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鐵路建設(shè)工程項目竣工檔案普遍存在進度滯后問題，隨之帶來人員更換頻繁、項目成本增加、移交時間推遲等衍生問題。汲取以往工程項目經(jīng)驗，創(chuàng)新現(xiàn)有項目檔案管理模式，我們在新建鐵路工程項目提出了加強過程管理的工作思路，將項目文件管理內(nèi)容前置，初步驗收階段實現(xiàn)整理組卷要求，為項目竣工驗收奠定基礎(chǔ)。

一、過程管理的溯源

過程管理思路來源于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)下，建立一整套資源優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程，多用于質(zhì)量管理、成本管理、客戶管理等方面，制定解決企業(yè)的信息流、資金流、物流、工作流管理等問題方案，綜合應(yīng)用信息技術(shù)、計劃與控制技術(shù)、智能技術(shù)等方式實現(xiàn)。

工程項目檔案管理是企業(yè)管理和經(jīng)營工作的重要組成部分，其過程管理的必要性、可行性也是顯而易見的。工程項目檔案的過程管理就是如何將過程管理模式應(yīng)用于工程項目建設(shè)，提升工程項目檔案管理的業(yè)務(wù)流程，創(chuàng)新企業(yè)的管理模式及管理方法，過程管理的實施手段和保障條件措施的有效落實，是實現(xiàn)工作流程節(jié)點無縫對接和質(zhì)量控制的前提。

二、鐵路工程項目檔案管理存在的問題

（一）機制不健全

以往鐵路工程項目檔案管理工作最突出問題是檔案機制不健全、檔案管理人員落實不到位，其根源是對工程項目檔案工作不夠重視，普遍表現(xiàn)在職責(zé)不明確，沒有明確的主要牽頭人員，主要負責(zé)人員和具體執(zhí)行人員，沒有建立一套職責(zé)明確的管理機制。過程中往往是把全部資源集中在保實體建設(shè)進度，忽略或者無暇顧及內(nèi)業(yè)的同步管理及案卷整理，通常是到了項目竣工驗收階段，才開始著手進行工程文件的收集和整理工作。然而，這一階段恰恰是人員收縮、轉(zhuǎn)場的頻發(fā)期，人員更換是影響工程項目檔案整理拖延的主要原因，導(dǎo)致歸檔文件組卷不夠齊全的根本原因。

（二）制度不完善

由于人們對工程項目檔案管理的忽視，致使工程項目建設(shè)初期，制度匯編中缺少竣工文件管理辦法，或者辦法中的內(nèi)容較為簡單，僅有的條文內(nèi)容不具有可操作性。因此，在施工過程中，很難做到按照成熟規(guī)則、有條不紊地開展工程項目檔案管理工作，甚至在工程項目文件的形成節(jié)點就出現(xiàn)各種規(guī)范性差異。另外，由于部分資料人員職責(zé)所限、機關(guān)知識所限及經(jīng)驗不足，難以及時處理和解決實際工作中出現(xiàn)的具體問題，導(dǎo)致問題的聚集后延。未曾參加項目建設(shè)，或者未曾經(jīng)歷過項目竣工驗收階段，項目實施過程中，未形成日常收集整理資料的習(xí)慣，造成項目后期缺少竣工文件的問題。

（三）人員不穩(wěn)定

在建設(shè)項目施工后期，尤其是項目竣工驗收階段，無論是外業(yè)人員，還是內(nèi)業(yè)人員，人員更換頻繁，新人不熟悉工程項目過程中形成的資料情況，不清楚文件的自然聯(lián)系，組卷整理困難。整理竣工文件出現(xiàn)原件缺失、組卷順序混亂、格式前后不一致等問題，影響竣工文件整體進度。

（四）標(biāo)準不統(tǒng)一

項目初期，建設(shè)單位沒有明確的用表格式要求和檔案整理標(biāo)準，施工單位各自選用樣板，造成各單位表格各不相同，日常填寫表格的內(nèi)容，各單位簡繁不同，甚至出現(xiàn)不同單位工程填寫在同一天施工日志內(nèi)容的情況，不利于問題的可追溯性。

（五）流程不暢通

在工程項目文件的形成過程中，每一個重要節(jié)點的工作狀態(tài)，都會對工程項目文件的內(nèi)在質(zhì)量、形成時間和整理歸檔產(chǎn)生影響，通常表現(xiàn)在以下幾個方面：

一是業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對本部門形成的應(yīng)歸檔文件認識不足，工作布置把控不到位，沒有形成切實可行的管理和控制措施，或者是有措施落實不到位。

二是現(xiàn)場外業(yè)技術(shù)人員與內(nèi)業(yè)資料管理人員業(yè)務(wù)不相融合，工作難以無縫對接。所謂業(yè)務(wù)融合，就是現(xiàn)場外業(yè)技術(shù)人員要了解內(nèi)業(yè)資料管理和歸檔的相關(guān)要求和知識，內(nèi)業(yè)人員也要掌握外業(yè)現(xiàn)場文件的形成規(guī)律、基本內(nèi)容等相關(guān)知識，雙方要有相關(guān)知識的了解，互不陌生，才能做到糾正錯失，拾遺補缺，上下工序之間的穩(wěn)健對接，確保工程文件的及時形成和收集管理。

