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        事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑探究

        2020-12-06 10:45:54段驚龍
        卷宗 2020年26期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        段驚龍

        摘 要:伴隨經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展,在現(xiàn)代化的管理中事業(yè)單位的檔案管理也逐漸受到關(guān)注,對以前的檔案管理模式進(jìn)行改變,更好地滿足單位檔案管理的相關(guān)需求,然而在現(xiàn)實的管理過程中依舊存在各種各樣的問題,基于此,本文首先探討了現(xiàn)如今事業(yè)單位檔案管理工作存在的相關(guān)問題,然后提出了有效的應(yīng)對措施,以供參考。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化路徑

        DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.046

        假如檔案管理欠缺優(yōu)良的方法以及制度,就會使得檔案管理不清晰,嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展,乃至?xí)o單位進(jìn)一步帶來經(jīng)濟(jì)損失[1]。借助于現(xiàn)代化的檔案管理手段,利用計算機實施整理以及匯編,把有關(guān)文件進(jìn)行掃描,然后錄入電腦,有效開展分類整理以及總結(jié),不但節(jié)約了人力成本、空間以及時間,而且實現(xiàn)了單位的現(xiàn)代化管理。

        1 現(xiàn)如今事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

        1.1 檔案管理制度欠缺一定的完整性

        如今事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中,因為檔案管理的相關(guān)制度不完整,產(chǎn)生組卷不統(tǒng)一、案卷標(biāo)題欠缺以及檔案序號欠缺等問題,對檔案工作的實施產(chǎn)生了極大影響,阻礙了檔案作用的充分發(fā)揮。假如檔案管理制度欠缺一定的完整性,就不能有效約束檔案管理者,使得檔案管理者工作不主動、缺乏責(zé)任意識,讓檔案管理工作進(jìn)一步流于形式。

        1.2 事業(yè)單位的檔案檢索率不高

        以前的檔案資料檢索需要人工進(jìn)行處理,按照檔案種類準(zhǔn)確找到其編碼,然后利用編碼進(jìn)一步找到檔案資料,這類檢索方式需要很長的時間。現(xiàn)如今,計算機的檔案管理檢索很便利,可因一些單位欠缺一定的信息化水平,使得一些檔案很難經(jīng)過計算機進(jìn)行有效檢索,對檔案管理的綜合成效產(chǎn)生了嚴(yán)重影響[2]。此外,單位檔案管理平臺的檢索功能需要有效讀取計算機的硬盤,部分單位的計算機硬件相對比較滯后,使得其檢索時間非常長,硬盤的讀取速度十分緩慢,這也是對單位檔案管理的檢索率產(chǎn)生影響的主要原因之一。

        1.3 事業(yè)單位的檔案資源利用率不高

        檔案是事業(yè)單位的核心資源,對單位的可持續(xù)發(fā)展擁有重要作用,可在現(xiàn)實工作中,部分單位沒有了解到檔案管理的核心意義,其工作只是有效保存檔案資料,不能將其利用價值充分發(fā)揮出來[3]。此外,借助于檔案管理平臺可以整合以及探究各個類型的檔案資源,然而部分管理者欠缺良好的工作能力,使得其不能借助于檔案平臺來有效整理檔案,很難實現(xiàn)充分利用檔案數(shù)據(jù)與材料的目標(biāo),從而不能提取出檔案里面的重要信息,很難滿足事業(yè)單位未來的發(fā)展需求。

        2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑

        2.1 實現(xiàn)檔案管理思想的創(chuàng)新

        一個單位在持續(xù)發(fā)展的過程中如果不具有創(chuàng)新精神,就好像失去了希望以及活力,關(guān)于檔案管理工作也是這樣。事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理也是更好地順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)機制的需求,是推動單位可持續(xù)發(fā)展的重要動力之一[4]。于是檔案管理者一定要保持創(chuàng)新思維,對檔案管理的若干種職能進(jìn)行開拓,主動探尋檔案管理的新渠道,創(chuàng)建檔案管理工作的全新思想以及機制。受以前管理思想的不斷影響,檔案管理工作并未獲得領(lǐng)導(dǎo)以及管理者的關(guān)注。所以在未來的管理工作中,持續(xù)創(chuàng)新檔案管理的思想,讓基層領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理者充分注重檔案管理工作,這是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的關(guān)鍵性工作。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從自身做起,以更好地帶動其他檔案人員,為檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)一步奠定良好的基礎(chǔ)。

