王靜

摘 要：本文以同質(zhì)備份和異質(zhì)備份為基礎(chǔ)，對電子檔案單軌制進(jìn)行分析，主要研究內(nèi)容包括單軌制備份問題和多套制的備份問題，在此基礎(chǔ)上，探究雙軌制電子檔案管理向單軌制電子檔案管理的轉(zhuǎn)換路徑，希望為相關(guān)行業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：同質(zhì)備份;異質(zhì)備份;單軌制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.114

我國于2019年召開了電子檔案管理論壇會議，本次會議的主體為新時代中國電子檔案的管理與發(fā)展。就多項(xiàng)課題展開討論，使電子檔案單軌制由幕后走向臺前。但就事實(shí)而言，電子檔案單軌制存在伴生問題，并且與同質(zhì)備份和異質(zhì)備份間的關(guān)系密切，因此成為相關(guān)領(lǐng)域的熱點(diǎn)話題。

1 單軌備份問題

單軌制備份就是所謂的同質(zhì)備份，備份在現(xiàn)代人在工作和學(xué)習(xí)過程中的使用次數(shù)較為頻繁，通過這一手段的應(yīng)用，預(yù)防并解決文件損壞、數(shù)據(jù)遺失等意外情況。所謂的備份就是將計算機(jī)中存儲的文件和數(shù)據(jù)，通過復(fù)制的方式，拷貝到大容量磁盤或U盤之中，屬于原文件的副本。

與同質(zhì)備份相比，異質(zhì)備份有所不同，究其原因，主要是檔案資源存儲信息形態(tài)間的差異極為顯著，簡言之，就是不同信息形態(tài)之間的轉(zhuǎn)換備份，比如：電子和紙質(zhì)載體之間、紙質(zhì)載體與膠卷之間的轉(zhuǎn)換備份，均屬于異質(zhì)備份。而同質(zhì)備份，就是指相同形態(tài)之間的備份。在明確二者之間差別后，認(rèn)為單軌制管理并非一種數(shù)量概念，而是相對于異質(zhì)備份的概念。通俗來講，電子檔案單軌制管理，就是在保存電子檔案時，僅能以電子方式為主，無需將電子檔案轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案[1]。

通過上述分析可知，電子檔案單軌制管理的前提條件是不再生成紙質(zhì)檔案，對文件運(yùn)行處理過程的重視程度較高，歸檔保存是這個階段的主要內(nèi)容，與單軌制相比，屬于更加高效和全面的管理形式。因此，單軌制大受追捧的背后，并不是將電子文件進(jìn)行簡單歸檔，而是以電子方式保存和管理檔案。

我們在分析單軌制時，不能認(rèn)為單軌制屬于單一的數(shù)量，否則就會對電子檔案管理工作開展造成不利影響。

2 多套制的備份問題

多套制備份是同質(zhì)備份，也可以是異質(zhì)備份。所謂的電子文件單軌制歸檔，并非指全部的電子文件單軌制歸檔，究其原因，主要是部分業(yè)務(wù)文件目前無法轉(zhuǎn)換到紙質(zhì)和膠卷等載體之中存儲，比如：3D、數(shù)據(jù)庫文件等等，此外，另有部分電子文件在轉(zhuǎn)移到紙質(zhì)載體上后，其法律效力會喪失。在這些客觀因素的影響下，數(shù)量上的同質(zhì)備份很難保證電子檔案的安全，應(yīng)該將目光放在異質(zhì)備份上，究其原因，主要是異質(zhì)備份具有同質(zhì)備份和單軌制所不具備優(yōu)勢。

電子檔案雙套制的歸檔管理，是單套制歸檔管理產(chǎn)生的基礎(chǔ)，二者具有顯著的差別，在查閱資料后得知，雙套制歸檔早在電子檔案出現(xiàn)之前就已經(jīng)被應(yīng)用到檔案管理之中，在紙質(zhì)檔案時期，雙套制歸檔是指兩套檔案分別由檔案館和生成機(jī)構(gòu)保存，在具有異地保存特點(diǎn)的同時，其內(nèi)容和載體相同。

但在電子文件大量產(chǎn)生的背景下，信息時代賦予了雙套制全新的內(nèi)涵，在原有概念保留的基礎(chǔ)上，額外保存一份電子版本。部分研究者提出了雙軌制這一概念，并就雙軌制和雙套制展開分析，認(rèn)為紙質(zhì)文件和電子文件同時隨著業(yè)務(wù)流程而運(yùn)轉(zhuǎn)，就是所謂的雙軌制，通俗來講，就是文件自進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序后，兩種版本的檔案就會生成，業(yè)務(wù)人員需要對檔案進(jìn)行重復(fù)性的管理。在檔案使用完畢后，需要對其進(jìn)行雙套制歸檔。我們可以將雙套制視為雙軌制的重要組成，其運(yùn)用為電子文件全程管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)造了有利的條件。與單純的雙套制相比，更具實(shí)用性和先進(jìn)性?？偠灾?，歸檔保存狀態(tài)是雙套制的重點(diǎn)，而運(yùn)行處理階段則是雙軌制的主要針對內(nèi)容，同時也包含檔案使用后的雙套制歸檔保存。雙軌制和雙套制之間存在密不可分的聯(lián)系，時代的發(fā)展賦予了雙軌制全新的內(nèi)涵，有利于提升電子檔案的管理水平，從而滿足電子檔案管理在信息時代下提出的要求。

