江云連

摘 要：隨著信息時代的到來，信息流通速度加快，對21世紀的人們也提出了新的要求。信息時代要求人們從生活中挖掘各種各樣的信息。因此，有必要做好人事檔案信息管理。人事檔案的管理是一門專業(yè)的，發(fā)費時間的工作。人事檔案信息管理和服務是人事檔案管理的重要內容之一。本文宗旨在強調我國人事檔案信息化管理的重要性、現(xiàn)狀、存在的問題以及怎樣加強服務，為各類人事檔案管理部門（單位）和各級人才提供參考。

關鍵詞：人事檔案;信息化管理;服務工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.097

1 人事檔案信息化管理與服務工作的重要性

1）信息服務是人事檔案管理服務的重要手段和發(fā)展方向。人事檔案信息有利于提高檔案管理服務的效率，實現(xiàn)快速查詢、信息管理標準化、證書發(fā)放標準化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確等目標。有利于推進檔案數(shù)字化，為跨區(qū)域檔案信息共享和管理服務水平的提高奠定基礎。2）干部人事管理的需要。干部人事記錄是考察優(yōu)秀干部的重要標準之一，可以有效加強干部建設，促進對職工工作的監(jiān)督，對黨政管理發(fā)揮重要作用。3）流動人員人事管理的需要。建立流動人員人事檔案的信息管理，對應對頻繁的人事流動具有重要意義。人力資源的流動日益頻繁，檔案管理的人才的流動已成為首要任務，流動人員檔案管理是社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展進程中的新成果，因此，必須要構建一個合理有效的人事檔案管理體制，以適應目前人員流動頻繁的社會現(xiàn)狀，同時，此舉也能促進人才的合理配置和使用，還能在一定程度上提高人才隊伍素質。4）人事檔案信息利用率逐步提高。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不僅使檢索工作繁瑣，而且檢索的信息有時不準確，在很大程度上降低了工作效率，增加了工作失誤的風險。另外，還有信息更新遲緩的問題。也有因特殊原因暫時離開工作崗位或需要離開工作崗位的情況，但沒有記載這種情況的信息。加強人事檔案信息化建設過程中，引進信息技術，接收相關人員信息的數(shù)據(jù)，為其他有需要的人提供查詢個人信息檔案渠道。這種新的檔案管理模式提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本。為了科學技術的發(fā)展和進步，不斷發(fā)展人事檔案信息處理，不斷提高人事檔案信息利用率。

2 我國人事檔案信息化管理與服務的現(xiàn)況

1）人事檔案管理的模式過于單一。對人事檔案管理的關心不足是非常簡單的事情。檔案管理是專業(yè)的，是政治和保密工作。人事記錄資料有必要由管理者單獨保管。事業(yè)所管理時，檔案管理的相關設備也比較久遠，硬件設備目前的環(huán)境不能滿足的需求，具備扎實的技能的近代檔案管理人才。因此，在開展檔案管理工作的過程中，相關管理人員只是簡單地收集整理單位內部的檔案管理資料，大部分工作都是由人工完成。這種管理模式受到各方面的限制和制約，檔案管理工作效率較低，人事檔案管理的質量也不能提高。2）干部和職員對人事檔案了解不夠。填履歷書、年度評估書等表格時，有些人根本不填或干脆不填就草草了事。有些材料，個人保管起來更安全，使用起來更方便。我不想讓負責檔案的管理人員管理檔案?，F(xiàn)在的檔案和人員管理模式比較簡單。各部門需要管理記錄物，因此急需專門的人力。如果各專門部門所要求的記錄物管理不統(tǒng)一，沒有固定的管理方式，那么人事管理工作將會面臨很大的困難。由于職員階層的多樣性，信息管理只注重內部合作，疏忽了管理業(yè)務的多樣性。

3 我國人事檔案信息化管理與服務中存在的問題

1）工作人員綜合素質不高。從我國各級人事記錄管理部門的檔案管理工作實際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業(yè)化程度低、管理混亂等現(xiàn)象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價值作用的有效發(fā)揮。2）管理體系不健全，服務意識不強?，F(xiàn)在許多部門（機構）別是一些企業(yè)對人事檔案管理不夠重視、管理體制不健全，檔案管理設施、場地等不符合規(guī)定，服務意識不夠，服務水平低，人事檔案管理是服務工作的重要組成部分，檔案管理服務水平低下的現(xiàn)狀，已不能適應今天的社會快節(jié)奏的人事和國家發(fā)展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進展與個人的事業(yè)發(fā)展。3）信息化管理與服務水平低，檔案價值功能弱化。人事檔案管理與服務的信息化需要一套完整的工作制度、設施設備、信息技術等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導致了材料收集歸檔不全、不能及時更新、信息可靠性降低、管理與服務水平不高等現(xiàn)象的發(fā)生。服務模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質信息記錄，現(xiàn)代信息技術利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運轉，缺乏先進的信息技術管理系統(tǒng)，不能充分發(fā)揮人事檔案的應有功能。4）存在檔案造假現(xiàn)象?，F(xiàn)階段，干部檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案造假欺詐行為，在現(xiàn)有人員檔案管理模式下，“造假欺詐”現(xiàn)象時有發(fā)生。例如，大學入學考試、人員調動、就業(yè)、公務員登記、大學院入學考試。個人甚至可以通過修改人事檔案中的姓名以模仿來達到學習，工作和參軍的目的。一些人偽造干部簡歷、黨員資料、學歷證明，爭取更高級別的領導職位。也有單位的個別負責人使用檔案進行報復，對員工造成極大傷害。不同形式的虛假檔案的反復出現(xiàn)挑戰(zhàn)了重復檔案系統(tǒng)的嚴密性、準確性和獨特性。5）檔案專業(yè)人員待遇需要進一步提升，隊伍建設工作有待加強。相關檔案專業(yè)人員工資待遇較低，這使得這一群體無法對于檔案處理工作產(chǎn)生足夠的重視，無法認真履行自身的工作。目前的檔案管理只是側重于檔案管理，沒有把重心放在服務人上面。其實這種問題出現(xiàn)的真正原因在于整個事業(yè)單位檔案管理缺乏專業(yè)專門的管理人才。由于缺乏人才所以導致工作效率不高，水平較低。

4 以人文本，加強人事檔案信息化管理與服務的幾點思考

1）大力優(yōu)化工作人員綜合素質，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會知曉度。首先是提高員工的檔案意識。各級人事檔案，不僅需要加強認識，領導和人事檔案管理工作的重要性，而且強調發(fā)展和提高工作人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務素質，使工作人員充分認識到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴格的工作人員錄 （聘） 用制度，選拔具有一定專業(yè)素質的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營造社會認知檔案工作的濃厚氛圍。2）充分利用現(xiàn)代信息技術，整體提高人事檔案信息化管理與服務水平。為實現(xiàn)人事檔案管理工作的整體推進，要定期開展專職人員的技能培訓，不僅是檔案專業(yè)知識方面的，還要包括計算機及互聯(lián)網(wǎng)等應用技能，以滿足新時期檔案信息化管理與服務工作的需要。

5 結束語

簡單地說，人事檔案管理工作的不斷完善，將為人事檔案帶來新的活力和生命力，使我國信息化水平躍上新臺階，為社會主義建設提供有力保證。信息管理技術的應用，這是迅速和準確的咨詢信息，可以保證，另外，可以減少檔案的損失，在人力方面，減少工作的步驟，有助于提高工作的效率，促進人事檔案管理工作的改革，提高其服務水平。

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