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隨著信息化的不斷發(fā)展，在知識(shí)社會(huì)創(chuàng)新2.0不斷推動(dòng)以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)應(yīng)用等新形態(tài)不斷加持下，“互聯(lián)網(wǎng)+”作為互聯(lián)網(wǎng)思維的進(jìn)一步實(shí)踐成果，正加速推動(dòng)經(jīng)濟(jì)形態(tài)不斷演變，從而為改革、創(chuàng)新、發(fā)展提供了廣闊的平臺(tái)。城建檔案作為城市建設(shè)歷史的記憶載體，是組成城市多元文化的重要一環(huán)，也是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，在進(jìn)行社會(huì)管理、提供公共服務(wù)、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城市安全、應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件等工作中都具有非常重要的作用。因此，如何將信息時(shí)代的創(chuàng)新形態(tài)與傳統(tǒng)檔案查閱利用模式相融合，將城建檔案查閱利用事業(yè)納入“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，令其更好地為城市發(fā)展建設(shè)服務(wù)，是擺在城建檔案從業(yè)者面前的一道新的命題。

一、城建檔案查閱利用現(xiàn)狀

隨著城市建設(shè)發(fā)展的不斷科學(xué)化、理性化，城建檔案在城市生活各方面的參與度越來(lái)越高，城建檔案的利用率也不斷提升，近幾年來(lái)，城建檔案查詢量、來(lái)訪量以及12345市民熱線等求助量以每年超過(guò)30%的速度在不斷增長(zhǎng)。以濟(jì)南城建檔案館為例，目前城建檔案查閱利用主要集中在以下幾個(gè)方面，一查閱圖紙，包括裝修改造、確認(rèn)工程狀況、解決糾紛等用途，約占總量45%；二查閱前期審批文件，包括辦理確認(rèn)產(chǎn)權(quán)、辦理竣工驗(yàn)收、留檔備查等目的，約占總量30%；三政府部門(mén)調(diào)研，用于辦理案件、明晰產(chǎn)權(quán)、建設(shè)規(guī)劃研究等目的，約占總量15%；四查閱拆遷、土地及其他部分因各種原因納入館藏的文件或單純業(yè)務(wù)咨詢等，約占總量10%。因此，傳統(tǒng)的檔案查閱利用模式也越來(lái)越需要進(jìn)一步改進(jìn)提升，自我優(yōu)化，以更加契合城市發(fā)展的腳步。

二、信息時(shí)代城建檔案查閱利用的探索和發(fā)展

（一）系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)和后期維護(hù)

首先一個(gè)基本功能完備的城建檔案管理系統(tǒng)，既要滿足城建檔案從接收入館到查閱利用各階段工作的需求，又要服務(wù)器處理速度夠快、存儲(chǔ)容量夠大，可以根據(jù)需求增長(zhǎng)不斷追加硬件配置模塊，以滿足日益增長(zhǎng)的數(shù)字化信息大批量處理及存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的需要。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)功能的可擴(kuò)展性以及軟件公司后期維護(hù)的保障執(zhí)行能力至關(guān)重要。而以往的軟件公司往往更注重前期市場(chǎng)開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)一旦交付之后，經(jīng)常會(huì)暴露出后期維護(hù)不力的缺陷，修改一次需求動(dòng)輒需要等幾周甚至幾個(gè)月，這樣的維護(hù)能力完全無(wú)法滿足現(xiàn)在信息化高速發(fā)展的需要。因此，需要在前期市場(chǎng)調(diào)研時(shí)選擇合適的軟件及負(fù)責(zé)任的公司，將系統(tǒng)從調(diào)研到交付運(yùn)行及后期維護(hù)各階段的指標(biāo)規(guī)定明確寫(xiě)入合同中，并且在系統(tǒng)需求建立階段，既要明確列出當(dāng)前需要實(shí)現(xiàn)的功能，也要留足未來(lái)可能擴(kuò)展的功能接口。

（二）多平臺(tái)建設(shè)

