文·王愛華 閆雨

（作者單位：中共寧陽縣委黨史研究中心/ 寧陽縣檔案館）

國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作是黨中央、國(guó)務(wù)院安排部署的剝離企業(yè)辦社會(huì)職能、解決國(guó)企歷史遺留問題的重大舉措。為落實(shí)好各項(xiàng)保障措施，切實(shí)維護(hù)好國(guó)企退休職工各項(xiàng)權(quán)益，2020年3月，寧陽縣委、縣政府根據(jù)中央和省、市文件精神印發(fā)《寧陽縣國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理實(shí)施方案》，安排部署國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作。根據(jù)實(shí)施方案安排，國(guó)有企業(yè)退休人員的人事檔案實(shí)行集中管理，由檔案管理部門組織實(shí)施。為高效做好該項(xiàng)工作，寧陽縣檔案館做了大量細(xì)致的工作，進(jìn)行了積極有益的探索和實(shí)踐，有力推動(dòng)了社會(huì)化管理工作的平穩(wěn)有序開展。

一、認(rèn)真開展寧陽縣國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案情況調(diào)研

寧陽縣檔案館先后到組織部門、勞動(dòng)部門和需移交檔案的企業(yè)進(jìn)行調(diào)研，對(duì)全縣國(guó)有企業(yè)退休人員檔案情況進(jìn)行摸底和了解。全縣共有31家國(guó)有企業(yè)需向縣檔案館移交退休人員人事檔案，其中省屬以上國(guó)有企業(yè)14家，縣屬國(guó)有企業(yè)17家，需移交檔案9000人。省屬企業(yè)中，寧陽煙草專賣局（公司）、寧陽縣供電公司、寧陽縣郵政公司、山東新華書店寧陽分公司等單位，檔案管理機(jī)構(gòu)成立較早，檔案管理比較規(guī)范?？h屬企業(yè)中，金陽集團(tuán)、華龍水業(yè)等單位移交檔案人數(shù)較多?？h屬企業(yè)的檔案大多數(shù)符合人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求，但也有個(gè)別企業(yè)存在沒有明確的專門機(jī)構(gòu)、沒有專門人員負(fù)責(zé)檔案工作，也沒有相對(duì)固定的檔案放置場(chǎng)所，甚至有的單位幾次搬家，把部分人事檔案隨意散放在車庫(kù)里，還有個(gè)別單位在辦理人員退休時(shí)，工作人員為圖省事，把個(gè)人檔案直接留給退休人員本人等現(xiàn)象，檔案保管狀況堪憂。

二、努力創(chuàng)新國(guó)企退休人員人事檔案移交接收工作模式

（一）制度為基，規(guī)范業(yè)務(wù)流程

制定《寧陽縣國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理人事檔案移交接收管理辦法（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），規(guī)定寧陽縣轄區(qū)內(nèi)未實(shí)行社會(huì)化管理的國(guó)有企業(yè)退休人員，其人事檔案移交進(jìn)縣檔案館。要求相關(guān)各國(guó)有企業(yè)應(yīng)主動(dòng)、自覺接受縣檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)，并與縣檔案館做好移交銜接工作。通過檔案部門加強(qiáng)調(diào)度推進(jìn)，各國(guó)企單位高度重視，20家單位先后和縣檔案館對(duì)接，成立移交管理工作小組，明確分工領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員，列出移交人數(shù)清單。其余11家企業(yè)也都通過各種方式和縣檔案館聯(lián)絡(luò)聯(lián)系，探討檔案整理及移交的細(xì)節(jié)問題。

在工作實(shí)踐中，寧陽縣檔案館探索出檔案移交進(jìn)館的規(guī)范化流程是：規(guī)范整理紙質(zhì)檔案→編目→數(shù)字化處理→裝訂入盒→紙質(zhì)檔案、電子檔案兩種載體同步移交縣檔案館。進(jìn)館手續(xù)辦理規(guī)范化流程是：企業(yè)填寫《企業(yè)退休人員檔案移交名冊(cè)表》→移交、接收雙方審核確認(rèn)檔案內(nèi)容→縣檔案館登記備案→雙方在《檔案交接文據(jù)》上簽字、蓋章→移交紙質(zhì)檔案（原件）和數(shù)字化備份→向縣檔案館提供進(jìn)館檔案案卷目錄（紙質(zhì)版）一份，案卷目錄和卷內(nèi)目錄的電子文件各一份。

（二）質(zhì)量為先，嚴(yán)把工作標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合寧陽縣實(shí)際，制定《寧陽縣國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理人事檔案整理及數(shù)字化處理細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》）?！都?xì)則》對(duì)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化處理及裝具使用等作出詳細(xì)的要求，確保退休人員檔案整理規(guī)范，為按時(shí)移交打下基礎(chǔ)。《細(xì)則》明確以“件”為單位進(jìn)行檔案整理裝訂，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行數(shù)字化加工處理，采用寧陽縣檔案館數(shù)字檔案在線歸檔管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄著錄，減少企業(yè)軟硬件投資。紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化工作流程易于操作，簡(jiǎn)單實(shí)用。

縣檔案館工作人員實(shí)地察看相關(guān)單位檔案后，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)退休人員檔案共有十幾頁，少的幾頁，個(gè)別人員可以達(dá)到幾十頁，2cm厚度的檔案盒足以容納一個(gè)人的所有人事檔案材料。設(shè)計(jì)制作以2cm檔案盒為基礎(chǔ)，脊背和盒底添加必要項(xiàng)目（全宗號(hào)、單位名稱、人名、室編號(hào)、館編號(hào)）的國(guó)企退休人員人事檔案專用盒，方便檔案的管理和使用。

