摘 要：落實(shí)虛擬、實(shí)體檔案的共存互補(bǔ)，有助于檔案管理工作水平的優(yōu)化發(fā)展?；诖?，本文詳細(xì)闡述了做好檔案轉(zhuǎn)化工作、構(gòu)建互通機(jī)制、加強(qiáng)雙套管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)、建立集約化管理平臺這幾項(xiàng)虛擬、實(shí)體檔案共存互補(bǔ)落實(shí)措施，希望能夠?yàn)闄n案管理體系的建設(shè)提供助力。

關(guān)鍵詞：虛擬檔案;實(shí)體檔案;檔案檢索

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.065

在信息化不斷加速發(fā)展的今天，虛擬化雖然已經(jīng)成為檔案留存模式的主要發(fā)展趨勢，但其依然存在可靠性不足等缺陷，而實(shí)體檔案所具備的易鑒定、無法替代等優(yōu)勢，能夠有效彌補(bǔ)虛擬檔案的不足。因此，應(yīng)深入分析兩種檔案形式的共存互補(bǔ)，并采取有效措施，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，增強(qiáng)檔案管理效果。

1 做好檔案轉(zhuǎn)化工作

1）實(shí)體向虛擬轉(zhuǎn)化。為了充分發(fā)揮虛擬、實(shí)體檔案的優(yōu)勢，應(yīng)做好兩種檔案的相互轉(zhuǎn)化工作，以落實(shí)共存互補(bǔ)，保證檔案資料整體的穩(wěn)定性與靈活性。在此過程中，可以從兩個(gè)方面入手，即實(shí)體向虛擬轉(zhuǎn)化、虛擬向?qū)嶓w轉(zhuǎn)化。其中，在實(shí)體向虛擬轉(zhuǎn)化的過程中，檔案管理機(jī)構(gòu)要先建立具體、詳細(xì)的操作程序，然后要求工作者按照該操作程序進(jìn)行依次操作，確保轉(zhuǎn)化出的虛擬信息資源能夠滿足后續(xù)分類、歸集、檢索等環(huán)節(jié)的要求。一般來說，實(shí)體檔案虛擬化的環(huán)節(jié)主要包括檔案整理、掃描、圖像處理、儲存、目錄建庫等，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)為各個(gè)環(huán)節(jié)配置相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)與要求，以保證各項(xiàng)環(huán)節(jié)的精準(zhǔn)、有效落實(shí)，增強(qiáng)實(shí)體檔案虛擬化質(zhì)量。此外，還要做好該流程的交接記錄單，以確保轉(zhuǎn)化工作的順利進(jìn)行。

2）虛擬向?qū)嶓w轉(zhuǎn)化。在實(shí)際的檔案工作中，由于部分檔案記錄是由信息化設(shè)備所收集的數(shù)據(jù)信息組成的，因此，其一開始就屬于虛擬檔案。而這部分檔案通常具備容易傳輸、檢索方便等優(yōu)勢，但在法律效用上，因?yàn)槠洳蝗菀阻b定、直觀性較弱，所以其在使用上存在一定的限制。為了解決該項(xiàng)問題，檔案工作者還要將其進(jìn)行實(shí)體化轉(zhuǎn)化，以增強(qiáng)虛擬、實(shí)體共存互補(bǔ)效果。在此過程中，人們可以通過對數(shù)字化檔案進(jìn)行檢索、提取和打印，然后加蓋相應(yīng)部門的公章，使其具備與常規(guī)實(shí)體檔案相同的法律效用。還可以直接打印出來用作信息對照、現(xiàn)場審核，以保證檔案的直觀性。此外，在檔案的互補(bǔ)共存中，還要注意，應(yīng)在原始的虛擬檔案整理完畢后，及時(shí)進(jìn)行打印，再歸入實(shí)體檔案處管理，為虛擬檔案內(nèi)容提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)，以保證檔案信息的可靠性。