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用的不斷發(fā)展，使得電腦端的城建檔案查閱利用平臺(tái)在各地城建檔案館得到普及，用戶可以在檔案館提供的電腦上進(jìn)行檔案查詢、瀏覽。然而，隨著移動(dòng)數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，服務(wù)利用的便捷化越來(lái)越成為用戶的普遍需求，因此無(wú)紙化操作、遠(yuǎn)程查檔、移動(dòng)查檔等新型查檔模式成為新的發(fā)展方向。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行掃描數(shù)字化，將紙質(zhì)檔案以電子圖片的形式保存到服務(wù)器中，就有了讓用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)進(jìn)行移動(dòng)查檔的數(shù)字基礎(chǔ)。然后就是需要通過(guò)開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)客戶端、手機(jī)端的檔案查詢利用APP，或依托其他網(wǎng)絡(luò)公眾平臺(tái)等方式進(jìn)行推廣普及。如通過(guò)濟(jì)南市政府推行的“一網(wǎng)通辦”網(wǎng)絡(luò)辦事平臺(tái)，或者借助類似城建檔案館的網(wǎng)站查詢模塊及微信公眾號(hào)等平臺(tái)，向用戶開(kāi)放檔案查詢端口，根據(jù)檔案資料的密級(jí)劃分和用戶身份驗(yàn)證，有針對(duì)性地提供遠(yuǎn)程查檔服務(wù)，實(shí)現(xiàn)城建檔案的隨時(shí)隨地查閱，使服務(wù)利用更加便捷高效。

（三）電子檔案推廣落地

電子檔案是近年來(lái)檔案館不斷推進(jìn)的一項(xiàng)工作，內(nèi)容涵蓋很廣，具體到城建檔案的查閱利用方面，主要包括兩個(gè)方面，一是電子檔案的查閱，二是電子檔案的復(fù)制提供。電子檔案的查閱普及程度已經(jīng)很高，通過(guò)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化著錄掃描等流程錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，用戶就可以在檔案館提供的查閱終端上進(jìn)行電子文件查閱，但是電子檔案的復(fù)制提供，可能才是真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的關(guān)鍵一步。以濟(jì)南城建檔案館為例，每年僅檔案復(fù)制這一項(xiàng)，就需要為用戶提供幾萬(wàn)頁(yè)資料，并且其中近半數(shù)為大型圖紙紙張。因此，只有真正實(shí)現(xiàn)了電子檔案代替紙質(zhì)文件提供利用，才算真正把無(wú)紙化操作落地。而電子檔案的提供利用，其前提是加蓋合法的防偽電子簽章，這方面需要通過(guò)政府大數(shù)據(jù)管理部門(mén)的核準(zhǔn)并實(shí)施，同時(shí)還需獲得涉及城建檔案提交利用的各環(huán)節(jié)終端單位的認(rèn)可，否則用戶即便復(fù)制了電子數(shù)據(jù)也只能要么自行留檔，要么另打印成紙質(zhì)文件提交各終端單位，無(wú)紙化只能淪為空談，這方面尚需要政府部門(mén)自上而下的推廣施行。

（四）專業(yè)化人員配備

館藏檔案的查閱利用，是通過(guò)配備一定數(shù)量的查檔崗位工作人員來(lái)實(shí)現(xiàn)的，以往的人員配備往往不限專業(yè)或簡(jiǎn)單要求檔案管理相關(guān)專業(yè)。然而因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)檔案查檔群體的特殊要求，需要查檔接待崗位的工作人員既要懂檔案管理知識(shí)，又要對(duì)建設(shè)工程檔案具有一定程度的閱讀能力。比如一些市民因?yàn)榧抑新┧?、供暖、裝修等問(wèn)題來(lái)查檔，這些人往往看不懂專業(yè)的建筑資料和竣工圖紙，搞不清管道走向，分不清承重墻體，所以經(jīng)常對(duì)著圖紙一籌莫展。這時(shí)候就需要具有一定建筑專業(yè)知識(shí)的工作人員對(duì)其提供專業(yè)指導(dǎo)和幫助。因此，為了保障城建檔案的服務(wù)社會(huì)能力和效率，既應(yīng)進(jìn)一步加大查檔崗位工作人員的配備力度，例如采取N+1的配備方案（N為所能提供的查檔窗口數(shù)量），又應(yīng)加強(qiáng)檔案管理和建設(shè)工程以及相關(guān)法律法規(guī)應(yīng)用等多方面業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，有條件的話甚至可以安排類似檔案導(dǎo)覽的崗位，聘請(qǐng)建筑工程及法律相關(guān)專業(yè)人員向用戶提供專業(yè)指導(dǎo)和宣傳，以提高城建檔案館提供業(yè)務(wù)咨詢及服務(wù)用戶的能力。

