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        民政局檔案管理的重要性及有效措施

        2020-12-06 10:45:54成柏珍
        卷宗 2020年26期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        成柏珍

        摘 要:在民政局各部門的運(yùn)作中,檔案管理是重要組成部分之一,會對有序開展民政工作產(chǎn)生重要影響,需要檔案工作者充分認(rèn)識到檔案管理的重要性,通過完善檔案管理制度、引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、更新檔案利用方法的措施有效落實(shí)民政局檔案管理工作。

        關(guān)鍵詞:民政局;民政檔案;檔案管理

        DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.033

        在現(xiàn)代化社會的建設(shè)與發(fā)展中,各企事業(yè)單位之間的競爭逐漸傾向于人才競爭,專業(yè)能力越強(qiáng)、綜合素質(zhì)越高的人的生存與發(fā)展空間越好。對民政局而言,其檔案管理不僅涉及人們的本職能力、婚姻狀況、工作作風(fēng)、思想品德、所獲業(yè)績等,還和人的隱私信息有關(guān),由專業(yè)化檔案人才管理民政檔案是非常有必要的,只有如此才能發(fā)揮檔案管理的重要價值,進(jìn)而為民政局發(fā)揮自身職能作用提供保障。

        1 民政局檔案管理的重要性

        民政檔案指的是民政局在開展民政業(yè)務(wù)的過程中形成的具備保存價值的文字和圖表、影像等記錄,在國家檔案體系中占據(jù)重要地

        位[1]。民政局承擔(dān)著婚姻登記、收養(yǎng)管理、救災(zāi)救濟(jì)等重要工作職責(zé),這決定了民政檔案管理和民生工作息息相關(guān),除了財(cái)務(wù)、人事、文書、基建等部門的共有檔案,還包含自身獨(dú)有的婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、低保檔案、殯葬檔案、勘界檔案、地名檔案等,和其他領(lǐng)域的檔案相比擁有門類多、數(shù)量大等特征,只有切實(shí)做好民政檔案管理工作,加快其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化、信息化建設(shè),才能在民政局的運(yùn)作和發(fā)展中起到應(yīng)有作用。換言之,民政檔案是對民政局發(fā)展歷程的真實(shí)記錄,從內(nèi)部看有助于民政局理清現(xiàn)狀,找準(zhǔn)未來發(fā)展方向;從外部看有助于讓人們有機(jī)會對民政局工作形成更客觀的、更全面的了解,使相關(guān)部門更公平、公正地評判民政局的工作。由此可見,民政局檔案管理至關(guān)重要。

        2 民政局檔案管理的有效措施

        2.1 完善檔案管理制度,做好檔案基礎(chǔ)工作

        制度是順利開展民政局檔案管理工作的基本保障,是提高民政局檔案管理效率的現(xiàn)實(shí)需求,檔案工作者要結(jié)合實(shí)際情況,根據(jù)國家檔案局和民政部的相關(guān)規(guī)定制定民政檔案管理工作實(shí)施細(xì)則。同時加強(qiáng)對檔案管理制度的學(xué)習(xí),熟練掌握檔案的收集、歸檔、鑒定、復(fù)核、借閱、利用等制度,在工作中嚴(yán)格執(zhí)行,提高檔案管理專業(yè)素養(yǎng)[2]。例如定期組織檔案工作者學(xué)習(xí)檔案法規(guī)、檔案管理業(yè)務(wù)性文件,對民政檔案管理中存在的問題加以分析,去先進(jìn)單位或者相關(guān)展覽會進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí),交流檔案管理情況,從中汲取經(jīng)驗(yàn),進(jìn)一步明確民政局各門類檔案的歸檔范圍、保管期限等。

        民政局更要將檔案管理納入人員業(yè)務(wù)考核范疇,進(jìn)行同部署和同落實(shí)、同獎懲,將檔案工作開展情況和檔案工作者的待遇、晉升等掛鉤,使其調(diào)動主動性與積極性。因?yàn)槊裾值墓ぷ髑ь^萬緒,例如低保、救災(zāi)救濟(jì)等工作均要先入戶調(diào)查,在分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、入農(nóng)戶等走訪中形成最初的資料,這些資料十分重要,必須實(shí)事求是記錄好。而且民政局有大部分業(yè)務(wù)都要面向社會,接受公眾監(jiān)督,在記錄好最初的資料以后還涉及監(jiān)督通報(bào)之后的調(diào)整整改材料,這些手工檔案都屬于寶貴的第一手資料,要及時收集、整理和分類,根據(jù)檔案管理制度補(bǔ)充好必要的卷宗號以及年度、目錄號等,保證基礎(chǔ)工作萬無一失,體現(xiàn)民政檔案的完整性。