2 構(gòu)建互通機(jī)制

1）建立互通的檢索機(jī)制。為了達(dá)到虛擬、實(shí)體檔案的共存互補(bǔ)效果，檔案部門應(yīng)建立一個(gè)兩種檔案的互通檢索機(jī)制，確保兩者共存互補(bǔ)優(yōu)勢能夠在檔案應(yīng)用過程中充分發(fā)揮。在此過程中，可以將條碼、電子標(biāo)簽等技術(shù)引入到機(jī)制的建設(shè)中，使虛擬檔案系統(tǒng)中能夠顯示實(shí)體檔案的位置信息，同時(shí)，通過掃條碼，工作者也可以從檔案系統(tǒng)中直接獲取檔案的概況、編制時(shí)間等信息，從而提高檔案檢索服務(wù)水平。以當(dāng)前政法機(jī)關(guān)的物聯(lián)網(wǎng)虛擬、實(shí)體檔案互通檢索機(jī)制建設(shè)為例，檔案工作者為所有的檔案文件配備了獨(dú)一無二的電子標(biāo)簽，并錄入到了檔案管理系統(tǒng)中。在檢索時(shí)，工作者通過系統(tǒng)即可查詢到實(shí)體檔案的具體存放位置，然后再用閱讀器掃描實(shí)體檔案中的電子標(biāo)簽，就能夠迅速地了解檔案文件的種類、密級等基礎(chǔ)信息，同時(shí)，在歸還時(shí)，工作者通過掃文件上的電子標(biāo)簽，也能夠了解到其存放位置，以便于后期存放管理。

2）建立安全管理機(jī)制?；谏鲜雒枋?，在實(shí)體、虛擬檔案互通的情況下，檔案管理信息系統(tǒng)往往需要承載更多的信息量。因此，為了保證檔案信息安全，在建立互通機(jī)制的過程中，還要做好安全管理機(jī)制的建設(shè)，以促進(jìn)實(shí)體、虛擬檔案共存互補(bǔ)管理趨勢的良性發(fā)展。在此過程中，應(yīng)引入可靠的安全防護(hù)軟件、防護(hù)策略，如電子印章、SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、USBkey登錄驗(yàn)證等，以實(shí)現(xiàn)信息傳輸全過程的加密，預(yù)防惡意攻擊或不當(dāng)操作帶來的安全問題，同時(shí)，還要設(shè)置好黑匣子功能，使系統(tǒng)能夠自動(dòng)保存操作痕跡，加強(qiáng)信息安全監(jiān)管力度，保證虛擬、實(shí)體互通機(jī)制的可靠性。

3 加強(qiáng)雙套管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

1）做好培訓(xùn)工作。為了保證虛擬、實(shí)體檔案共存互補(bǔ)管理的有效性，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建設(shè)一個(gè)具備雙套管理技術(shù)業(yè)務(wù)能力的工作團(tuán)隊(duì)，以適應(yīng)共存互補(bǔ)條件下，各項(xiàng)日常管理事務(wù)的順利落實(shí)。在此過程中，檔案管理機(jī)構(gòu)要從培訓(xùn)、人才引進(jìn)兩個(gè)方面入手。其中，在培訓(xùn)工作中，為了保證培訓(xùn)效率和質(zhì)量，可以采用內(nèi)訓(xùn)軟件進(jìn)行培訓(xùn)，以提高培訓(xùn)工作的便捷性。以當(dāng)前常見的可支持移動(dòng)端的內(nèi)訓(xùn)軟件為例，職工只需要安裝配套APP，即可直接在培訓(xùn)平臺上觀看與下載培訓(xùn)視頻、接受線上考核、簽到打卡等，同時(shí)，管理人員還可以通過后臺獲取職工學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)，了解培訓(xùn)情況，為后續(xù)的培訓(xùn)規(guī)劃提供依據(jù)。