伴隨著時代的不斷發(fā)展，雙套制概念發(fā)展愈加完善，但雙軌制概念卻逐漸被人們所摒棄。在單軌制被寫入法律法規(guī)后，單軌制逐漸取代了雙軌制的地位，成為電子檔案管理的流行趨勢[2]。

3 雙軌制電子檔案管理向單軌制電子檔案管理的轉(zhuǎn)換路徑

結(jié)合上文可知，在無紙化辦公快速發(fā)展的背景下，雙軌制電子檔案管理的弊端逐漸顯現(xiàn)，主要體現(xiàn)在三個方面：1）人力成本增加和資源嚴(yán)重浪費(fèi);2）存在管理缺陷，具體表現(xiàn)為將電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案后，領(lǐng)導(dǎo)批示和公章可能會無法顯示，導(dǎo)致電子檔案真實(shí)性和有效性受到不利影響;3）信息孤島問題嚴(yán)重。在技術(shù)因素的限制下，紙質(zhì)檔案和電子檔案互通難度高，如果工作人員過度依賴雙套制，可能會放松警惕，容易影響檔案系統(tǒng)的安全。有鑒于此，相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜液粲蹼娮訖n案管理方式改革，由雙軌制轉(zhuǎn)變?yōu)閱诬壷?。接下來，本文會提出電子檔案管理方式轉(zhuǎn)換的建議，如下所述：

3.1 應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

在信息時代下，現(xiàn)代信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中，都取得了良好的應(yīng)用效果。在電子檔案管理中應(yīng)用這些技術(shù)，有助于推動管理方式的轉(zhuǎn)變。

1）區(qū)塊鏈技術(shù)。依托于區(qū)塊鏈技術(shù)，集成電子檔案信息數(shù)據(jù)，推動信息、知識和智慧的轉(zhuǎn)換，通過前期采集、篩選和提煉的方式，對用戶所需信息進(jìn)行定位，最終實(shí)現(xiàn)對電子文件生命周期全過程的管理，從而使用戶信息需求得到滿足。2）云計算技術(shù)。在云計算背景下數(shù)據(jù)具有唯一性的特點(diǎn)，云端服務(wù)器是保存數(shù)據(jù)的唯一地點(diǎn)，有利于減輕用戶查閱和使用檔案的難度。此外，用戶使用云端文件查閱檔案，無需利用電腦軟件，究其原因，主要是云端使用要求較低，僅需打開瀏覽器即可。除電腦查閱之外，使用手機(jī)和平板電腦同樣可以實(shí)現(xiàn)目的。3）虛擬技術(shù)。在電子檔案單軌制管理模式下，虛擬技術(shù)可以增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感，檔案館可以依托虛擬技術(shù)，構(gòu)建真實(shí)化的情景，調(diào)動用戶參與建檔的積極性，并為其提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.2 嵌入知識管理

使用戶需求得到滿足，是電子檔案管理的根本目的，而知識管理的嵌入，有利于檔案信息資源二次開發(fā)的實(shí)現(xiàn)，與電子檔案管理目的相吻合。單軌制電子檔案管理對服務(wù)對象的需求較為嚴(yán)格，要求電子檔案管理壓縮和萃取其中的信息，而知識管理的嵌入，為這一目的的實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)造了有利的條件。比如：知識管理可以幫助用戶對文檔進(jìn)行收集，與此同時，還能利用全文檢索功能篩選用戶所需的關(guān)鍵信息，在歸納的基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，并與相關(guān)內(nèi)容建立注釋鏈接，使全文檢索智能分析實(shí)現(xiàn)，并且這種管理方式的運(yùn)用，還能減輕檔案管理人員的工作壓力，具體表現(xiàn)為，檔案管理人員在編研過程中，無需查找紙質(zhì)檔案，這個工作流程可以被知識管理所取代。

值得注意的是，雖然區(qū)塊鏈技術(shù)、知識管理等技術(shù)的嵌入，有助于促進(jìn)單軌制檔案管理方式的發(fā)展，但電子檔案真實(shí)性、完整性和可靠性會面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)，建議檔案管理部門重視網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理，依托云平臺，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分級管理。對于保密等級較高的檔案，應(yīng)采用獨(dú)立的核心平臺存儲，針對保密等級較低的檔案，則應(yīng)用公共平臺存儲和共享。

4 結(jié)論

綜上所述，在信息化時代下，單軌制逐漸取代了雙軌制，由幕后走向臺前，在這種背景下，基層檔案工作人員，在推行單軌制時，無需對同質(zhì)備份和異質(zhì)備份進(jìn)行著重的考慮，而是將目光放在檔案安全方面，因此，雙套制檔案管理方式依然存在應(yīng)用價值，不能被輕易廢除。

參考文獻(xiàn)

[1]馬超，馬敬濟(jì).單軌制視域下企業(yè)電子檔案管理的實(shí)踐與探索[J].機(jī)電兵船檔案，2020（04）：92-94.

[2]薛四新.電子檔案單軌制管理的關(guān)鍵問題研究[J].浙江檔案，2020（07）：17-20.