張瑋瑋

摘 要：為促進公路部門檔案管理的有效工作，需要不斷加強信息化建設(shè)，通過信息化技術(shù)來進行檔案管理，在提高公路部門檔案管理效果的同時，降低檔案管理的人力成本，為公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供更加可靠的支持。鑒于此，本文針對數(shù)字化背景下公路部門檔案管理存在的問題進行分析，探究數(shù)字化背景下公路部門檔案管理的有效策略，希望能為公路檔案管理人員提供有效的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：公路部門;檔案管理;措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.057

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對城市基礎(chǔ)建設(shè)提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關(guān)系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設(shè)里程數(shù)量與日俱增，但是在建設(shè)質(zhì)量和工程建設(shè)的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預(yù)防性養(yǎng)護、修繕作充分的準備。所以提高對普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強工程建設(shè)質(zhì)量、保障市民安全出行等作用。

1 公路科技檔案管理中的難題

1.1 公路檔案管理工作體系不夠規(guī)范完善

這是檔案管理工作的首要問題。公路檔案管理工作體系的不健全表現(xiàn)在兩個方面：一方面是公路檔案的收集工作沒有落實好，另一方面反映在檔案管理方面，存在空檔現(xiàn)象，有些檔案還存在亂填和閑置的情況。某些工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，而且崗前培訓也沒有落實到位，導(dǎo)致檔案管理操作上的不科學、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)檔號錯亂的嚴重問題，對檔案管理效率和質(zhì)量都造成了影響。

1.2 執(zhí)法管理隊伍專業(yè)素質(zhì)參差不齊

公路系統(tǒng)檔案管理的智能化、信息化改革需要一定的復(fù)合型人才支持，現(xiàn)階段，公路管理執(zhí)法隊伍更偏重管理能力與實踐經(jīng)驗的培養(yǎng)，對現(xiàn)代信息技術(shù)的認識、掌握程度不高，自動化辦公系統(tǒng)的操作水平不高，具有綜合技能與檔案收集與管理技能的新型人才更是寥寥無幾。執(zhí)法管理隊伍的整體素質(zhì)參差不齊，進一步增加了檔案工作創(chuàng)新管理形式的難度，面臨的改革風險較大。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善

在公路部門檔案管理的信息化建設(shè)過程中，對各種硬件設(shè)備的需求較高，需要根據(jù)實際需求進行設(shè)備設(shè)施的采購和布置，其中包括了計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機及其他設(shè)備設(shè)施等等。只有保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)達到要求，才能夠保證公路部門檔案信息化管理的順利開展，使公路部門檔案管理的目的得以順利實現(xiàn)。但就實際情況來看，部分單位對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視性不足，雖然配備了一定數(shù)量的計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)備，但是缺乏相關(guān)的配套設(shè)備及設(shè)施，既無法保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量，也容易帶來一些隱患，不利于公路部門檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

2 提升公路科技檔案管理水平的措施

2.1 建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)

新時期，公路工程建設(shè)需要加快建立電子檔案管理系統(tǒng)。建立檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)，設(shè)置自動編制功能，并與現(xiàn)場管理人員時刻保持數(shù)據(jù)的共享和交流，若是現(xiàn)場管理人員熟悉精通檔案管理系統(tǒng)，則能登錄到檔案管理網(wǎng)絡(luò)存檔系統(tǒng)，及時歸檔檔案信息（甲方口頭指令，和原來數(shù)據(jù)的變化等等，提供有力證據(jù)），這樣既可以保證數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，同時也可以將現(xiàn)場數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子檔案及時進行備份，提高科技檔案的整理和歸納效率。此外，一些存檔的檔案材料經(jīng)過電子處理和及時備份后可以存儲在管理數(shù)據(jù)庫中。所有電子文件都需要通過網(wǎng)絡(luò)進行管理，并分級保密存檔。

2.2 進行工程建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作

建設(shè)項目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點，根據(jù)國家檔案局、省檔案局、交通部、省交通運輸廳頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項目的特點和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，省交通廳公路局編制了《山東省公路工程項目文件材料立卷歸檔實施辦法》。項目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標準化、為數(shù)字化管理提供了堅定的基礎(chǔ)。為了實現(xiàn)工程檔案管理工作計算化、網(wǎng)絡(luò)化并且為了節(jié)約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進行全程掃描、錄入、識別、建立數(shù)據(jù)庫、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關(guān)規(guī)定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實際難點和重點問題，重點予以指導(dǎo)。指導(dǎo)有關(guān)部門做好工程前期準備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進行分類、預(yù)立卷等，既做到平時利用又為工程竣工驗收做好充分的準備，在開工準備階段，應(yīng)建立工程項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位指定領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應(yīng)承擔的竣工檔案制度任務(wù)并落實到人，把竣工檔案工作落到實處;在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應(yīng)重點指導(dǎo)項目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對于容易疏忽的問題和出錯的案卷材料進行重點檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量;項目交工驗收后，檔案專項驗收準備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗收建設(shè)（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項目交工驗收時已進行初步驗收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務(wù);檔案專項驗收后，應(yīng)對項目竣工驗收前未完的檔案跟蹤管理。在這個階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作;另一方面對于檔案專項驗收時暫時未歸檔的文件材料要進行跟蹤檢查，并要求及時歸檔組卷，確保檔案材料的準確性和完整性。

2.3 必須要建立和健全檔案管理規(guī)章制度

縱觀公路檔案管理工作的開展，其最根本的問題在于管理體系制度的不健全。因此在新形勢下，要想實現(xiàn)檔案管理工作水平的提升，必須建立健全適于其發(fā)展的規(guī)章管理制度。只有這樣，工作人員在管理工作的過程中才能夠有法可依、有章可循。而在規(guī)章制度的建設(shè)中，必須要依據(jù)實際情況，在制度中必須要落實到每一道工序，并且將職責落實到每個人身上。同時，要建立健全檔案工作人員的績效制度，要給表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員以獎勵，通過這種方式調(diào)動。

2.4 加強公路檔案信息庫建設(shè)。在數(shù)字化時代背景下，

需要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)化，使其成為電子化的檔案，建立完善的電子檔案信息庫，使檔案信息保存要求較高、紙質(zhì)檔案占用空間較大的問題得到有效解決。通過對公路檔案信息庫進行有效應(yīng)用，能夠進一步提高公路部門檔案管理的效率及質(zhì)量，使工作人員以最快的速度找出所需信息，在提高檔案利用效率的同時，降低檔案管理的人力成本。在完成檔案信息庫的建設(shè)之后，需要做好數(shù)據(jù)信息的更新工作，使公路檔案信息庫更加完善。同時，需要做好公路檔案信息庫的日常維護及管理工作，防止出現(xiàn)系統(tǒng)故障問題，使公路檔案信息庫的安全性得到保障。此外，需要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入公路部門檔案管理中，以此提高公路檔案的利用率及共享率，擴展公路檔案信息來源的渠道，使群眾能夠及時掌握公路的建設(shè)情況，為我國社會經(jīng)濟的發(fā)展提供有力支持。

3 結(jié)語

公路工程建設(shè)項目建設(shè)檔案管理真實的反映了公路建設(shè)過程中的各項工作指標，是公路建設(shè)項目不可或缺的部分，對工程竣工后的驗收及公路運行后的養(yǎng)護工作有巨大的影響。因此，創(chuàng)新的管理制度、信息化的檔案管理操作，高素質(zhì)的檔案管理人員，會給公路工程檔案規(guī)范的管理水平帶來前所未有的提升。

參考文獻

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