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        辦公室文書檔案收集與管理創(chuàng)新路徑略談

        2020-12-06 10:45:54韓莉
        卷宗 2020年26期
        關鍵詞:檔案收集困境重要性

        韓莉

        摘 要:辦公室文書檔案收集與管理工作是企業(yè)管理的構成因素,在企業(yè)經營管理活動中發(fā)揮著重要作用,辦公室作為企業(yè)運營的樞紐,其文書檔案管理效率影響著企業(yè)生存發(fā)展。辦公室文檔收集與管理是一項繁雜的工作,檔案價值開發(fā)事關企業(yè)命運。針對辦公室文書檔案收集與管理的重要性,本文分析辦公室文書檔案收集與管理困境基礎上,提出來管理創(chuàng)新方案。

        關鍵詞:檔案收集;管理;重要性;困境;創(chuàng)新

        DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.010

        在世界經濟一體化趨勢中,企業(yè)面臨著新的機遇和挑戰(zhàn),辦公室文書檔案管理工作作為企業(yè)經營發(fā)展的重要參考依據,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供了堅實保障。辦公室文書檔案收集、整理在企業(yè)管理中作用顯著,文書檔案記載了企業(yè)重大事項、發(fā)展歷程,能夠展現(xiàn)企業(yè)特征與發(fā)展現(xiàn)狀,當然,文書檔案收集與管理科學與否決定檔案使用效率,影響企業(yè)發(fā)展結果,所以,實現(xiàn)辦公室文書檔案收集與管理創(chuàng)新尤為重要。

        1 辦公室文書檔案收集與管理的內容及重要性

        1.1 內容

        辦公室文書檔案主要以記錄企業(yè)生產經營、組織活動等內容為主,是企業(yè)組織管理的一部分,檔案收集與管理屬于辦公室工作的基礎內容,記載內容包括事件、項目起因、過程、結果、問題等因素,這些信息能夠為企業(yè)決策提供參考依據,是企業(yè)日常經營管理活動中不可獲取的一部分,例如項目審批表、會議記錄等。檔案收集就是針對特點內容通過各種途徑收集對應的數據信息,構建完整、全面、真實的信息數據檔案體系,滿足管理需求,簡單而言,檔案管理是對檔案整個收集、整理、歸類、存儲、使用等進行管理的一種行為活動。

        1.2 重要性

        辦公室是企業(yè)重要職能部門,為企業(yè)日常經營管理活動提供服務,其功能隨著社會發(fā)展不斷豐富,辦公室檔案見證著企業(yè)的起步、發(fā)展、演變,在功能增多的同時,必須要創(chuàng)新檔案管理模式,以實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化。辦公室文書檔案收集與管理對企業(yè)發(fā)展尤為重要,具體表現(xiàn)在這幾方面:首先,文書檔案收集與整理工作是企業(yè)相關工作開展的前提和基礎。在企業(yè)經營管理活動中,部分工作是需要進行材料收集的,在收集整理之后,企業(yè)會根據文檔資料開展對應的工作,由此可見,文書檔案收集、整理對企業(yè)發(fā)展意義深遠;其次,在企業(yè)發(fā)展過程中,文書檔案管理工作是同步開展的,能夠對企業(yè)重要事件、重大項目進行匯總記錄,這些會成為企業(yè)文化的組成部分,對完善企業(yè)內部管理機制,豐富企業(yè)內涵具有深遠意義;再次,辦公室文書檔案管理能夠實現(xiàn)數據信息的有效匯總,為企業(yè)提供發(fā)展所需的數據信息,高效的數據整理能夠提升企業(yè)管理效率,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供基礎保障。

        2 辦公室文書檔案收集與管理面臨的困境

        科學技術快速發(fā)展,推動了企業(yè)現(xiàn)代化進程,在此背景下,辦公室文書檔案管理面臨則新的挑戰(zhàn)和機遇,在其變革過程中所面臨的困境主要包括以下幾個方面。

        2.1 檔案管理理念滯后

        在網絡信息化時代,辦公室文書檔案管理逐漸向智能化、信息化演變,但是在變革過程中,管理理念相對滯后,難以滿足現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展需求。在研究中發(fā)現(xiàn),辦公室檔案管理中主要采取傳統(tǒng)管理模式,在文件歸檔方面,依然以人工歸檔為主,且歸檔工作在當日結束前開展,這就導致檔案信息數據難以及時更顯,需求者無法獲得及時、完整的文檔資料。雖然,文書檔案管理方法多樣,比如分類收集發(fā)、間隔時間管理法等,但這些方法依然存在缺陷,難以根除檔案管理問題。