（三）服務(wù)為本，加強(qiáng)指導(dǎo)交流

一是開展“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”全方位的服務(wù)。業(yè)務(wù)服務(wù)人員主動(dòng)到相關(guān)國(guó)企單位上門提供服務(wù)，對(duì)檔案內(nèi)容較少的單位則邀請(qǐng)到縣檔案館現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，規(guī)范紙質(zhì)檔案整理。二是有針對(duì)性地分批次開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)服務(wù)。檔案整理較為規(guī)范的單位主要是讓他們查找細(xì)節(jié)上的問題和不足，加以改正。檔案整理欠規(guī)范的單位，依據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂和整理。檔案整理不規(guī)范或未進(jìn)行整理的單位，首先教給他們?nèi)绾舞b別檔案；然后學(xué)習(xí)如何分類、確定排序方法，再編寫類號(hào)、頁碼，編目；最后，將整理規(guī)范的紙質(zhì)檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化加工處理。在具體工作過程中，因人施教，以實(shí)際操作為主。比如，怎樣歸檔，如何進(jìn)行數(shù)字化掃描和著錄，甚至小到怎樣裝訂等問題，工作人員都耐心示范，手把手，面對(duì)面教授方法。每個(gè)參加培訓(xùn)的人員都要單獨(dú)演示，進(jìn)行實(shí)際操作。三是多渠道溝通交流搞好線上服務(wù)。充分運(yùn)用現(xiàn)代媒體，建立起微信工作群、QQ工作群和公用郵箱，制作檔案整理的小視頻、《細(xì)則》和共性問題，供進(jìn)館企業(yè)單位使用，加強(qiáng)交流互動(dòng)，在線即時(shí)解答各單位的問題。

（四）統(tǒng)籌為要，協(xié)同穩(wěn)步推進(jìn)

檔案移交進(jìn)館涉及縣檔案館多個(gè)業(yè)務(wù)科室。在接到國(guó)企退休人員人事檔案移交進(jìn)館工作時(shí)，雖然各科室工作人員工作壓力都比較大，但并沒有互相推諉，而是積極搞好協(xié)調(diào)配合。業(yè)務(wù)服務(wù)科負(fù)責(zé)起草《辦法》和《細(xì)則》，并指導(dǎo)紙質(zhì)檔案規(guī)范整理；管理科和信息技術(shù)科對(duì)《辦法》和《細(xì)則》提出修改意見，信息技術(shù)科負(fù)責(zé)數(shù)字化工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，管理科負(fù)責(zé)移交接收手續(xù)辦理工作，各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)。規(guī)范整理紙質(zhì)檔案后，開展數(shù)字化處理，所有工作都達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)則辦理移交接收手續(xù)。

由于積極地謀劃籌措，寧陽縣國(guó)企退休人員人事檔案移交工作雖起步較晚，5月21日制定出臺(tái)《辦法》和《細(xì)則》，但成效明顯。按照規(guī)范化的流程標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)成熟一個(gè)接收一個(gè)的基本原則，截至6月底，托底檔案的三分之一已完成紙質(zhì)檔案的規(guī)范整理，部分檔案完成了數(shù)字化處理工作，正在辦理移交交接手續(xù)。

三、探討解決進(jìn)館國(guó)企退休人員人事檔案整理存放問題

一是企業(yè)人事檔案整理方式問題。根據(jù)調(diào)研，有的企業(yè)駐地在寧陽，人員各地都有，檔案隨人走。該單位檔案工作人員需按照各地不同的整理標(biāo)準(zhǔn)，整理檔案后向各地的檔案管理部門移交，有個(gè)單位的檔案工作人員說他要掌握十幾個(gè)地方的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)在是太累了。調(diào)研中還發(fā)現(xiàn)，煙草系統(tǒng)采取的辦法是：全國(guó)各地的煙草公司人員不論原工作單位在何地，都要按照各自移交地的標(biāo)準(zhǔn)整理檔案。比如，寧陽煙草專賣局（公司）需向?qū)庩柨h檔案館移交的檔案，要按照寧陽縣的檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，這樣就可以大大減輕企業(yè)檔案工作人員負(fù)擔(dān)和壓力。建議上級(jí)主管部門制定統(tǒng)一的紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)。如果頂層設(shè)計(jì)無法全面統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各地企業(yè)可以學(xué)習(xí)借鑒煙草系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)。

二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要一定的軟硬件設(shè)施設(shè)備和相應(yīng)的操作技能。操作熟練的人員一上午可以掃描上百份檔案，而不熟練的要反復(fù)返工，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和人力成本。建議由各級(jí)財(cái)政統(tǒng)一負(fù)擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用，作為?？顡芨督o各級(jí)檔案館管理使用；如地方財(cái)政確實(shí)困難，建議具備數(shù)字化處理?xiàng)l件的單位自行按標(biāo)準(zhǔn)處理，不具備數(shù)字化處理?xiàng)l件的單位，可以委托檔案數(shù)字化服務(wù)公司進(jìn)行專業(yè)處理。

三是進(jìn)館檔案存放問題。如寧陽縣檔案館舊館館藏已基本飽和，而新館正在建設(shè)之中，大量新進(jìn)館檔案如何存放是個(gè)問題。建議結(jié)合屬地檔案館實(shí)際情況，分批次處理。紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范整理達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)后，確有困難、保管條件差的先行進(jìn)館；保管條件較好的單位暫不移交，待庫(kù)房有足夠保管空間或新館建成啟用后，再分期分批完成國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案移交接收進(jìn)館工作任務(wù)。