2）優(yōu)化人才引進(jìn)。在人才引進(jìn)方面，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)從招聘考核與崗位待遇這兩個(gè)方面入手。在招聘考核方面，應(yīng)將信息技術(shù)能力、學(xué)習(xí)能力、責(zé)任意識等多個(gè)項(xiàng)目納入考核內(nèi)容設(shè)計(jì)中，確保錄用人才能夠滿足實(shí)體、虛擬檔案共存管理需求。在崗位待遇方面，檔案管理機(jī)構(gòu)要積極應(yīng)對當(dāng)前優(yōu)質(zhì)人才緊缺的現(xiàn)狀，并適當(dāng)優(yōu)化崗位待遇，保持待遇水平與招聘考核標(biāo)準(zhǔn)的配備。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)還要基于當(dāng)前工作者專業(yè)水平現(xiàn)狀，設(shè)置合理的招聘計(jì)劃，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的科學(xué)性，促進(jìn)虛擬、實(shí)體檔案共存互補(bǔ)管理的順利落實(shí)。

4 建立集約化管理平臺

1）集約化檔案服務(wù)管理平臺。在集約化管理平臺的建設(shè)中，工作者應(yīng)針對虛擬、實(shí)體兩種檔案形式，建立相應(yīng)的借閱、歸還等服務(wù)系統(tǒng)功能，并在平臺上進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)兩種檔案形式的互補(bǔ)共存管理。在此過程中，對于虛擬檔案，應(yīng)先塑造出模糊檢索、下載、查閱下載權(quán)限限制、實(shí)體備份關(guān)聯(lián)等功能，然后為各項(xiàng)功能配備后臺管理功能，以及情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、歷史記錄等功能，以便于工作者進(jìn)行日常管理工作。對于實(shí)體檔案，要建立模糊檢索、借閱預(yù)約、催還、虛擬備份關(guān)聯(lián)功能等，同時(shí)，將各類功能運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、歷史記錄與虛擬檔案服務(wù)數(shù)據(jù)在后臺進(jìn)行整合、分析，為工作者進(jìn)行統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案服務(wù)管理的集約化發(fā)展[1]。

2）建立智慧檔案館。在虛擬、實(shí)體檔案的互補(bǔ)共存管理中，工作者可以引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、移動(dòng)端技術(shù)等高新信息技術(shù)，來構(gòu)建一個(gè)智慧檔案館，實(shí)現(xiàn)對虛擬、實(shí)體兩種形式檔案的集約化管理，確保兩種檔案均可以充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢。在此過程中，工作者可以基于傳感器等硬件設(shè)施，將實(shí)體檔案存放區(qū)域，以及虛擬檔案建設(shè)的配套數(shù)據(jù)中心機(jī)房環(huán)境情況，結(jié)合樓宇管理信息，進(jìn)行整合與分析，借助統(tǒng)一的管理平臺反映給管理人員，同時(shí)，還要建立預(yù)警機(jī)制，以便于工作者根據(jù)潛在的風(fēng)險(xiǎn)信息，采取相應(yīng)的管理措施，增強(qiáng)檔案日常管理效果，提升虛擬、實(shí)體檔案共存互補(bǔ)水平[2]。

5 結(jié)論

綜上所述，做好虛擬、實(shí)體檔案的共存互補(bǔ)管理，能夠有效避免數(shù)據(jù)信息的流失。在檔案管理工作中，借助兩種檔案共存互補(bǔ)措施，可以增強(qiáng)檔案互補(bǔ)效果、保證檔案文件的有序性、提升檔案管理技術(shù)水平、優(yōu)化檔案管理效率，從而使檔案信息得以更好地投入使用，提高檔案工作效用。

參考文獻(xiàn)

[1]楊柳.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新探究[J].蘭臺內(nèi)外，2020，（26）：16-18.

[2]車婷婷.“數(shù)字中國”布局下數(shù)字檔案館交互服務(wù)模式的內(nèi)涵[J].北京檔案，2020，（08）：15-19.

作者簡介

阮柳婷（1987-），女，漢族，浙江諸暨市人，助理館員，本科，研究方向：檔案。