三是機關(guān)信息的溝通，尤其是業(yè)務(wù)規(guī)范，管理要求等信息溝通，現(xiàn)實工作中，很多業(yè)務(wù)信息和工作要求是通過會議或文件布置和傳達的，特別是會議信息，有時候參會人對會議精神傳達不到位，或是傳達不準確，往往會導(dǎo)致事倍功半的結(jié)果。因此，管理流程節(jié)點設(shè)計和措施要做到切實到位。

三、解決問題的對策

（一）建立一體化管理體系

建立一體化管理體系，把工程項目文件管理納入工程項目施工組織設(shè)計和施工過程一體化管理，制定項目檔案一體化的管理目標(biāo)，以利于各種管理資源的統(tǒng)籌規(guī)劃、全程調(diào)配和充分利用，確保工程項目實體建設(shè)與工程項目文件管理內(nèi)外業(yè)工作有機協(xié)調(diào)。切實把檔案管理要求落實到文件前端，做到有規(guī)可循、有據(jù)可查。項目初期通過培訓(xùn)、研討交流等方式，向各參建單位進行交底，建立資料人員的思維框架，形成檔案工作思路和日常工作流程。在過程檢查中，以查代培，增強業(yè)務(wù)的感知度和認知，同時，通過施工單位自查、監(jiān)理單位審查、建設(shè)單位檢查的三級管控機制，把控過程資料形成質(zhì)量關(guān)。

（二）納入合同管理

將工程項目檔案管理要求納入合同條款，重大項目要參與合同制定過程，針對工程建設(shè)、安全管理、物資采購等不同合同類型，制定適合項目的檔案管理合同條款，明確監(jiān)理、施工單位合同審查職責(zé)，將工程項目檔案的過程管理、整理形成和工作要求納入合同考核，同步納入工程驗收階段管理，把住文件管理責(zé)任關(guān)。

（三）制定年度計劃目標(biāo)

制定公司年度檔案歸檔專項計劃，責(zé)任落實到部門。制定各參建單位和公司機關(guān)各部門的年度歸檔計劃，將年度計劃分解到季度，跟蹤計劃完成情況，責(zé)任落實到人。針對具備驗收的單位，形成項目檔案月度報告，把住項目文件移交進度關(guān)。

（四）納入工程驗工計價

為了保持工程項目實體進度與工程項目文件的形成保持同步，把工程項目文件形成納入工程項目驗收計價管理，驗工計價涵蓋工程項目文件對等形成，做到工程量完成多少，工程項目文件對應(yīng)形成多少，驗工計價要對已驗收工程進行內(nèi)業(yè)文件審查和確認，再予以批復(fù)計價。

（五）建立人員管理制度

建立以項目總工程師領(lǐng)導(dǎo)，檔案負責(zé)人組織管理，檔案工作人員具體執(zhí)行的工作機制，各參建單位人員保持穩(wěn)定，更換人員需要向建設(shè)單位申請，明確檔案管理崗位職責(zé)，施工監(jiān)理單位資料員的工作職責(zé)主要收集、整理竣工資料，負責(zé)組卷及歸檔工作；現(xiàn)場技術(shù)人員負責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的應(yīng)歸檔文件的形成和整理，并及時向資料員移交；資料員與技術(shù)人員各司其職，密切配合。

（六）開展項目檢查評估

制定項目檔案專項檢查計劃，一般情況下按照計劃對施工單位、監(jiān)理單位、檢測單位等參建單位開展常規(guī)檢查，特殊項目或特殊階段開展不定期專項檢查，并對檢查結(jié)果實施閉環(huán)管理。

（七）建立項目檔案三級審查機制

首先，工程項目文件的內(nèi)在質(zhì)量要由施工單位通過自身質(zhì)量管理體系和程序進行自檢自控；其次，由監(jiān)理單位審查評價；最終由建設(shè)單位檢查確認。

（八）建立階段考核機制

制定項目檔案階段考核標(biāo)準，將項目檔案檢查與考核掛鉤，根據(jù)檢查情況，按照合同約定，除每季度開展項目檔案驗工計價考核外，平時與月度過程檢查同步，不讓工程項目文件管理成為被遺忘的角落。

項目檔案承載和記述了工程項目實體的全部歷史和工程全貌，是工程項目國家驗收的不可或缺的重要內(nèi)容。因此，從工程項目建設(shè)的全面管理來講，項目實體建設(shè)與項目檔案管理是完整的一盤棋。為了確保項目檔案的齊全、完整、真實、有效、準確、系統(tǒng)、標(biāo)準、規(guī)范及按時歸檔，就必須提前介入抓源頭，嚴格把關(guān)在過程，有的放矢定制度，有效控制重手段。