        2.2 實現(xiàn)檔案管理制度的優(yōu)化

        伴隨事業(yè)單位的飛速發(fā)展,傳統(tǒng)的制度已經(jīng)不能滿足如今單位的現(xiàn)實需求。對于這個問題,應(yīng)不斷創(chuàng)新單位的檔案管理制度,按照單位的具體情況,將檔案信息情況充分結(jié)合起來,創(chuàng)建愈發(fā)完整、有效的檔案管理制度,進(jìn)而保障單位檔案管理工作的綜合成效。此外,還應(yīng)強化單位檔案制度的執(zhí)行力,使檔案管理制度可以對管理者的工作進(jìn)行有效約束[5]。單位能夠把管理制度以及激勵機制充分整合起來,不斷細(xì)化檔案管理制度,并且導(dǎo)入崗位責(zé)任制,對每個工作崗位的具體職責(zé)進(jìn)行深入劃分,每個年度以及季度對檔案管理者有效實施考核工作,對于優(yōu)秀的檔案管理者,能夠提供一定的精神獎勵以及物質(zhì)獎勵;相反,對于表現(xiàn)不佳的人員,單位應(yīng)重點探究此員工工作效率不高的具體原因,并且通過開展一對一的教育活動,使這名員工的工作能力獲得提升,以保證單位檔案管理的工作品質(zhì)。

        2.3 實現(xiàn)檔案管理人才的培養(yǎng)

        事業(yè)單位的改革成功,與檔案管理者的專業(yè)能力以及整體素質(zhì)息息相關(guān)。現(xiàn)如今,事業(yè)單位唯有充分提升檔案管理的實用性、可靠性以及安全性,才可以在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟。在現(xiàn)代化的背景下,唯有專業(yè)素質(zhì)扎實以及專業(yè)能力超強的全面型人才,才可以更好地適應(yīng)如今的檔案管理工作[6]。所以在未來的發(fā)展中,要主動引入檔案管理方面的專業(yè)人才,并且鼓勵員工強化學(xué)習(xí),持續(xù)汲取全新的知識以及技能,跟上時代發(fā)展的步伐。還要對檔案管理者開展定期培訓(xùn),使檔案管理者的整體素質(zhì)以及專業(yè)能力獲得提升,培養(yǎng)一批高素質(zhì)的專業(yè)人才,同時對檔案管理對應(yīng)的硬件配備進(jìn)行有效完善,充分確保軟硬件的齊全,以此更好地順應(yīng)如今檔案管理工作的相關(guān)需求。

        2.4 實現(xiàn)信息化平臺的創(chuàng)建

        以前的事業(yè)單位檔案大部分是紙質(zhì)媒介,紙質(zhì)檔案在管理過程中存在大量漏洞,其檔案共享、檢索、利用以及保存等工作很繁瑣,于是,單位應(yīng)該創(chuàng)建檔案管理的信息化平臺,借助于這個平臺對電子檔案進(jìn)行深入、有效管理。電子檔案擁有一系列優(yōu)勢,如檢索速度快以及存儲便利,特別是檔案的傳輸以及共享功能進(jìn)一步提高了單位檔案管理工作的綜合效率,確保單位檔案信息管理綜合水平的不斷提升。在現(xiàn)實工作中,單位需要充分了解檔案管理的具體情況,并且按照單位的相關(guān)需求進(jìn)一步創(chuàng)建對應(yīng)的檔案管理信息化平臺。單位應(yīng)該深入開發(fā)檔案管理的系統(tǒng)平臺,對信息化管理系統(tǒng)的相關(guān)功能模塊進(jìn)行優(yōu)化?,F(xiàn)如今,檔案信息管理平臺涵蓋三個部分,即數(shù)據(jù)庫、后臺以及前端,其中,數(shù)據(jù)庫作為保存檔案信息的基本單元,需選取穩(wěn)定性較高的數(shù)據(jù)庫,按照事業(yè)單位的檔案數(shù)量進(jìn)一步選擇對應(yīng)的容量;后臺作為檔案管理信息化平臺的數(shù)據(jù)處理部分,在建設(shè)的時候需充分完善后臺的邏輯運算,進(jìn)而很好地提高平臺的響應(yīng)速度,使檔案管理者的工作效率獲得提升;前端是管理者的操作界面,此界面應(yīng)該與單位的網(wǎng)站設(shè)計思想保持相同,把各種檔案分類設(shè)置在平臺的前端。

        3 結(jié)語

        總而言之,事業(yè)單位檔案的核心作用是記錄單位的重大改革與日?;顒?、有效記載單位的發(fā)展軌跡。對此,檔案管理者需要充分了解到檔案管理工作的核心意義,創(chuàng)建現(xiàn)代化的管理思想,適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公環(huán)境,加強檔案的預(yù)測作用,將檔案管理工作的重要價值充分呈現(xiàn)出來。

        參考文獻(xiàn)

        [1]付華.科技驅(qū)動發(fā)展——檔案科技助推檔案管理現(xiàn)代化[J].檔案學(xué)通訊,2018,000(006):9-14.

        [2]胡桂清.淺析實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件[J].中外企業(yè)家,2018,623(33):133.

        [3]王健.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施[J].參花,2017,000(012):105-105.

        [4]趙巖.大力推進(jìn)人口和計劃生育檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程[J].中國經(jīng)貿(mào),2017,000(004):55.

        [5]樊百祥.關(guān)于醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2018,000(015):199-200.

        [6]劉影.淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高[J].卷宗,2017,000(003):14-14.

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