（五）硬件設(shè)施提升

查檔場(chǎng)所的硬件設(shè)施都是圍繞著服務(wù)用戶而設(shè)置，升級(jí)硬件也都是為了更好地提高查檔效率、改善用戶體驗(yàn)。從功能來(lái)看，主要分為三個(gè)方面，查檔設(shè)施、打印復(fù)印設(shè)施、其他用戶服務(wù)設(shè)施。一查檔設(shè)施的基礎(chǔ)是電腦，包括工作人員操作的雙屏電腦和用戶自助查檔的電腦。工作人員操作的電腦要求處理速度快，面向用戶的顯示屏大小要方便用戶觀看，能交互操作為佳；用戶自助查檔電腦，基礎(chǔ)要求為處理速度快、操作方便、無(wú)外接數(shù)據(jù)接口以防泄密，而且操作說(shuō)明簡(jiǎn)單明了，可以為臺(tái)式機(jī)，也可以為立式可觸摸屏式機(jī)。二目前國(guó)內(nèi)電子檔案的全面提供利用尚未完全鋪開(kāi)，各城建檔案館多提供紙質(zhì)檔案的免費(fèi)打印復(fù)印服務(wù)，但打印復(fù)印設(shè)施仍需進(jìn)一步提升。僅限于復(fù)印普通A3、A4紙張的復(fù)印機(jī)已經(jīng)越來(lái)越滿足不了現(xiàn)今用戶的需求，更高的需求是可實(shí)現(xiàn)速印的復(fù)印機(jī)，以及免費(fèi)圖紙打印的設(shè)備，可以將用戶需要的各種型號(hào)的檔案文件一站式打印復(fù)印齊備。三其他用戶服務(wù)設(shè)施主要用于改善用戶等待查檔時(shí)的體驗(yàn)，以濟(jì)南城建檔案館為例，目前提供了包括普及檔案知識(shí)的宣傳畫(huà)冊(cè)、信號(hào)穩(wěn)定的WIFI以及便民醫(yī)藥箱、便民雨傘等，并在墻壁上懸掛了濟(jì)南城區(qū)地圖、老濟(jì)南街區(qū)圖、濟(jì)南城市建設(shè)攝影作品以及老濟(jì)南街巷歷史照片等建設(shè)展覽圖片，吸引了很多用戶在等待查檔之余駐足觀賞，既能有效宣傳檔案科普知識(shí)，又能激發(fā)起不少人探尋回憶的樂(lè)趣。

