李麗紅

摘 要：21世紀(jì)是數(shù)字化的時(shí)代，是信息化的時(shí)代。在這樣的新形勢(shì)下，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)變成了人事檔案管理工作的關(guān)鍵場(chǎng)所，極大地促進(jìn)了人事檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)化和可靠化。與此同時(shí)，在人事檔案管理工作實(shí)際展開(kāi)的時(shí)候，會(huì)對(duì)企業(yè)多種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行提供多個(gè)方面的服務(wù)。因此，在人事檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，有關(guān)人員要廣泛應(yīng)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供多個(gè)方面的信息內(nèi)容。本文將著重分析基于人事檔案管理的信息化建設(shè)，希望對(duì)促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)提供參考和幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.118

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)社會(huì)的各個(gè)行業(yè)都面臨著巨大的挑戰(zhàn)與沖擊，尤其是對(duì)于人事檔案管理工作而言。就目前社會(huì)的發(fā)展情況來(lái)看，人事檔案管理工作和信息化建設(shè)之間具有密不可分的關(guān)系，要想有效促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展，必須將其與先進(jìn)的信息化技術(shù)有效整合起來(lái)，加強(qiáng)信息化方面的建設(shè)。從而可以更好的幫助管理者調(diào)動(dòng)信息，增大流動(dòng)性，進(jìn)行合理的分配與統(tǒng)籌。隨著科技的發(fā)展，人事檔案管理信息化建設(shè)成為必然，人事檔案管理信息化建設(shè)必然會(huì)擴(kuò)大人事檔案管理規(guī)模，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)平臺(tái)等實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享，進(jìn)一步提高檔案管理水平，使得人事檔案管理工作高效進(jìn)行。

1 人事檔案管理信息化的重要性與必要性分析

1.1 有利于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代人事檔案管理的準(zhǔn)確性

隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理不管是對(duì)于國(guó)家還是對(duì)于企業(yè)等單位都具有重要的地位，而在這個(gè)特定的時(shí)代里，數(shù)字化與信息化顯然已成為當(dāng)前的一大特征，因此人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的一大趨勢(shì)。首先，人事檔案管理信息化建設(shè)使其更加便捷，從而有利于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代人事檔案管理的準(zhǔn)確性。當(dāng)今社會(huì)是經(jīng)濟(jì)與科技高速發(fā)展的大時(shí)代，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)更加方便快捷，現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)信息是這個(gè)時(shí)代不可或缺的一個(gè)重要東西，進(jìn)行現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)有利于提高現(xiàn)代人事檔案管理的準(zhǔn)確性，更方便進(jìn)行管理，更具科學(xué)性和準(zhǔn)確性，是經(jīng)濟(jì)管理中一個(gè)重要的方法。其次，人事檔案管理信息化建設(shè)提高了人事檔案管理的效率，有利于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代人事檔案管理的準(zhǔn)確性。信息化時(shí)代，知識(shí)更新間隔極大縮短，對(duì)工作效率提出了更高要求。傳統(tǒng)模式的人事檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)信息化時(shí)代的效率需要，亟需實(shí)現(xiàn)更準(zhǔn)確、更高效的信息化管理。

1.2 有利于當(dāng)今信息化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展

隨著時(shí)代的變化發(fā)展，信息是這個(gè)時(shí)代的重要東西，我們的生活離不開(kāi)信息，互聯(lián)網(wǎng)、大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)重創(chuàng)新，信息是這個(gè)時(shí)代的必不可少。所以說(shuō)現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)有利于當(dāng)今信息化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展符合時(shí)代發(fā)展的需要。信息化時(shí)代的數(shù)據(jù)海量性要求人事檔案管理內(nèi)容更加全面數(shù)據(jù)是信息化時(shí)代的第一資源。對(duì)于人事檔案管理而言，既需要進(jìn)一步豐富和完善傳統(tǒng)模式下的內(nèi)容，更需要通過(guò)信息化手段強(qiáng)化內(nèi)容管理。信息化時(shí)代，無(wú)紙化、信息化趨勢(shì)將滲透各行各業(yè)各個(gè)領(lǐng)域，人事檔案管理工作也不例外。這不僅有利于節(jié)約從事人事檔案管理的人力物力成本，也將帶來(lái)人事檔案管理的平臺(tái)換代和載體革新。因此，在信息化時(shí)代，必須盡快建立能夠支撐和承載內(nèi)容更全面、調(diào)取更快速的人事檔案管理平臺(tái)。

