陳長燕?陳炳藝

摘 要：在當下很多單位的檔案數(shù)目增多，管理難度大幅度提升。因此，實行數(shù)字化檔案管理手段，對于提高檔案管理效率，促進單位內(nèi)部的穩(wěn)定發(fā)展具有很多積極意義，因此在工作中對館藏紙質(zhì)檔案進行整理和鑒定，制定出適合本單位的檔案數(shù)字化實施方案;加強實施過程中每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，有助于安全、穩(wěn)步推進館藏檔案數(shù)字化工作。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;數(shù)字化;過程管控

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.037

1 前言

由于歷史的原因，本單位當前館藏檔案的載體類型主要為紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案在長期的保管和使用的過程中，會出現(xiàn)泛黃脆化、破裂、字跡褪色等各種損傷，無法再生。隨著現(xiàn)代科技日新月異的發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理的大趨勢。國家電網(wǎng)公司檔案工作“十三五”規(guī)劃中，明確提出要加快各類檔案數(shù)字化進程。本次存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化的目的是有效地保護原件，提高檔案的利用效率，讓企業(yè)內(nèi)部檔案利用者通過企業(yè)網(wǎng)方便地查詢和閱覽各類檔案信息，提升館藏檔案業(yè)務(wù)管理水平。

2 館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化開展的必要性

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐逐漸加快，這對于進一步加快館藏的整體發(fā)展有著十分關(guān)鍵的作用。其主要價值主要體現(xiàn)在以下幾個層面：

1）有助于大幅度提高檔案管理效率。近幾年來，館藏的工作量逐漸增大，其中涉及的各種檔案資料也發(fā)生了很大的改變，資料內(nèi)容相比于之前的更加寬泛，這無疑會給檔案管理工作帶來很大的困擾。然而，采用數(shù)字化檔案管控就會在一定程度上解決這種問題。館藏中各個部門可以借助數(shù)字化技術(shù)將檔案信息進行保存，便于今后的查找，從而大大簡化工作的流程，提高尋找的精準度。同時，還會大大節(jié)省人力和物力，促進檔案管理工作的開展。2）有助于實現(xiàn)信息共享。每個單位都會分為不同的部門，在各個部門中都有獨自的檔案信息。但是工作期間，部門之間的信息需要進行共享，相互利用。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，由于不同部門檔案管理方法不同，造成信息查找極為不便。而信息化管理模式可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺對信息進行共享，通過對檔案錄入制定統(tǒng)一要求，任何部門在需要資料時可以通過一臺電腦就可以調(diào)取，這樣為不同部門工作帶來極大便利。

3 數(shù)字化前準備工作

1）數(shù)字化場所的確定及軟、硬件的提供。加工場地選擇要考慮安全性和便利性。本單位檔案庫房隔壁就是檔案技術(shù)用房，里面有空調(diào)、滅火器、監(jiān)控等設(shè)備，十分安全和便利，同時對檔案日常工作影響小，符合數(shù)字化加工場地要求。配備了數(shù)字化所需的硬件設(shè)施，包括計算機、免拆卷掃描儀、平板等平板掃描儀等。軟件是企業(yè)網(wǎng)內(nèi)的國家電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)。2）查閱最新的館藏檔案數(shù)字化工作的標準、規(guī)則和方法，制定詳細的館藏檔案數(shù)字化方案，確保數(shù)字化加工的標準統(tǒng)一，規(guī)范操作環(huán)節(jié)和技術(shù)參數(shù)及指標。3）館藏檔案數(shù)字化是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要相當?shù)娜肆?、物力和技術(shù)支撐。將館藏存量檔案100%數(shù)字化不現(xiàn)實。本次數(shù)字化工作目標建立涵蓋100%存量檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，其中重要非涉密存量檔案掃描形成電子原件，掛接到數(shù)據(jù)庫。