（六）查閱利用細(xì)節(jié)優(yōu)化

在傳統(tǒng)的查閱利用流程框架下，我們的工作已經(jīng)能夠做到保質(zhì)保量提供服務(wù)，但是隨著信息時(shí)代腳步不斷邁進(jìn)，很多已經(jīng)習(xí)以為常的細(xì)節(jié)也需要做出相應(yīng)改變。一查檔登記表。查檔登記表是來(lái)訪的每一個(gè)用戶都必須填寫(xiě)的表單，用來(lái)記錄每一例查檔事項(xiàng)的查閱目的、內(nèi)容以及查閱人員身份情況等，詳盡的記錄內(nèi)容不僅方便了檔案館的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，也為相同工程的多次查詢起到了明確快捷的索引效果。但是，目前由用戶全部手工填寫(xiě)的紙質(zhì)表單形式已經(jīng)顯得有些滯后，用戶手填的內(nèi)容往往會(huì)有字跡不清或內(nèi)容不準(zhǔn)確等缺陷，手工填表的方式本身也開(kāi)始被越來(lái)越多用戶嫌棄，因此更方便的方式是由用戶提供上述信息內(nèi)容，由工作人員通過(guò)電子表單填寫(xiě)完畢，或者工作人員引導(dǎo)用戶通過(guò)帶觸摸屏的電子表單系統(tǒng)進(jìn)行選擇完善，甚至是用戶通過(guò)網(wǎng)站模塊或手機(jī)應(yīng)用進(jìn)行填寫(xiě)，數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入工作人員系統(tǒng)中，隨后用戶只需要在打印出來(lái)的表單上簽字確認(rèn)即可，所填寫(xiě)的內(nèi)容同步導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)，既方便了用戶無(wú)需手工填報(bào)，也節(jié)省了工作人員后期錄入系統(tǒng)的時(shí)間，所有數(shù)據(jù)錄入形式均可實(shí)現(xiàn)一次入庫(kù)。二遠(yuǎn)程查檔。目前雖然實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)站上的查檔功能，用戶可以通過(guò)輸入建設(shè)單位名稱或者工程名稱進(jìn)行查閱，但限于密級(jí)規(guī)定以及歷史原因，只能檢索到有或沒(méi)有含相應(yīng)名稱的工程，無(wú)法進(jìn)一步看到更具體的信息，對(duì)于需要某些具體文件的用戶來(lái)說(shuō)，仍然無(wú)法知道所需的具體文件是否在檔案館存放。因此，應(yīng)在密級(jí)許可的范圍內(nèi)，盡量大限度的向公眾開(kāi)放檔案目錄索引，可查閱層級(jí)直接開(kāi)放到具體文件名這一層級(jí)，并且包括工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位名稱、工程地址、層數(shù)、占地面積、高度等在內(nèi)的不涉密的工程具體屬性信息一并同步開(kāi)放，這樣用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查檔模塊的查詢功能，就能確定自己需要的工程以及具體文件究竟是否已歸檔，是否有必要開(kāi)具介紹信前來(lái)檔案館實(shí)地查閱。三整合城區(qū)資源。以濟(jì)南市為例，目前市級(jí)和區(qū)級(jí)政府都設(shè)有城建檔案館，但歸檔范圍和館藏內(nèi)容均各不相同，而且彼此之間沒(méi)有信息互通機(jī)制，導(dǎo)致互不了解資源目錄，用戶希望查詢某個(gè)檔案的時(shí)候，可能需要一家一家檔案館分別查閱。所以，應(yīng)該加大城建檔案資源整合力度，實(shí)現(xiàn)檔案資源目錄互聯(lián)互通，可以在全市范圍內(nèi)任一家城建檔案館的檔案管理系統(tǒng)中查詢所有市區(qū)館的直達(dá)文件級(jí)的檔案目錄，用戶只需咨詢最近的檔案館就能知道自己所需的文件在哪里存放，這樣才能真正將便民利民落到全市各個(gè)角落。四信息反饋機(jī)制。用戶的信息反饋是城建檔案館獲取信息的重要渠道，一方面包括用戶對(duì)城建檔案服務(wù)工作的各種意見(jiàn)建議；另一方面包括用戶通過(guò)查閱檔案獲得的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。因此，不論線下查檔窗口提供的信息反饋利用表，還是線上平臺(tái)在提供查檔服務(wù)后進(jìn)行的用戶滿意度評(píng)價(jià)調(diào)查模塊，都應(yīng)更進(jìn)一步地細(xì)化優(yōu)化，讓用戶能夠更加方便地暢所欲言。在認(rèn)真熱情服務(wù)用戶的同時(shí)，通過(guò)積極與用戶溝通，掌握用戶的真實(shí)訴求，提高城建檔案工作的服務(wù)效能和工作質(zhì)量。

無(wú)所不在的網(wǎng)絡(luò)會(huì)同無(wú)所不在的計(jì)算、無(wú)所不在的數(shù)據(jù)、無(wú)所不在的知識(shí)，一起推進(jìn)了無(wú)所不在的創(chuàng)新，并推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷演進(jìn)與發(fā)展。目前“互聯(lián)網(wǎng)+”尚處于初級(jí)階段，各領(lǐng)域?qū)Α盎ヂ?lián)網(wǎng)+”還在做論證與探索，這要求城建檔案利用服務(wù)工作，在以往保質(zhì)保量服務(wù)用戶的基礎(chǔ)上，不斷與時(shí)代接軌，進(jìn)一步做到與時(shí)俱進(jìn)、精益求精。在查檔服務(wù)工作的各個(gè)方面，都保持求新求變的心態(tài)，不斷吸收先進(jìn)技術(shù)，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，在創(chuàng)新的時(shí)代邁出更新的步伐，進(jìn)而不斷推動(dòng)城建檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。