1.3 有利于提高信息管理的安全性

信息安全是信息化時(shí)代無(wú)法回避的熱門話題之一。在帶來(lái)極大便利性的同時(shí)，信息的易滲透性使得信息安全問(wèn)題頻發(fā)，小到用戶個(gè)人信息大到國(guó)家國(guó)防安全，信息安全必須得到有效保障。作為人事檔案管理的特點(diǎn)之一，無(wú)論時(shí)代如何發(fā)展、技術(shù)如何進(jìn)步，隱私機(jī)密性將伴隨始終。因此，信息化的雙刃劍作用不容忽視。對(duì)人事檔案管理而言，必須加強(qiáng)信息化平臺(tái)的安全系數(shù)，確保人事檔案所有的安全性。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)的措施分析

2.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)資金的支持

人事檔案管理信息化建設(shè)著重依賴于互聯(lián)網(wǎng)、信息化建設(shè)等等，因此要加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，必須從硬件設(shè)施入手，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備與資源的配備。人事檔案信息化項(xiàng)目通?？煞譃閮煞N，一種是紙質(zhì)、縮微膠片、錄音錄像等傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)化加工，一種是電子檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案室系統(tǒng)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)等檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、運(yùn)行和維護(hù)。前者起源較早，目前已經(jīng)有了較好的發(fā)展，現(xiàn)在人事檔案管理信息化建設(shè)的方法主要是指在數(shù)字化條件下的人事檔案管理，所以在加強(qiáng)人生是檔案管理信息化建設(shè)對(duì)設(shè)備和資源有較高的要求。

2.2 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)思維的完善

良好的治理思維是促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑，這里所說(shuō)的治理思維就是要將治理的基本理念應(yīng)用于人事檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目的推進(jìn)過(guò)程中。首先表現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施主體單位與其他單位之間的協(xié)作與聯(lián)合。當(dāng)前多數(shù)檔案信息化項(xiàng)目采用完全外包或半外包的方式進(jìn)行，也就是委托技術(shù)公司（檔案服務(wù)企業(yè)）具體負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)。檔案部門最重要的工作就是配合技術(shù)公司的調(diào)研工作，清晰地表達(dá)業(yè)務(wù)需求，做好進(jìn)度的監(jiān)督檢查。其次表現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施主體單位內(nèi)檔案部門與其他部門（包括業(yè)務(wù)部門、綜合管理部門、財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等）之間的協(xié)作與聯(lián)合。雖然各部門都屬于同一單位，但工作推進(jìn)過(guò)程中，不可避免地涉及部門利益問(wèn)題。非常典型的業(yè)務(wù)場(chǎng)景就是歸檔，檔案部門希望通過(guò)前端控制提高歸檔文件的規(guī)范性，但業(yè)務(wù)部門可能會(huì)有所顧慮，包括是否會(huì)增加工作量等問(wèn)題。因此，在項(xiàng)目開(kāi)展之初，就應(yīng)建立由檔案部門牽頭的跨部門項(xiàng)目小組，同時(shí)在項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、專家咨詢會(huì)等相關(guān)活動(dòng)上邀請(qǐng)有關(guān)部門工作人員列席，以此增進(jìn)其他部門對(duì)檔案信息化項(xiàng)目的了解，其他部門也可從自身業(yè)務(wù)的角度提出意見(jiàn)建議，使得檔案信息化能更好地服務(wù)于單位業(yè)務(wù)活動(dòng)。

2.3 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)體系的建設(shè)

規(guī)范體系建設(shè)是人事檔案管理信息化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。人事檔案管理信息化規(guī)范體系應(yīng)具有全面完整、層次鮮明、結(jié)構(gòu)清晰、合規(guī)合理、貼合實(shí)際的特點(diǎn)。首先，人事檔案管理部門需要有一個(gè)規(guī)范體系框架，作為規(guī)范體系建設(shè)的基本依據(jù)。其次，參照該框架，對(duì)標(biāo)國(guó)家檔案局發(fā)布的檔案信息化政策制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以及單位內(nèi)部已有的相關(guān)規(guī)范，梳理出規(guī)范清單（或列表）。規(guī)范的形式可以多種多樣，可以有管理辦法、規(guī)范、制度，也可以有規(guī)范化程度較高的地方標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還可以有更具操作性的指南、手冊(cè)等。在規(guī)范發(fā)布后，還要做好規(guī)范的適時(shí)修訂和宣傳貫徹。

3 結(jié)束語(yǔ)

在系統(tǒng)分析人事檔案管理內(nèi)涵與特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化時(shí)代的發(fā)展訴求和客觀需求，強(qiáng)調(diào)信息化時(shí)代的人事檔案管理方式應(yīng)當(dāng)更加便捷、內(nèi)容需要更加全面、安全必須更加可靠。因此說(shuō)要加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)。

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