李陽

摘 要：分析現(xiàn)有問題的文件和檔案管理，包括文件管理和文件之間的聯(lián)系、管理和人事問題的文件和文件夾，并提出改進(jìn)措施的文件和檔案管理工作。加強企業(yè)管理人員對于文件和檔案管理，科學(xué)地安排的文件和檔案管理團隊創(chuàng)業(yè)，實現(xiàn)有效連接文件管理和檔案管理工作，并實施標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)文件管理系統(tǒng)等，以實現(xiàn)公司文件和檔案管理等。高質(zhì)量、高效、標(biāo)準(zhǔn)化的開發(fā)。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.043

近年來，我國文書檔案管理工作的總體質(zhì)量呈現(xiàn)持續(xù)下滑趨勢，導(dǎo)致我國部分企業(yè)日常業(yè)務(wù)運作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對我國企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內(nèi)容，提升文書檔案管理工作的有效性，應(yīng)積極針對工作流程開展規(guī)范化、正規(guī)化、模式化調(diào)整，確保文書檔案資料能夠在企業(yè)經(jīng)營運作中發(fā)揮高效、便利、規(guī)范的應(yīng)用價值。分析文書檔案管理中存在的問題，針對具體問題提出有效改進(jìn)對策，以實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)、高效、規(guī)范發(fā)展。

1 文書檔案管理工作存在的問題

1.1 文書管理與檔案管理工作間的銜接問題

文書管理與檔案管理工作既有相似之處，也存在差異。文書管理和檔案管理工作應(yīng)相互支撐，實現(xiàn)兩類管理工作的相互配合、相互協(xié)調(diào)，才能充分發(fā)揮管理制度體系的科學(xué)性和有效性。

實際管理工作中，存在一定的配合問題，這在一定程度上影響了文書管理工作與檔案管理工作的銜接，導(dǎo)致文書管理工作與檔案管理工作之間難以產(chǎn)生關(guān)聯(lián)和互動，使得企業(yè)文書管理工作人員不了解檔案管理工作實質(zhì)，企業(yè)檔案管理工作人員不了解文書管理工作內(nèi)容，影響了企業(yè)文書管理工作和檔案管理工作，管理質(zhì)量水平不高，綜合效率低下。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國很多大型企業(yè)都未做好文書管理工作與檔案管理工作之間的結(jié)合和聯(lián)動，相關(guān)工作實施流程亟待調(diào)整優(yōu)化。

1.2 文書檔案管理工作人員問題

第一，企業(yè)文書檔案管理人員分配不當(dāng)。文書檔案管理工作在企業(yè)日常工作中并不占據(jù)核心地位，所以，難以在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中得到高度重視。文書檔案管理工作中，僅安排和調(diào)配一般管理崗位工作人員完成相關(guān)工作任務(wù)，沒有招聘專業(yè)的文書檔案管理人才，這在一定程度上影響和制約了企業(yè)文書檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性發(fā)展，對企業(yè)的壯大發(fā)展也產(chǎn)生了一定的影響。

第二，企業(yè)文書檔案管理工作人員的招聘和錄用不當(dāng)。受各種因素的影響，我國部分基層企業(yè)組織開展文書檔案管理工作時，在人員招聘過程中出現(xiàn)了問題，無法切實考察招聘對象的專業(yè)能力及綜合素質(zhì)水平，導(dǎo)致企業(yè)的文書檔案管理隊伍在專業(yè)能力和綜合素質(zhì)方面存在一定的不足，影響了企業(yè)文書檔案管理工作的整體質(zhì)量。

第三，文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理工作也發(fā)生了深刻變化，這對企業(yè)文書檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的專業(yè)要求和技術(shù)要求。但是，受多種因素影響，我國部分企業(yè)的文書檔案管理工作人員依然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理操作模式，未能在文書檔案管理工作中合理運用現(xiàn)代計算機設(shè)備和辦公軟件，導(dǎo)致文書檔案管理工作成效不高。

1.3 文書檔案管理工作資金投入不足

現(xiàn)代企業(yè)在開展文書檔案管理工作過程中，未能投入充足的資金支持，使得文書檔案管理工作無法配備數(shù)量充足的專業(yè)人員和專業(yè)設(shè)備，影響了相關(guān)工作的質(zhì)量和效率。

1.4 文書檔案管理工作重視程度不夠

由于文書檔案管理工作不能為企業(yè)創(chuàng)造直觀的經(jīng)濟效益，因此部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理人員不夠重視，未能充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，未能結(jié)合企業(yè)實際開展文書檔案管理工作，沒有為工作人員配備必要的技術(shù)設(shè)備，工作環(huán)境較差，嚴(yán)重影響了我國現(xiàn)代企業(yè)組織文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2 文書檔案管理工作的改進(jìn)對策

2.1 加強企業(yè)管理人員對文書檔案管理工作的重視

采取有效手段提升企業(yè)管理崗位工作人員的地位，加強對文書檔案管理工作的重視程度，明確文書檔案管理工作的重要性。現(xiàn)代企業(yè)管理工作中，文書檔案管理發(fā)揮著重要作用，具有重要的地位和意義，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識該工作的重要性，制訂科學(xué)系統(tǒng)的管理方案，對企業(yè)文書檔案管理人員展開專業(yè)的培訓(xùn)，規(guī)范人才招聘流程，堅持專人專崗，有針對性地科學(xué)合理開展文書檔案管理工作。

2.2 科學(xué)組建企業(yè)文書檔案管理隊伍

我國現(xiàn)代企業(yè)組織在文書檔案管理工作實踐中，應(yīng)積極組建文書檔案管理隊伍，科學(xué)招聘專業(yè)能力良好且綜合素質(zhì)優(yōu)秀的文書檔案管理人員，確保文書檔案管理人員具備現(xiàn)代化的檔案管理操作技能，能夠熟練運用現(xiàn)代化辦公技術(shù)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)信息處理設(shè)備，確保高效開展文書檔案管理工作，使工作流程更加規(guī)范，發(fā)揮企業(yè)各類型文書檔案資料的綜合應(yīng)用價值，為企業(yè)正規(guī)化管理和高速發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

2.3 實現(xiàn)文書管理工作與檔案管理工作的有效銜接

要解決企業(yè)文書檔案管理工作質(zhì)量不高和效率低下的問題，首先應(yīng)重視文書管理和檔案管理工作的對接和銜接。目前，企業(yè)的文書管理部門和檔案管理部門大多獨立發(fā)展，應(yīng)將二者合并為文書檔案管理職能部門，發(fā)揮文書檔案管理工作的綜合價值和聯(lián)動優(yōu)勢，優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理工作，提升工作效率。

2.4 實施規(guī)范化的企業(yè)檔案文書管理制度

現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)結(jié)合檔案文書管理工作實踐，針對具體問題，制定科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理制度，確保相關(guān)工作在開展過程中，能夠取得良好的效果，為企業(yè)發(fā)展帶來積極推動作用。

3 結(jié)語

文件檔案管理是中國企業(yè)和機構(gòu)日常經(jīng)營和業(yè)務(wù)管理的重要組成部分。為了解決文件和文件管理方面的問題，我們提出了改進(jìn)文件和文件管理的措施。制定和實施適當(dāng)?shù)膽?zhàn)略，調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)文件和記錄的管理，使企業(yè)文件和記錄的使用效益和價值最大化。

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