        2.2 引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),規(guī)范檔案微機(jī)管理

        如上所述,民政局工作的特征決定著民政系統(tǒng)之中有大量檔案資料都是有關(guān)入戶調(diào)查和走訪的第一手資料,應(yīng)組織專業(yè)檔案工作者將其及時錄入微機(jī)進(jìn)行信息化管理,這是非常關(guān)鍵的。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時代,民政系統(tǒng)檔案程序可以很好地滿足民政檔案管理要求,在形成電子文件的同時發(fā)揮檔案管理功能,做到文檔一體化管理。為保證民政檔案的準(zhǔn)確快速錄入,減少重復(fù)勞動,避免數(shù)據(jù)信息在轉(zhuǎn)換過程中出錯,民政局專門配備了檔案管理軟件,在日常使用中要注意管理和維護(hù),提高民政檔案檢索效率,確??梢钥焖俨榈剿铏n案信息。在這一過程中還要促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的完善,以實(shí)現(xiàn)民政局檔案信息管理為主要目標(biāo),保證用戶進(jìn)入系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的申請、進(jìn)出庫、管理等功能,形成一套操作簡便、實(shí)用性強(qiáng)、功能強(qiáng)大的民政局檔案管理系統(tǒng),涵蓋基礎(chǔ)信息管理、系統(tǒng)管理等功能模塊,通過計(jì)算機(jī)對檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行嚴(yán)密的、可靠的處理。

        另外,要注意調(diào)整民政局檔案工作者的工作強(qiáng)度,根據(jù)民政局各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理需求提供功能較好的擴(kuò)充接口。例如推動網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在民政檔案的收集、歸檔和保管等環(huán)節(jié)的應(yīng)用,打通各級檔案管理的信息溝通渠道,構(gòu)建民政檔案數(shù)據(jù)庫,要求民政局各部門及時向數(shù)據(jù)庫上傳收集、整理之后的檔案信息,形成信息共享機(jī)制;定期更新檔案數(shù)據(jù)庫的信息,建設(shè)完善的民政檔案信息公開和查詢平臺,尤其是要堅(jiān)持雙軌制的落實(shí),通過特殊紙質(zhì)文檔和電子文檔雙保存機(jī)制提升民政局檔案的安全性。

        2.3 更新工作思路方法,加強(qiáng)檔案開發(fā)利用

        管理檔案的終極目的是利用,民政局也不例外。為了更及時有效地提供民政檔案利用服務(wù),民政局檔案工作者要更新檔案工作思路和方法,加大檔案編研力度,編制文書、設(shè)備、會計(jì)、榮譽(yù)等門類的檔案案卷目錄和文號檔號對照表、全引目錄、目錄卡片等,提供檔案利用便利;結(jié)合民政局工作需求編制《大事記匯編》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《全宗介紹》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》、《民政檔案利用效果實(shí)例匯編》等參考材料。如今微機(jī)輔助民政局檔案管理已經(jīng)是重要的現(xiàn)代化發(fā)展內(nèi)容,民政局在很早之前就開始用微機(jī)存儲檔案,通過文檔一體化管理建立大民政信息平臺[3]。例如民政局組建由辦公室主任負(fù)責(zé)、由檔案工作者組成的民政檔案管理網(wǎng)絡(luò),為順利開發(fā)利用民政檔案提供組織保障。

        同時采取使用、培養(yǎng)結(jié)合的方法持續(xù)提升檔案工作者的服務(wù)意識,開展檔案管理月實(shí)踐活動,在每一個工作環(huán)節(jié)深化檔案管理,按照民政局的文化與環(huán)境等特征編研特色檔案。即檔案工作者要從利民的角度著手,從改善民生出發(fā),根據(jù)人民群眾最關(guān)心的問題編研民政檔案,包括婚姻登記、城鄉(xiāng)居民低保工作等原始檔案,通過科學(xué)有效的開發(fā)和編研提高大眾對這類民政檔案的利用。例如按照社會現(xiàn)實(shí)需求,開設(shè)地名檔案對外咨詢業(yè)務(wù)和查詢業(yè)務(wù),編輯對應(yīng)的地名工具書和檢索資料等。對于婚姻登記檔案則根據(jù)婚姻登記制度為相關(guān)人員提供利用服務(wù),分析其借閱利用的登記情況、實(shí)際效果等,向社會公開婚姻登記的條件和程序、收費(fèi)依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)承諾、咨詢電話以及監(jiān)督電話等,接受大眾監(jiān)督。也可以加強(qiáng)社區(qū)建設(shè)檔案工作的落實(shí),建立完善的社區(qū)檔案開發(fā)利用機(jī)制,促使社區(qū)順利開展各項(xiàng)社會事務(wù),全面提升民政檔案服務(wù)水平,夯實(shí)構(gòu)建和諧社會的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        3 結(jié)語

        在21世紀(jì),民政局是完善建立社會保障體系的重要部分,關(guān)系著國計(jì)民生,和千千萬萬人民群眾的切身利益有密切聯(lián)系,民政檔案作為民政局開展各項(xiàng)工作的重要?dú)v史記錄,是反映人民群眾衣食住行等情況的第一手資料,檔案工作者在實(shí)際工作中要結(jié)合民政局現(xiàn)實(shí)情況做好檔案管理基礎(chǔ)工作,在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支撐下加快檔案管理的改革和創(chuàng)新,使檔案信息發(fā)揮更大的價值,不斷提升民政檔案管理質(zhì)量,為民政局開展工作貢獻(xiàn)更大的力量。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孟冬.加強(qiáng)基層民政檔案管理工作與措施[J].蘭臺內(nèi)外,2019(36):37.

        [2]李雪梅.關(guān)于民政局檔案規(guī)范化管理的要點(diǎn)分析[J].中外企業(yè)家,2020(10):133-134.

        [3]張榕.新時期民政局檔案管理工作質(zhì)量提升的策略探討[J].東西南北,2019(09):228.

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