        2.2 檔案管理成本高

        大數據時代,企業(yè)業(yè)務活動快速增加,各種數據信息大量出現(xiàn),這在一定程度上加劇了企業(yè)信息收集與管理的難度。目前,多數企業(yè)已經實現(xiàn)了檔案管理的信息化建設,能夠利用信息技術實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、存儲,但是,這些并不能滿足檔案管理要求,畢竟檔案管理的目的是更好發(fā)揮檔案管理信息的價值,而企業(yè)并未針對其價值挖掘進行改革,而且簡單的對數據存儲量、管理團隊等進行拓展,這就導致儲存內容日益增多,儲存信息價值性不斷降低,檔案管理質量、效率較低,檔案管理成本的大幅提升,增加了企業(yè)日常管理負擔。

        2.3 檔案收集管理機制不健全

        在企業(yè)快速發(fā)展過程中,對應的檔案管理工作并未隨之創(chuàng)新,原有檔案收集管理機制無法適應信息化檔案管理發(fā)展需求。首先,在檔案收集機制方面,依然沿用傳統(tǒng)收集機制,沒有結合信息化檔案管理特征實現(xiàn)文書檔案管理機制的優(yōu)化,例如,在信息化收集流程、檔案安全管理方面缺乏對應的流程和管理制度;其次,在文書檔案管理方面,沒有實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質檔案管理與電子化信息檔案管理機制的銜接統(tǒng)一,依然以紙質檔案管理模式作為管理的依據,這就導致在電子檔案管理中遇到諸多問題,難以依靠現(xiàn)有管理制度予以解決,加劇了管理矛盾,降低了管理效率。

        2.4 缺乏高素質檔案收集與管理人才

        在激烈的市場競爭中,人才是企業(yè)發(fā)展的根本,只有具備高素質的人才,才能提升企業(yè)綜合實力,讓企業(yè)獲得持續(xù)發(fā)展的動力源泉。辦公室文書檔案管理同樣需要大量高素質的人才,所以人才培養(yǎng)尤為重要。但就目前而言,企業(yè)辦公室文書檔案收集與管理工作總存在人員匱乏,人才不足等諸多問題。首先,現(xiàn)代化管理人才欠缺。在企業(yè)信息化推進當中,文書檔案信息化建設力度不斷深化,檔案收集與管理已經從傳統(tǒng)紙質檔案逐漸向信息化數據化檔案管理模式演變,在此過程中,原有紙質檔案管理人員就需要進行自我素質提升,通過不斷學習掌握信息化操作技能,而現(xiàn)實當中,這些人員年齡偏大,信息技術接受能力弱,所以很難滿足信息化發(fā)展需求。其次,培訓機制滯后,培訓模式單一。在檔案收集與管理方面,企業(yè)沒有制定科學、完整、系統(tǒng)的培訓機制,在人員培訓當中過于簡單、隨意,缺乏針對性,培訓結果難以達到預期效果,造成培訓資源極大浪費;同時,在培訓當中,缺乏創(chuàng)新性,多數企業(yè)長期采用單一的培訓模式,造成培訓人員缺乏積極性。

        3 辦公室文書檔案收集與管理的創(chuàng)新路徑

        3.1 深化管理模式,創(chuàng)新管理理念

        在互聯(lián)網信息時代,必須要緊跟時代發(fā)展需求,在辦公室文書檔案收集與管理方面,不斷深化管理模式,創(chuàng)新管理理念,讓檔案管理與企業(yè)發(fā)展銜接統(tǒng)一。首先,增強管理人員重視度,不斷引進新的檔案管理理念,轉變傳統(tǒng)檔案管理思路,例如,高層管理通過學習交流,掌握信息化檔案管理思路,并將其運用到企業(yè)辦公室文書檔案管理體系當中,實現(xiàn)檔案管理思路的深化。其次,引進創(chuàng)新人才,推動檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展。辦公室文書檔案管理工作相對單一,多數企業(yè)在人員安排方面較為固定,盡管在一定程度上提高了專職人員的工作效率和專業(yè)性,但卻導致管理人員思路僵化、模式單一,這對企業(yè)長期文書檔案收集管理工作發(fā)展是較為不利的,對此,可以通過高素質人才的引進來為檔案管理部門注入新血液,增強檔案管理部門的活力,通過新理念、新思維的融入實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。

