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檔案設施設備代表著檔案部門的技術狀況，是檔案管理工作開展過程中不可或缺的一個組成部分，也是各檔案機構進行檔案工作、提升檔案質量的關鍵輔助措施。隨著我國檔案管理信息化的推進，檔案庫房設備需求增大，如果仍然沿用舊的檔案機構所設定的配置規(guī)劃，檔案庫房設備將無法有效滿足日常需求，存在較多的安全風險，同時一些設備反復采購也會導致資源的大量浪費。因此，檔案部門應當建立完善的檔案庫房設備設施配置體系及規(guī)范化的管理系統(tǒng)，規(guī)避檔案庫房管理中的潛在風險，提升檔案庫房管理水平。

一、檔案庫房設備設施配置體系的構成及內(nèi)容

根據(jù)《山東省檔案工作科學化管理規(guī)范》（魯檔發(fā)〔2014〕23號）、《山東省數(shù)字檔案室建設規(guī)程》（DB37/T663-2007）等標準的要求，以國家和地區(qū)檔案庫房的配置規(guī)劃為參照，以檔案庫房設備的配置過程為主線，對檔案庫房設備配置進行理論與實踐相結合的分析研究，并結合檔案庫房設備規(guī)劃實例，可以為檔案庫房設備的優(yōu)化配置提供理論與方法支持。

具體而言，檔案庫房設備設施配置體系的構成不僅涵蓋檔案設備設施配置到位之前的頂層設計，即宏觀制度保障層面管理；還包括檔案庫房、檔案密集架、檔案庫房溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、“九防”設施設備及信息化等，即檔案庫房的微觀可操作性層面管理。

二、檔案庫房設備設施管理存在的不足及改進需求

（一）庫房環(huán)境載體構建

檔案庫房建設是保障檔案安全性的一項核心工作，檔案庫房的建設水平對檔案資源的保護、開發(fā)利用將產(chǎn)生深遠影響。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，目前區(qū)市縣檔案館都是在上世紀落成并投入使用的，館房面積普遍較小，庫房類別可以按所放置檔案的類別進行區(qū)劃。新建檔案館在規(guī)劃建設中參考《檔案館建設標準》，以青島市市北區(qū)檔案館作為例，該館配備庫房、業(yè)務服務用房、業(yè)務技術用房和附屬用房各占總面積三分之一，嚴格按照“九防”規(guī)定，科學地規(guī)劃檔案庫房構造，同時按照國家最高級標準進行設計規(guī)劃，配備能夠實現(xiàn)檔案安全管理所要求的各類設施。防潮使用了防潮結構以及一些新型材料，庫房中裝備了恒溫恒濕空調(diào)并定期進行除濕；防高溫的方法是加厚墻體以及一些性能較強的隔熱材料，并且空調(diào)也能夠將氣溫維持在一個較為合適的范圍內(nèi)；防光是用避光窗簾遮擋光線；防塵依靠工作人員定期清理，并保持日常通風；防有害生物是通過調(diào)節(jié)庫房溫度，同時也安排人員定期打掃衛(wèi)生；防盜是安裝了視頻監(jiān)控以及門禁設備，對所有庫房來往人員進行登記；防火是在建筑上選擇防火材料，并裝備滅火器、消防栓；防震是按照建筑的抗震要求實施建設。

（二）檔案庫房保管設備

檔案裝具與設備作為檔案庫房重要的管理手段，其質量直接決定了檔案資源的使用生命周期。目前，絕大多數(shù)的檔案館存儲紙質檔案，都是使用無酸牛皮紙袋或檔案盒，按照一定的順序擺放于密集架上。數(shù)據(jù)檔案資源存儲于電腦、光盤、磁盤中，并放置在有著防磁、防火功能的防磁柜中，確保避光、避塵、避免有害氣體。此外，各級檔案部門都配有溫濕度恒溫設備。

（三）檔案安全監(jiān)控系統(tǒng)

