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檔案設(shè)施設(shè)備代表著檔案部門的技術(shù)狀況,是檔案管理工作開展過程中不可或缺的一個組成部分,也是各檔案機構(gòu)進行檔案工作、提升檔案質(zhì)量的關(guān)鍵輔助措施。隨著我國檔案管理信息化的推進,檔案庫房設(shè)備需求增大,如果仍然沿用舊的檔案機構(gòu)所設(shè)定的配置規(guī)劃,檔案庫房設(shè)備將無法有效滿足日常需求,存在較多的安全風險,同時一些設(shè)備反復(fù)采購也會導致資源的大量浪費。因此,檔案部門應(yīng)當建立完善的檔案庫房設(shè)備設(shè)施配置體系及規(guī)范化的管理系統(tǒng),規(guī)避檔案庫房管理中的潛在風險,提升檔案庫房管理水平。
根據(jù)《山東省檔案工作科學化管理規(guī)范》(魯檔發(fā)〔2014〕23號)、《山東省數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》(DB37/T663-2007)等標準的要求,以國家和地區(qū)檔案庫房的配置規(guī)劃為參照,以檔案庫房設(shè)備的配置過程為主線,對檔案庫房設(shè)備配置進行理論與實踐相結(jié)合的分析研究,并結(jié)合檔案庫房設(shè)備規(guī)劃實例,可以為檔案庫房設(shè)備的優(yōu)化配置提供理論與方法支持。
具體而言,檔案庫房設(shè)備設(shè)施配置體系的構(gòu)成不僅涵蓋檔案設(shè)備設(shè)施配置到位之前的頂層設(shè)計,即宏觀制度保障層面管理;還包括檔案庫房、檔案密集架、檔案庫房溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、“九防”設(shè)施設(shè)備及信息化等,即檔案庫房的微觀可操作性層面管理。
檔案庫房建設(shè)是保障檔案安全性的一項核心工作,檔案庫房的建設(shè)水平對檔案資源的保護、開發(fā)利用將產(chǎn)生深遠影響。調(diào)研中發(fā)現(xiàn),目前區(qū)市縣檔案館都是在上世紀落成并投入使用的,館房面積普遍較小,庫房類別可以按所放置檔案的類別進行區(qū)劃。新建檔案館在規(guī)劃建設(shè)中參考《檔案館建設(shè)標準》,以青島市市北區(qū)檔案館作為例,該館配備庫房、業(yè)務(wù)服務(wù)用房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房和附屬用房各占總面積三分之一,嚴格按照“九防”規(guī)定,科學地規(guī)劃檔案庫房構(gòu)造,同時按照國家最高級標準進行設(shè)計規(guī)劃,配備能夠?qū)崿F(xiàn)檔案安全管理所要求的各類設(shè)施。防潮使用了防潮結(jié)構(gòu)以及一些新型材料,庫房中裝備了恒溫恒濕空調(diào)并定期進行除濕;防高溫的方法是加厚墻體以及一些性能較強的隔熱材料,并且空調(diào)也能夠?qū)鉁鼐S持在一個較為合適的范圍內(nèi);防光是用避光窗簾遮擋光線;防塵依靠工作人員定期清理,并保持日常通風;防有害生物是通過調(diào)節(jié)庫房溫度,同時也安排人員定期打掃衛(wèi)生;防盜是安裝了視頻監(jiān)控以及門禁設(shè)備,對所有庫房來往人員進行登記;防火是在建筑上選擇防火材料,并裝備滅火器、消防栓;防震是按照建筑的抗震要求實施建設(shè)。
檔案裝具與設(shè)備作為檔案庫房重要的管理手段,其質(zhì)量直接決定了檔案資源的使用生命周期。目前,絕大多數(shù)的檔案館存儲紙質(zhì)檔案,都是使用無酸牛皮紙袋或檔案盒,按照一定的順序擺放于密集架上。數(shù)據(jù)檔案資源存儲于電腦、光盤、磁盤中,并放置在有著防磁、防火功能的防磁柜中,確保避光、避塵、避免有害氣體。此外,各級檔案部門都配有溫濕度恒溫設(shè)備。
