夏春穎

（河北省城市建設(shè)檔案館，河北 石家莊 050000）

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高辦公自動(dòng)化水平，減少資源浪費(fèi)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式比較粗放，需要不斷增設(shè)人員，定期更新管理軟件和硬件設(shè)備，不僅會(huì)提高管理成本，還會(huì)影響檔案管理效率的提升。在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式，以數(shù)字化方式儲(chǔ)存在電腦中，便于隨時(shí)調(diào)取和使用，可以節(jié)省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

（二）保證檔案得到充分利用，資源隨時(shí)共享

數(shù)字化檔案通過(guò)先進(jìn)技術(shù)的處理后，可以及時(shí)得到歸檔與存儲(chǔ)。事業(yè)單位對(duì)于檔案資料的利用相對(duì)較多，許多部門均需要通過(guò)調(diào)用、查詢相應(yīng)的檔案資料才能指導(dǎo)工作。數(shù)字化檔案管理可以為各部門隨時(shí)提供及時(shí)準(zhǔn)確、有效的信息，為決策提供相應(yīng)的參考依據(jù)。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)資源共享，便于人們?cè)诓煌瑫r(shí)間、不同地點(diǎn)隨時(shí)使用和查閱信息。

二、事業(yè)單位在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理中所面臨的工作現(xiàn)狀

（一）沒(méi)有專業(yè)的管理人才作為工作的保障

數(shù)字化的檔案管理，對(duì)管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要有專業(yè)知識(shí)，又要有現(xiàn)代化知識(shí)，還要將其與數(shù)字化的技術(shù)結(jié)合起來(lái)，共同作用于檔案管理工作之中，但是就事業(yè)單位的情況來(lái)看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多工作人員沒(méi)有將兩者兼顧起來(lái)，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負(fù)責(zé)其他方面的工作，沒(méi)有對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行研究；加之有的單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理的方式，工作人員對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理比較熟悉，但是由于對(duì)數(shù)字化技術(shù)了解地不夠深入，以至于在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理不能做到得心應(yīng)手。

（二）檔案管理的技術(shù)相對(duì)滯后

在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用是非常關(guān)鍵的。但是就工作開(kāi)展的情況來(lái)看，數(shù)字化應(yīng)用還存在不夠理想的狀態(tài)。這主要表現(xiàn)在有的單位在應(yīng)用技術(shù)時(shí)，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)地運(yùn)用最新的技術(shù)，使得技術(shù)和檔案管理之間存在著差距，所應(yīng)用的技術(shù)相對(duì)落后。再加上由于資金投入有限，一些管理上所用到的各種硬件設(shè)施也存在老化的現(xiàn)象，不能夠進(jìn)行有效地利用，這些老化的設(shè)備給檔案管理人員在工作中帶來(lái)了很多的不便。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀對(duì)策

（一）在思想上，應(yīng)該高度重視檔案數(shù)字化管理

檔案管理部門的負(fù)責(zé)人及具體檔案工作者，要高度重視檔案數(shù)字化管理工作，將檔案數(shù)字化建設(shè)納入部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際中，為檔案數(shù)字化管理添置必備的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等先進(jìn)信息設(shè)備，注重檔案數(shù)字信息的采集、加工、傳輸?shù)?。完善檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度，針對(duì)部門檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要，研究制定檔案數(shù)字化管理、查詢、利用等規(guī)定。此外，要優(yōu)化人員配置，根據(jù)檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)際需要，配置數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作所需的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

（二）建立并完善科學(xué)的管理體系

在事業(yè)單位未來(lái)的檔案管理工作中，數(shù)字化的應(yīng)用以及與紙質(zhì)、電子等各種形態(tài)檔案的有機(jī)融合是主要的發(fā)展方向。為了能夠達(dá)到這樣的工作效果，事業(yè)單位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要對(duì)不同性質(zhì)、不同類別的檔案資料采取不同的管理方式；設(shè)置具體的檔案管理的科學(xué)權(quán)限，要明確并細(xì)化具體的工作負(fù)責(zé)人和工作職能，將管理的責(zé)任落實(shí)到實(shí)處。

（三）建立檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

合理、全面、科學(xué)的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)能夠使檔案的收集、整理、分類、保存等各個(gè)關(guān)節(jié)都處于可控、可查狀態(tài)，保證檔案管理工作的科學(xué)、有序、高效。首先要建立管理性規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，它包括了檔案數(shù)字資源的合法性、安全性相關(guān)問(wèn)題，保障了檔案信息的唯一性；其次要建立技術(shù)性規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案的應(yīng)用技術(shù)做出規(guī)定，以消除技術(shù)應(yīng)用不當(dāng)產(chǎn)生的問(wèn)題。

（四）提高安全防護(hù)技術(shù)，及時(shí)更新軟硬件設(shè)施

要進(jìn)一步提高安全防護(hù)技術(shù)，保證數(shù)字檔案的絕對(duì)安全。數(shù)字檔案主要利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，因此，其安全必須要得到保障，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會(huì)給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作造成不可彌補(bǔ)的損失。因此，必須要結(jié)合實(shí)際情況，安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻，或者限制訪問(wèn)權(quán)限等；定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)與病毒庫(kù)，做好文件、檔案的備份工作，一旦發(fā)生意外，也不會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料丟失，加強(qiáng)軟件與硬件的更新和建設(shè)，提高技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效利用與共享。

（五）將管理中涉及到的預(yù)算進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑黾?/h3>

數(shù)字化檔案管理是需要一定的投入特別是資金的投入作為工作的基礎(chǔ)，所以事業(yè)單位在編制工作預(yù)算時(shí)，要按照工作以及有關(guān)規(guī)定的要求，對(duì)單位的檔案管理方面進(jìn)行必要的資金投入，其主要著眼點(diǎn)聚焦于數(shù)字化技術(shù)的開(kāi)發(fā)以及應(yīng)用，給檔案管理工作提供科學(xué)的設(shè)備；在預(yù)算上，事業(yè)單位也要認(rèn)真聽(tīng)取財(cái)務(wù)人員特別是上級(jí)財(cái)務(wù)部門的意見(jiàn)和建議，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和投入，確保在增加預(yù)算方面做到依法依規(guī)。

（六）建立檔案信息化平臺(tái)

檔案管理部門要在實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索、館藏檔案數(shù)字化歸檔的前提下，把檔案管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等連接起來(lái)，建立一個(gè)檔案信息化共享平臺(tái)，讓各個(gè)部門能夠共享數(shù)據(jù)資源、發(fā)展成果，達(dá)到實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，以提高各部門的工作效率。

結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位中，要對(duì)檔案管理的新特點(diǎn)進(jìn)行有效地研判，并對(duì)檔案管理工作中呈現(xiàn)出的新的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行認(rèn)真研究和部署。隨著檔案管理數(shù)字化的不斷改進(jìn)，要進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新的工作理念，認(rèn)真研究并部署檔案管理工作中的對(duì)策，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的全面發(fā)展。