文·郭占元
(作者單位:威海市文登公路事業(yè)發(fā)展中心)
在電子信息技術(Electronic Information Technology)日益發(fā)展的今天,電子檔案應用而生,成為人們不可或缺的一項保存記錄的方式。電子檔案的優(yōu)勢不言而喻,但是傳統(tǒng)紙質檔案也有著不可替代的作用,所以今天的人們更習慣于將二者結合使用,既發(fā)揮了電子檔案在存儲、管理上的優(yōu)勢,又不丟失傳統(tǒng)檔案的不可替代作用。未來一段時間,傳統(tǒng)紙質檔案和電子檔案一定會相互存在、協(xié)同使用,讓檔案管理事業(yè)更加方便快捷。
電子檔案是利用計算機和傳輸技術成立的電子信息。在存儲過程中,因為計算機的能力,可以將信息存儲為文字、圖片、音頻、視頻等多種形式。這種可以多元化存儲內(nèi)容的優(yōu)勢,是傳統(tǒng)紙質檔案所不具備的。并且隨著計算機技術的發(fā)展,存儲載體也得到了很大的提升。在信息存儲時,僅一個小小的存儲器(比如優(yōu)盤、硬盤、光盤等),就可以存儲下傳統(tǒng)紙質檔案成堆的內(nèi)容。在這一優(yōu)勢上, 也是傳統(tǒng)紙質檔案所不具備的。因此電子檔案存儲內(nèi)容更加多元化,存儲空間成百上千倍地提升。
首先,電子檔案可以復制,可以多個不同地域同時查閱同一份檔案。其次,電子檔案可以共享,可以多人在線上共享查閱一份檔案文件,這也是電子檔案得天獨厚的優(yōu)勢所在。再次,電子檔案可以復制多份存儲,即便被損壞一份,也依舊還有相同電子檔案版本可以查閱。
首先查閱電子檔案不一定需要到指定地點,完全可以通過網(wǎng)絡權限查閱。其次電子檔案查閱方便快捷。在計算機技術日益強大的發(fā)展的今天,電子信息搜索也變得尤為便利,可以通過編號、關鍵詞等進行電子檔案搜索查詢。在保密性方面,電子檔案可以設置計算機權限和密碼,即使闖入檔案室,沒有管理員權限和密碼,也無法進行查閱,大大提高了電子檔案信息的保密性。
紙質檔案在歸檔時,要做好分類處理,并且需要按照一定方式進行排序、編號等,這些都只能通過人工操作才能實現(xiàn)。電子檔案的排序、編號、歸檔都可以通過操作計算機來實現(xiàn),有效地提高了檔案歸檔的時間和效率。紙質檔案在移交時,只能通過人力搬運及人工辦理交接手續(xù),移交方式單一且無法優(yōu)化。電子檔案可以通過計算機技術進行交接,可復制、可傳輸。移交方式的多元化及方便快捷,節(jié)省了時間,提高了效率。
傳統(tǒng)紙質檔案在歸檔時,需要進行十分繁瑣的鑒定過程,要對類別、編號等進行核對,還要逐頁核對檔案內(nèi)容,以確保紙質檔案歸類正確、內(nèi)容完整。而電子檔案則可以通過計算機技術進行分類、檢查、排版等歸檔工作,鑒定時節(jié)省了大量人力、時間和精力。而且對于鑒定中出現(xiàn)的錯誤,也可以通過計算機技術進行方便快捷地修改。
在未來的一段時間內(nèi),不論是我國還是世界其他國家,電子檔案和紙質檔案一定是共存的狀態(tài)。雖然電子檔案有著絕對的優(yōu)勢,但是紙質檔案依舊不可或缺并且不可替代。至少對于目前的人類社會而言,取消紙質檔案一定是為時過早。紙質檔案雖然有歸檔繁瑣、移交方式單一、查閱不便利等缺點,但是作為紙質檔案一旦歸檔,便會成為最真實的原始記錄,且無法篡改。而電子檔案,因為計算機技術的漏洞,有可能會被黑客攻擊或人為篡改,甚至盜竊。但是鑒于電子檔案的絕對優(yōu)勢,未來一段時間一定是紙質檔案和電子檔案配合使用。