段玉榮

摘 要：當(dāng)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展為大數(shù)據(jù)時代奠定了基礎(chǔ)，在這樣的時代背景下檔案的信息化創(chuàng)新管理也就逐步的發(fā)生改革，對文書檔案的信息化管理，提高了管理質(zhì)量。就此現(xiàn)狀，本篇文章分析了大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化管理，探討檔案信息化創(chuàng)新管理工作中的對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案管理;創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來。運用大數(shù)據(jù)進行檔案管理是十分必要的。在國家政策方面對大數(shù)據(jù)的發(fā)展做出了很好地支持。在檔案管理工作中，要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，打造網(wǎng)絡(luò)平臺，加強檔案創(chuàng)新管理的管理力度，逐漸建立起有效的檔案管理體系，使得檔案管理工作能夠充分運用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，取得新的發(fā)展，為我國各項事業(yè)的發(fā)展做出更加積極的貢獻。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案信息化創(chuàng)新管理的新特點

1.1 管理核心收集和利用轉(zhuǎn)型

在紙質(zhì)檔案管理的時代，檔案管理過程包括收集、整理、儲存、利用等幾個重要階段，檔案工作者在檔案和檔案上耗費大量精力，可以說這段時期檔案管理是整理歸檔的核心。進入大數(shù)據(jù)信息化時代后，檔案管理對象發(fā)生了變化，數(shù)字檔案的數(shù)量顯著增加，是檔案管理的核心，客觀、真實地對電子文件進行歸檔和利用。在這一時期，檔案管理的核心是從整理和儲存到收集和利用的轉(zhuǎn)變。

1.2 檔案的使用是網(wǎng)絡(luò)化的

傳統(tǒng)的檔案使用要求用戶訪問檔案，檔案不能同時提供給多個用戶，檔案利用率低。檔案信息保存后，以數(shù)字信息的形式保存檔案。數(shù)字信息快速、容易復(fù)制，便于使用。通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們可以在不離開家的情況下訪問所需的文件信息。檔案利用方式的網(wǎng)絡(luò)化提高了檔案利用的效率，更有利于發(fā)揮檔案憑證的作用，擴大檔案工作的影響。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案創(chuàng)新管理的發(fā)展機遇

1）合理配置檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作也要抓住發(fā)展的機遇，這樣才能適應(yīng)時代發(fā)展的潮流，通過大數(shù)據(jù)進行檔案管理，可以有效的提升檔案管理質(zhì)量和水平，優(yōu)化檔案管理制度，降低相關(guān)部門的檔案管理成本。現(xiàn)在，很多機構(gòu)產(chǎn)生的檔案資源非常多，傳統(tǒng)的檔案管理占用的成本非常大，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠合理配置檔案管理工作，減少檔案管理成本。

2）提升檔案保存水平一般來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理非常不方便，檔案保存的水平比較落后，而且紙質(zhì)檔案應(yīng)對風(fēng)險的能力非常弱，一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)對檔案的威脅比較大，伴隨著時間推移，紙質(zhì)檔案還面臨著字跡模糊的問題，而在大數(shù)據(jù)時代背景下，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提升檔案保存水平，延長檔案的使用壽命。

3 檔案創(chuàng)新管理需要在大數(shù)據(jù)信息化的背景下解決。

3.1 檔案數(shù)據(jù)歸檔問題

一個是歸檔范圍問題。傳統(tǒng)的檔案管理，檔案檔案的檔案范圍主要是檔案、檔案檔案和實物檔案，檔案的范圍可以根據(jù)檔案有關(guān)規(guī)定的范圍來確定，比較容易。在信息化的背景下，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，各種業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的有價值的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)也具有文件屬性。但哪些業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)該存檔，沒有相關(guān)的國家規(guī)定。二是歸檔問題。各種商業(yè)信息系統(tǒng)都有不同的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，因此很難形成一個通用的歸檔系統(tǒng)。

3.2 電子文件的真實性

一是電子文件生成過程的真實性。電子檔案的形式虛擬化、檔案信息與載體的分離、易復(fù)制、易變等，使電子檔案的原始性質(zhì)難以確定。第二，電子文件在長期存儲中的真實性。網(wǎng)絡(luò)威脅的客觀存在和電子文件歸檔后的內(nèi)部管理漏洞可能使篡改電子文件變得容易，但不易被檢測到。

4 大數(shù)據(jù)背景下做好檔案管理工作的對策

1）從實際出發(fā)，制定嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案管理制度在大數(shù)據(jù)背景下，為了能夠更好地推動檔案管理工作的順利進行，必須借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，建立起科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度，用制度的約束力推動檔案管理工作的有序發(fā)展。為此，在當(dāng)前的工作當(dāng)中，要從實際出發(fā)，借助電子技術(shù)，將檔案信息以圖片、視頻以及音頻等方式進行刻錄存檔，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的全面性和檔案管理的合理性。

對于各種檔案信息，要精確到存儲的申報時間、存儲的路徑和檔案信息的錄入時間，對于機密性文件的申請和加密服務(wù)要引起管理者的格外重視。除此之外，要優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，控制管理人員的比例，提升管理效率，并構(gòu)建管理平臺，實現(xiàn)動態(tài)管理。

2）通過法治建設(shè)檔案信息安全體系。特別是要建立科學(xué)的信息安全概念，運用法律思維和法律原則來處理檔案管理工作。建立健全單位信息安全制度，嚴(yán)格執(zhí)行;規(guī)范信息、對外開放和利用過程，嚴(yán)格遵守《網(wǎng)絡(luò)安全法》《國家秘密法》和《國家秘密法》和《中華人民共和國檔案收集檔案解密》和《中華人民共和國法律法規(guī)暫行規(guī)定》;根據(jù)我國信息系統(tǒng)安全的保護標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)安全和信息化建設(shè)的“同步規(guī)劃、同步設(shè)計、同步實施”的要求。建立監(jiān)管機制，確保檔案信息安全。

3）提升檔案管理人員的綜合水平大數(shù)據(jù)時代的到來，除了帶來了便捷的檔案管理方法之外，也對檔案信息的管理人員提出了更高的要求，為了能夠勝任工作，需要進一步提升自身的水平。為此，不僅要通過宣傳教育，使檔案管理人員明確在大數(shù)據(jù)背景下，開展工作必須要端正工作態(tài)度，掌握更高的工作技能方法;同時，還需要對管理者進行定期培訓(xùn)，對于一些具有管理經(jīng)驗的人員來講，要進行常態(tài)化教育培訓(xùn)，培養(yǎng)良好的檔案管理意識，并能夠合理地應(yīng)用技術(shù)手段提升管理的質(zhì)量和效率。

大數(shù)據(jù)背景之下，給檔案管理工作帶來了一定的機遇和挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢，提升檔案管理工作水平是當(dāng)前檔案工作者應(yīng)考慮的重點問題。

參考文獻

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