經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，通過溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，檔案管理人員可以有效掌握和調(diào)控庫房溫濕度。通過漏水檢測系統(tǒng)，可以及時檢測因漏水導致的檔案受潮乃至損壞情況。各檔案館中都裝備了防火系統(tǒng)，庫房內(nèi)還安裝了煙感探測器，在庫房和辦公處也配置了一定數(shù)量的滅火器，但存在著滅火器未定期檢查等狀況。部分檔案部門通過安裝門禁系統(tǒng)，或者密碼輸入的方式，經(jīng)過中央系統(tǒng)檢驗通過之后，才可以同行準入。但一些檔案館雖裝備了視頻監(jiān)控系統(tǒng)，但不能全方面覆蓋，僅能控制一些重要節(jié)點，如檔案庫房、檔案查閱室等。一些檔案館未裝備消毒滅菌系統(tǒng)，依舊使用人工清理模式的消毒方法。

三、做好檔案庫房設備設施風險規(guī)避與應對策略

（一）強化領導責任意識，統(tǒng)籌規(guī)劃，做好頂層設計

檔案庫房設施設備是檔案部門基礎建設中不可或缺的一個部分，依照國家以及地區(qū)規(guī)劃實施配置，一般規(guī)劃周期是3～5年。因此，各級檔案部門需要對檔案庫房設施設備采取科學評測，讓規(guī)劃更為合理。同時，要強化領導的檔案意識，加大對檔案管理工作的重視程度和投入力度，讓檔案工作的開展有足夠的保障。檔案管理部門應按照《關于加快推進全省檔案信息化工作的意見》精神，成立專項工作領導小組，圍繞“管理規(guī)范化、設備智能化、利用便利化”的檔案庫房管理要求，認真從社會效益、經(jīng)濟效益和檔案館自身建設發(fā)展三個方面總結檔案庫房風險存在的根源，并根據(jù)檔案庫房規(guī)范化準則，進行檔案庫房設備需求預測，每年作為項目立項申報所在單位進行預算管理，保證檔案工作專項經(jīng)費的支持。

（二）明確職責，提高檔案設施應急響應能力

檔案庫房風險應急能力是即刻進入響應階段的能力。日常檔案管理過程中，檔案部門要強化檔案管理人員對突發(fā)狀況的管理和應急能力培養(yǎng)，將檔案庫房管理風險關口前移，做好檔案庫房風險預防和應急管理，包括檔案庫房組織建設、檔案庫房設施設備規(guī)劃制定；檔案風險管理和應急準備管理。同時，注重部門之間信息聯(lián)動以及館際之間的溝通協(xié)調(diào)，形成檔案管理的矩陣優(yōu)勢。此外，制定檔案庫房管理應急響應預案，在檔案庫房風險隱患排查中，發(fā)現(xiàn)漏洞與風險點，快速反應、迅速指揮、協(xié)調(diào)控制，真正做到檔案庫房設施設備管理的早期預防、資源整合、協(xié)調(diào)應對。

（三）全過程管控，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案庫房設施設備使用價值

檔案庫房設施設備管理的全過程管控，即利用信息化技術手段，對檔案庫房設施設備的使用、過程管理與質量控制全過程進行管理。檔案管理人員以檔案庫房設備設施的基本配置為主體，結合單位實際情況，從滿足檔案為單位核心工作服務的需求出發(fā)，強化檔案設備設施的使用預測、論證、采購、評估、使用等各環(huán)節(jié)，充分利用智能化、信息化手段對檔案庫房進行優(yōu)化配置，做到檔案庫房設備系統(tǒng)規(guī)范，為檔案部門規(guī)劃建設和安全運行提供有力支撐和堅強保障。同時，通過檔案庫房設施設備智能化升級改造，促使檔案管理工作關口前移，更好地觸摸發(fā)展脈搏，挖掘檔案開發(fā)利用的潛力。

（四）強固基礎，提升素質，優(yōu)化檔案管理隊伍

目前，檔案管理部門的檔案專業(yè)技術人員少，大多為兼職檔案員，導致檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，檔案人才隊伍延續(xù)性不足。檔案部門應該以檔案庫房管理風險評估為契機，做好檔案管理人員的評估和管理，動態(tài)掌握檔案人員結構和年齡分布。在保證人員到位的情況下，結合檔案工作前沿技術和信息化手段，進進行檔案人員專業(yè)技術及規(guī)范化培訓和繼續(xù)教育，打造優(yōu)質高效的檔案人才管理隊伍。

綜上所述，檔案庫房設備設施配置配備雖然較以往有所發(fā)展，但距離檔案信息化管理的新要求仍有改進空間，通過優(yōu)化配置，構建體系等路徑，將檔案管理工作進一步延伸，從而更好鞏固提升檔案管理水平。