        3.2 完善管理機制,提升管理效率

        在辦公室文書檔案管理工作中,必須要不斷優(yōu)化檔案管理機制,優(yōu)化流程,只有如此才能夠實現(xiàn)管理效率的快速提升。在管理機制完善當中,可以從這幾方面入手:首先,構建完善的檔案搜集機制,目前檔案收集主要有兩種途徑,一種是傳統(tǒng)紙質檔案搜集途徑,另一種是新型數據化檔案搜集模式。對于第一種途徑,原有收集流程相對完善,只需要在原有流程上納入對應的紙質檔案電子化操作規(guī)范即可;對于第二種途徑,多數企業(yè)并未建立完整的信息化檔案收集管理流程,因此,需要重點完善這方面的管理機制,例如,規(guī)范信息搜集流程、智能信息操作規(guī)范、檔案數據安全管理機制、信息檢索查閱機制等。只有構建健全、完善的信息化收集、管理機制,才可以實現(xiàn)管理效率的全面提升。

        3.3 挖掘檔案信息價值,降低檔案管理成本

        辦公室文書檔案管理的根本目的是最大限度的發(fā)揮檔案價值,為企業(yè)提供所需數據信息,實現(xiàn)企業(yè)價值的最大化。因此,在管理當中,必須要注重價值性數據信息的挖掘,有效降低檔案管理成本。首先,針對海量數據信息,必須要做好數據的篩選工作,明確數據篩選標準,最大限度確保價值信息的錄入;其次,建立檔案淘汰機制,任何數據信息都有一定的時效性當其超過一定期限時,其重要性、價值性都會相應的縮減,甚至一些原本具有價值的信息也會喪失其原有價值,例如,企業(yè)部分項目在競標前非常保密,數據信息價值性高,但是當競標結束或者工程項目完成后,部分信息就不具有價值性,甚至是公眾所知曉的。對于這種情況,就可以通過信息淘汰機制將其從檔案管理當中予以剔除或者封存?zhèn)溆?。再次,?yōu)化操作流程,降低管理成本。數據信息的搜集與整理需要耗費一定的人力、物力、財力,高成本也成為傳統(tǒng)檔案管理的主要弊端,制約了企業(yè)文書檔案管理的可持續(xù)發(fā)展,為此,需要對整個流程予以優(yōu)化,縮減步驟,尤其是要借助智能系統(tǒng)實現(xiàn)初級數據的高效收集,實現(xiàn)管理成本下降。

        3.4 強化培訓力度,創(chuàng)新培訓機制

        企業(yè)經營發(fā)展離不開高素質人才,根據二八定律可知,企業(yè)百分之八十的業(yè)績是由企業(yè)百分之二十的人才創(chuàng)造的,由此可見,人才是企業(yè)發(fā)展的核心,在企業(yè)生存發(fā)展中發(fā)揮著支柱作用,因此,強化培訓力度,創(chuàng)新培訓機制,培育高素質人才團隊至關重要。首先,制定科學合理的培訓機制,將培訓與人員考核機制進行關聯(lián),例如,可以構建培訓獎罰機制,對于培訓成果顯著,進步較大的人員予以獎勵,對培訓沒有成效,或者多次培訓沒有進步的人員提出警告或者處罰。同時。培訓獎勵也可以涉及培訓人員,這樣可以更好激發(fā)培訓人員創(chuàng)新能力和自覺能動性,提升培訓效率;其次,優(yōu)化培訓流程,注重文書檔案收集與管理的培訓結果,通過培訓結果了解員工培訓情況,并對培訓過程進行優(yōu)化,針對培訓當中存在的問題進行及時優(yōu)化,以此實現(xiàn)培訓效率的日益提升;再次,創(chuàng)新培訓模式,豐富培訓內容。辦公室文書檔案收集與管理培訓既要注重理論培訓,又要注重實踐操作。一方面,要加強專業(yè)知識培訓力度,將信息化收集技術、數據處理技術、儲備技術、安全防范技術等納入培訓體系當中,通過培訓實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)素質的全面提升;另一方面,要注重實踐操作,提升培訓人員的動手操作能力,例如,通過檔案收集與管理競賽、知識競答、技能評比、文書檔案收集與管理交流等活動實現(xiàn)檔案管理人員技能的提升。

        4 結語

        網絡信息化時代,信息創(chuàng)造價值,作為企業(yè),在激烈的市場競爭背景下,必須要注重辦公室文書檔案收集與管理工作,通過檔案管理效率的提升挖掘更多價值性信息,讓信息價值轉換為企業(yè)價值,推動企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。針對文書檔案收集與管理當中存在的問題,本文從管理理念創(chuàng)新、培訓力度強化、管理機制優(yōu)化、管理成本降低等方面制定了優(yōu)化策略,希望能夠實現(xiàn)企業(yè)檔案管理水平的提升。

        參考文獻

        [1]林炳賢.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析[J].管理研究,2019(03):29-31.

        [2]張銳.淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作[J].科學管理,2020(01):27-29.

        [3]黃黎明.談文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理[J].才智,2018(09):132-134.

        [4]張會玲.辦公室文書如何開展檔案收集與歸檔工作[J].檔案工作,2019(12):128-129.

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