4 館藏檔案數(shù)字化實施過程及管控

1）目錄數(shù)據(jù)庫的建立及掃描范圍的確定。按文書、生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備、合同、會計、招標等門類對館藏紙質(zhì)檔案進行整理，依據(jù)整理規(guī)范要求，每卷/件檔案錄入全宗號、分類號、檔號、題名、責任者、形成時間、保管期限、歸檔日期、主題詞、提要等要素到國家電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)，建立館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫。初步建好館藏紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫后，再根據(jù)本單位紙質(zhì)檔案的珍貴程度、利用率情況以及是否涉密，確定紙質(zhì)檔案的掃描及掛接電子原文的范圍。在此過程中發(fā)現(xiàn)的檔案遺留的問題，如頁碼錯編、漏編、裝訂順序顛倒、著錄錯誤、檔案破損等問題一并解決，同步完成館藏檔案的實體清點校對工作。2）紙質(zhì)檔案掃描主要技術(shù)指標。掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、命名規(guī)則等，是檔案掃描的主要技術(shù)指標。本單位選用免拆卷掃描儀、平板掃描儀，掃描分辨率設(shè)置為300dpi，對紙質(zhì)檔案進行掃描。文件采用雙層PDF格式保存，一件保存為一個文檔，每份文檔按檔號命名。對不規(guī)則的文檔進行特殊處理，如大幅面圖紙采用拼接技術(shù)處理，對容易損壞的珍貴資料進行平板掃描等，根據(jù)原始檔案載體的性質(zhì)，以彩色掃描為主，對原件清晰度差的，個別采用灰度掃描。掃描出來的圖片能夠如實地反映原檔案頁面的全部信息，不允許掃描出來的圖像有信息殘缺、遺漏。3）圖像處理及質(zhì)檢。進行圖像問題數(shù)據(jù)處理，主要包括糾偏、去污、OCR識別和雙層PDF等技術(shù)處理，處理質(zhì)量要求以視覺清晰為準，頁面完整。對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不覺偏斜為準。對圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理，處理過程中應(yīng)遵循不影響檔案原貌的原則。圖像質(zhì)量檢查主要是對處理過的圖片對照原檔案進行全檢，以發(fā)現(xiàn)前兩個工序（掃描和圖像處理）存在的漏掃、多掃、命名等問題，標記并重新處理。4）數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)庫中文件條目信息和數(shù)字化檔案成品文件整理完成后，要對數(shù)字化檔案成品文件進行掛接，通過掛接技術(shù)將數(shù)字化檔案成品掛接到檔案系統(tǒng)各門類檔案對應(yīng)的文件條目中，實現(xiàn)數(shù)字化文件條目與數(shù)字化檔案成品電子文件一一對應(yīng)。

5 數(shù)字化質(zhì)量控制與成果驗收

數(shù)字化質(zhì)量控制內(nèi)容包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接和數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件的完整性和規(guī)范性。本單位檔案部門成立了專門的質(zhì)檢小組，質(zhì)檢工作貫穿于數(shù)字化加工的全過程：對每天的掃描工作進行自檢;每個門類檔案數(shù)字化加工完成后進行階段性檢驗;所有門類紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工完成后，采用計算機自動檢驗和人工檢驗相結(jié)合的方式對數(shù)字化成果進行驗收。計算機能自檢的項目100%采用計算機自檢，無法用計算機自檢的項目進行人工抽檢，抽檢比率為10%。檢驗中發(fā)現(xiàn)的問題立即標注整改，重新進行驗收。驗收合格后，存儲離線備份的硬盤同時移交。

6 數(shù)字化加工安全保密情況

數(shù)字化的安全保密必須嚴格按照《國家電網(wǎng)有限公司保密工作管理辦法》和檔案數(shù)字化加工相應(yīng)規(guī)范。結(jié)合檔案數(shù)字化工藝流程和本單位的實際情況，梳理出實施過程中可能發(fā)生的保密風險項，并根據(jù)風險評估制定安全保密措施。本單位數(shù)字化加工現(xiàn)場配備覆蓋全場的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實施全程監(jiān)控，工作區(qū)域采用內(nèi)部局域網(wǎng)傳輸交換數(shù)據(jù)，不存在對外出口，實體檔案或移動存儲介質(zhì)不得帶離工作區(qū)域，確保檔案數(shù)字化工作和保密工作協(xié)調(diào)共進。

7 結(jié)束語

館藏存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，從檔案實體的出庫到最后的還原入庫，中間經(jīng)過目錄錄入、拆卷、掃描、數(shù)據(jù)處理、備份等工序，各道工序環(huán)環(huán)相扣，同時涉及諸多的規(guī)章制度，是一項非常艱巨且龐雜的工程。在檔案數(shù)字化工作的推進過程中，逐步掌握了數(shù)字化加工流程、技術(shù)和方法及規(guī)范，不斷提高數(shù)字化效率，確保檔案數(shù)字化工作目標保質(zhì)、保量完成，提高了本單位檔案工作服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

參考文獻

[1]朱寶鈞.高校檔案館館藏檔案數(shù)字化解決方案及選擇[J].開封教育學(xué)院學(xué)報，2008，28（1）：117-118.

[2]俞嵐.紀念館館藏檔案數(shù)字化工作初探[J].浙江檔案，2014，8（8）：64.

[3]劉靜.高校館藏檔案數(shù)字化工作重點分析[J].智庫時代，2019（45）：21.