經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn),通過溫濕度監(jiān)控系統(tǒng),檔案管理人員可以有效掌握和調(diào)控庫房溫濕度。通過漏水檢測系統(tǒng),可以及時檢測因漏水導致的檔案受潮乃至損壞情況。各檔案館中都裝備了防火系統(tǒng),庫房內(nèi)還安裝了煙感探測器,在庫房和辦公處也配置了一定數(shù)量的滅火器,但存在著滅火器未定期檢查等狀況。部分檔案部門通過安裝門禁系統(tǒng),或者密碼輸入的方式,經(jīng)過中央系統(tǒng)檢驗通過之后,才可以同行準入。但一些檔案館雖裝備了視頻監(jiān)控系統(tǒng),但不能全方面覆蓋,僅能控制一些重要節(jié)點,如檔案庫房、檔案查閱室等。一些檔案館未裝備消毒滅菌系統(tǒng),依舊使用人工清理模式的消毒方法。
檔案庫房設(shè)施設(shè)備是檔案部門基礎(chǔ)建設(shè)中不可或缺的一個部分,依照國家以及地區(qū)規(guī)劃實施配置,一般規(guī)劃周期是3~5年。因此,各級檔案部門需要對檔案庫房設(shè)施設(shè)備采取科學評測,讓規(guī)劃更為合理。同時,要強化領(lǐng)導的檔案意識,加大對檔案管理工作的重視程度和投入力度,讓檔案工作的開展有足夠的保障。檔案管理部門應(yīng)按照《關(guān)于加快推進全省檔案信息化工作的意見》精神,成立專項工作領(lǐng)導小組,圍繞“管理規(guī)范化、設(shè)備智能化、利用便利化”的檔案庫房管理要求,認真從社會效益、經(jīng)濟效益和檔案館自身建設(shè)發(fā)展三個方面總結(jié)檔案庫房風險存在的根源,并根據(jù)檔案庫房規(guī)范化準則,進行檔案庫房設(shè)備需求預(yù)測,每年作為項目立項申報所在單位進行預(yù)算管理,保證檔案工作專項經(jīng)費的支持。
檔案庫房風險應(yīng)急能力是即刻進入響應(yīng)階段的能力。日常檔案管理過程中,檔案部門要強化檔案管理人員對突發(fā)狀況的管理和應(yīng)急能力培養(yǎng),將檔案庫房管理風險關(guān)口前移,做好檔案庫房風險預(yù)防和應(yīng)急管理,包括檔案庫房組織建設(shè)、檔案庫房設(shè)施設(shè)備規(guī)劃制定;檔案風險管理和應(yīng)急準備管理。同時,注重部門之間信息聯(lián)動以及館際之間的溝通協(xié)調(diào),形成檔案管理的矩陣優(yōu)勢。此外,制定檔案庫房管理應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案,在檔案庫房風險隱患排查中,發(fā)現(xiàn)漏洞與風險點,快速反應(yīng)、迅速指揮、協(xié)調(diào)控制,真正做到檔案庫房設(shè)施設(shè)備管理的早期預(yù)防、資源整合、協(xié)調(diào)應(yīng)對。
檔案庫房設(shè)施設(shè)備管理的全過程管控,即利用信息化技術(shù)手段,對檔案庫房設(shè)施設(shè)備的使用、過程管理與質(zhì)量控制全過程進行管理。檔案管理人員以檔案庫房設(shè)備設(shè)施的基本配置為主體,結(jié)合單位實際情況,從滿足檔案為單位核心工作服務(wù)的需求出發(fā),強化檔案設(shè)備設(shè)施的使用預(yù)測、論證、采購、評估、使用等各環(huán)節(jié),充分利用智能化、信息化手段對檔案庫房進行優(yōu)化配置,做到檔案庫房設(shè)備系統(tǒng)規(guī)范,為檔案部門規(guī)劃建設(shè)和安全運行提供有力支撐和堅強保障。同時,通過檔案庫房設(shè)施設(shè)備智能化升級改造,促使檔案管理工作關(guān)口前移,更好地觸摸發(fā)展脈搏,挖掘檔案開發(fā)利用的潛力。
目前,檔案管理部門的檔案專業(yè)技術(shù)人員少,大多為兼職檔案員,導致檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高,檔案人才隊伍延續(xù)性不足。檔案部門應(yīng)該以檔案庫房管理風險評估為契機,做好檔案管理人員的評估和管理,動態(tài)掌握檔案人員結(jié)構(gòu)和年齡分布。在保證人員到位的情況下,結(jié)合檔案工作前沿技術(shù)和信息化手段,進進行檔案人員專業(yè)技術(shù)及規(guī)范化培訓和繼續(xù)教育,打造優(yōu)質(zhì)高效的檔案人才管理隊伍。
綜上所述,檔案庫房設(shè)備設(shè)施配置配備雖然較以往有所發(fā)展,但距離檔案信息化管理的新要求仍有改進空間,通過優(yōu)化配置,構(gòu)建體系等路徑,將檔案管理工作進一步延伸,從而更好鞏固提升檔案管理水平。