斷健全，但仍然主要圍繞紙質(zhì)檔案的管理，聲像檔案管理的相關(guān)制度少之又少，或者制度比較宏觀，缺乏具體的操作性。在現(xiàn)有管理制度下，聲像檔案缺乏管理效率與管理質(zhì)量，聲像檔案管理實施難、執(zhí)行難，難以得到有效管理與應(yīng)用。

3.管理人員能力不足

雖然施工企業(yè)總體人員素質(zhì)不斷提升，但聲像檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)和管理水平仍停留在以往階段，不僅部分企業(yè)和項目未設(shè)置專（兼）職人員，管理人員不足，而且現(xiàn)有人員能力和素質(zhì)也滿足不了管理要求，甚至部分管理人員對一些基本要求也不清楚，尤其是歸檔時缺乏完整的文字說明，導致聲像檔案失去歷史價值、保存價值和利用價值。在當前信息時代背景下，聲像檔案管理更要求管理人員懂理論、會技術(shù)，能利用信息技術(shù)提高檔案管理的效率和質(zhì)量，而這樣的人才目前非常缺乏。

二、聲像檔案管理工作發(fā)展對策

1.深化對聲像檔案管理工作的認識

首先，要宣傳聲像檔案的價值和客觀功能，比如可以通過網(wǎng)絡(luò)或企業(yè)展覽館對部分聲像檔案進行展出，讓全體員工了解聲像檔案，認識到其重要性，在心理上打上強化標簽。其次，企業(yè)領(lǐng)導和項目領(lǐng)導要轉(zhuǎn)變觀念，重視聲像檔案工作，支持和采取各項管理措施。理念的轉(zhuǎn)變能夠帶動行動的重視，使聲像檔案管理走向有規(guī)劃、有體系、有機構(gòu)、有建設(shè)的新局面，使聲像檔案管理和利用水平不斷得到提升。

2.建立健全聲像檔案管理制度

建筑施工企業(yè)要對聲像材料從形成、收集、整理、鑒定、保管、利用實行統(tǒng)一管理，制定嚴格的制度，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依。這方面可分兩個層次健全聲像檔案管理制度，一是綱領(lǐng)性制度，對聲像檔案管理提出總體要求，側(cè)重于管理機構(gòu)、人員的設(shè)置，各個管理環(huán)節(jié)的要求，獎懲措施等方面，尤其要明確管理責任。聲像檔案形成單位應(yīng)按照歸檔要求，在聲像檔案形成或階段形成之后，立即收集齊全，按照歸檔要求整理完畢后，向檔案部門移交歸檔，以確保聲像檔案的質(zhì)量。二是操作性指南，側(cè)重于對如何整理提出細致的要求，讓管理人員一看便懂、按章操作，不斷規(guī)范聲像管理。

3.加強聲像檔案管理隊伍建設(shè)

首先，企業(yè)和項目部都要配置專（兼）職的聲像檔案管理人員。其次，有針對性地開展檔案管理信息化培訓，提高數(shù)字化管理能力和水平，使聲像檔案保存與應(yīng)用更高效。第三，加強交流學習，注重業(yè)務(wù)培訓，結(jié)合施工企業(yè)實際，全面對拍攝人員、檔案人員進行經(jīng)驗、技巧的傳授，掌握聲像檔案的管理原則與流程，能夠?qū)崿F(xiàn)標準化、流程化管理，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4.加強聲像檔案數(shù)字化工作

為提高聲像檔案利用效率，在保存聲像檔案時，要與時俱進地以電子信息化為手段，運用數(shù)字化技術(shù)對聲像檔案進行分類建庫保存，保證檔案的完整性和安全性。因此，在檔案錄入時，要做好電子編碼和分類號，方便后續(xù)調(diào)用。同時，構(gòu)建完善的檢索通道和服務(wù)平臺，利用分類號等在平臺上可預覽聲像檔案，從而節(jié)省尋找時間和降低管理工作量，使聲像檔案利用更高效，更直接。

5.加強聲像檔案安全管理

企業(yè)要從長久保護和利用考慮，創(chuàng)造恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火的保管條件；定期檢查聲像檔案情況，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，延長聲像檔案的壽命。對已歸檔的永久、定期保存的聲像檔案，磁性載體每隔4-5 年要復錄一次，錄像帶、磁帶定期重繞一次（一般為6-12 個月），對常用和已破損的聲像檔案要及時修補、復制?？傊訌娙粘９芾?，防止聲像檔案損毀，保障聲像檔案安全。