文丨熊子明(四川省成都市大邑縣婦幼保健院)
導讀隨著我國現(xiàn)代檢驗技術(shù)的發(fā)展,檢驗科的檢測項目逐步細致化,檢測結(jié)果更加準確,真實反映出疾病變化,滿足臨床診治需求。其中,準確結(jié)果是臨床檢驗的基礎與保障,而試劑質(zhì)量管理是保障檢驗質(zhì)量的重要手段。試劑管理是臨床檢驗的重要環(huán)節(jié),科學管理不僅可降低檢驗成本,而且可優(yōu)化試劑管理流程,提高工作效率。
臨床檢驗專業(yè)組涉及到急診、門診與病房,其中,門診主要負責當天門診患者的標本,急診則主要負責急診患者以及臨床危重患者、提供綠色通道,病房則主要承接病房患者的標本。各部門各司其職,有條不紊開展日常工作,保證檢測結(jié)果準確性與可靠性,且及時發(fā)放檢測報告。臨床檢驗專業(yè)組試劑管理,涉及的科室多,部分試劑需要從國外采購,我們從試劑供貨商處購買到醫(yī)院時,有效期剩余時間并不長,加上試劑的種類及使用頻率存在差異,另外,各部門使用的儀器與型號也不一樣,增加了試劑管理難度。
關(guān)于臨床檢驗專業(yè)組的試劑管理,具體的流程如下:(1)由門診、急診以及血液試劑管理員統(tǒng)計各組所需要的試劑量;(2)急診試劑管理人員負責統(tǒng)一采購試劑,其中,采購數(shù)量及種類由急診試劑管理人員負責;(3)試劑一到貨,統(tǒng)一放在檢驗科試劑庫中,由急診試劑管理人員統(tǒng)一入庫;(4)各職能組根據(jù)所需的耗材,在試劑管理系統(tǒng)中提出出庫申請,再到試劑庫中拿貨。如此循環(huán)往復,一直到試劑消耗到下一周期。
臨床檢驗專業(yè)組,通過統(tǒng)一采購試劑方法,在很大程度上,可減少各職能組通用試劑批號不一致問題,為日后使用規(guī)定的新批號或者新貨運號試劑盒節(jié)省人力、物力與財力。不過,統(tǒng)一采購這一形式,存在多方面的不足,具體來說,可總結(jié)如下幾條:
第一條,大批量試劑采購,容易拉長消耗周期,增加試劑過期的風險系數(shù),甚至造成資源浪費。
第二條,各個職能小組采取批量出庫的形式,進行耗材管理,不能準確真實反應試劑耗材的余量,不利于使用過程的監(jiān)督與指導。
第三條,各個職能小組的消耗程度存在差異,因此,試劑庫中若是出現(xiàn)斷貨現(xiàn)象,不容易被發(fā)現(xiàn),對科室的日常工作正常運轉(zhuǎn)造成影響。
第四條,試劑庫房中,存儲大量試劑,新舊試劑分開放置的難度比較大,容易將新舊試劑混合。
根據(jù)CANS-CL02:2012 5.3.2.1標準,結(jié)合實驗室具體情況,制定文件化程序,主要用于試劑以及耗材的接收、儲存、驗收試驗以及庫存管理。建立試劑管理制度,為試劑管理工作的開展提供重要依據(jù)與保障,完善、規(guī)范試劑管理制度,更好地落實試劑管理制度,且嚴格執(zhí)行。臨床檢驗專業(yè)組進行調(diào)整,由各職能小組試劑管理員根據(jù)各組的試劑庫存具體情況,按照實際需要,擬定試劑與耗材申請采購任務書,專業(yè)組長審批之后,向醫(yī)院采購中心提出相應申請,批準后,采購相關(guān)試劑。
(1)試劑管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)與功能。試劑管理系統(tǒng)覆蓋了試劑管理的各環(huán)節(jié),從試劑入庫、出庫,再到盤庫,實現(xiàn)實時監(jiān)測,提前給出預警。試劑管理員通過分析系統(tǒng)所提供的信息資料,做出準確判斷,便于發(fā)現(xiàn)存在的問題,并且盡早采取干預措施。
(2)精細化管理流程。例如,XN2000試劑采購。第一,訂購試劑。血常規(guī)部分試劑的有效期短,而且價格昂貴,堅持少量多次的原則,縮短試劑的訂貨周期。先對試劑品種進行歸類,分開基礎常用的試劑與特殊試劑,在一定時間范圍內(nèi),計算每天平均標本量(D表示),隨后,制定各種試劑類別申購表,設為需求采購量(A表示),每一種試劑均由供貨商提供理論測試數(shù)(B表示),日常工作中,機器開關(guān)機、質(zhì)控與標本復檢同樣會消耗測試數(shù)(C表示),上一個訂購周期剩余的實際測試數(shù)用E表示。故此,得出以下公式:需求采購量(A)=[日平均標本量(D)x天數(shù)+C+最低庫存量F-E]/理論測試數(shù)(B)。為了避免出現(xiàn)“無試劑”現(xiàn)象,訂購申請數(shù)量方面可以增加一定比例,即使需求量增加,也能保證試劑充足。一般訂貨周期是2個月,隔月下中旬開始申請試劑,與供貨商取得聯(lián)系,協(xié)調(diào)送貨的時間。
(3)試劑驗收及儲存。隔月中下旬,供貨商到醫(yī)院送試劑,專業(yè)組試劑管理員應該詳細認真核對數(shù)量,并且將相關(guān)信息錄入至試劑管理系統(tǒng)中去。每一盒/箱/瓶試劑統(tǒng)一貼上提前打印好的標識碼,標識碼上面包含試劑名稱、有效期、批號、廠商、所屬專業(yè)組等基本信息。新批號試劑使用前,需要進行性能驗證,保證試劑的可靠性及穩(wěn)定性。CANS-CL02:20125.3.2.4中明確規(guī)定,實驗室需要建立試劑與耗材的庫存控制系統(tǒng),目的在于掌握試劑的情況,合理管理新舊試劑,以免庫存管理混亂現(xiàn)象,避免試劑過期造成資源浪費,實現(xiàn)試劑的精細化管理。
(4)試劑領(lǐng)用以及盤庫。使用試劑時,登錄試劑管理系統(tǒng)軟件,利用試劑標識碼,及時出庫,出庫堅持先進先出的原則。為了避免試劑出現(xiàn)積壓、過期、變質(zhì)等情況,每個月專業(yè)組試劑管理人員都需要對試劑進行盤點,及時發(fā)現(xiàn)信息錯誤情況,查看有無漏出庫等情況,保證各試劑在有效期內(nèi)使用完。
總之,檢驗科試劑管理中,仍存在諸多問題,我們應該加強精細化管理,提高管理質(zhì)量,保證檢驗科工作有序開展。