王虎

摘 要：信息技術(shù)的深入發(fā)展給各行各業(yè)帶來了更多的便利，學校檔案管理工作也應當重視信息技術(shù)的價值，結(jié)合實際發(fā)展情況，對學校檔案管理工作中存在的問題應有針對性的做以改進。本文就信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用展開探討。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);學校;檔案管理

學校檔案記載了學校歷年來的發(fā)展過程，涵蓋了教職工檔案、學生檔案、教育管理檔案等等，其內(nèi)容繁雜且數(shù)量較大，在實際的管理維護過程中具有一定難度?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的到來，使得信息技術(shù)的運用更加廣泛，其能夠有效改善學校檔案管理的不足，提升其管理實效，發(fā)揮檔案價值。

1 學校檔案管理工作現(xiàn)狀

1）檔案保密性較差。在傳統(tǒng)的學校檔案管理過程中，檔案信息的安全性存在很大不足，由于管理模式較為單一陳舊，使得檔案的保密性較差，個別檔案甚至存在缺漏遺失的現(xiàn)象。雖然目前大部分學校已經(jīng)逐步引入了信息技術(shù)，但是由于信息技術(shù)本身就具備開放性，以及個別檔案管理人員操作不當，使得其實際管理成效無法滿足新時代下檔案管理的需求。與此同時，學校在檔案管理的過程中，需要及時錄入相關(guān)信息并上傳到電腦，如果加密方式不足也會使得檔案數(shù)據(jù)及容易被調(diào)取，電腦軟件可能會遭受不法分子的惡意入侵，進而導致檔案信息丟失。

2）檔案維護管理不足。傳統(tǒng)的檔案管理方式都是以紙質(zhì)為主，其不僅占用了大量的物理空間，還容易受到氣候、蛀蟲等影響，因人為操作失誤導致檔案出現(xiàn)腐蝕、折舊、破損的問題，不利于學校檔案的長期保存。與此同時，工作人員通過人工的方式對各個檔案進行整理和歸檔，不僅容易造成數(shù)據(jù)上的偏差錯誤，還大大降低工作人員的效率，使得后續(xù)的檔案查閱價值發(fā)揮受到限制。

3）查找效率低下。傳統(tǒng)的學校檔案管理工作中，該項工作內(nèi)容都沒有受到積極的重視。然而學校檔案管理工作不僅有利于學校領導人掌握其發(fā)展情況，提升其決策的準確性，還能夠全面了解師生活動，推動學校教育管理。但是，大部分學校中普遍存在檔案查找效率低下的問題，不僅檔案移交的時間經(jīng)常拖延，上交格式不夠規(guī)范，隨著紙質(zhì)數(shù)量的增加，查找過程也會遇到很多困難。大大浪費了人力，并在無形中增加了查找的出錯率[1]。

2 信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用

1）整合資源，提升效率。（1）擴充收集渠道，信息自動識別。學校檔案管理部門應當積極建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，通過內(nèi)部檔案信息平臺，能夠及時的收集各個部門的相關(guān)資料，節(jié)省了大量的時間和人力。例如，工作人員在錄入學生學籍檔案時，就可以直接在電腦上操作，通過輸入關(guān)鍵詞，進而找到對應的學段和班級，快速完成學籍檔案的錄入，出現(xiàn)的錯誤也會大大降低。與此同時，工作人員在制作電子檔案的時候，還可以借助掃描儀、資源壓縮器等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成圖片格式、影像視頻格式或者聲音格式，不僅豐富了檔案信息的載體，還能夠在學校內(nèi)部建立一個大型的數(shù)據(jù)庫，減少了物理空間的占用，存儲大量的數(shù)據(jù)信息資源。（2）提升安全性能，完善管理功能。傳統(tǒng)的檔案資料很容易受到蟲蛀、受潮、被盜等現(xiàn)象，使得檔案信息損毀或者丟失，特別是關(guān)于學?？蒲谐晒麢n案等，將會給學校造成嚴重的后果。借助信息技術(shù)將檔案存貯在電腦、云端、數(shù)據(jù)庫中，能夠通過防火墻的設置和終端登錄權(quán)限設置等方式，有效的避免了網(wǎng)絡病毒以及不法分子的入侵，大大提升了檔案管理的安全性能。與此同時，檔案工作人員還可以在后臺對學校各個領導的權(quán)限進行設置，通過用戶的密碼登錄、人臉驗證等方式，進一步減少安全風險隱患。如果教師想要查詢教學成果檔案，還必須要上報領導，通過審批之后授予其查詢權(quán)限。（3）溝通交流快捷，需求定位精準。通過檔案信息化平臺的建設，工作人員還可以隨時通過智能移動終端和相關(guān)對象溝通交流，不僅能夠收集對方提供的資料及時上傳更新，還可以為相關(guān)教師提供資料查詢，完成實時借閱。如果個別教師需要紙質(zhì)檔案，在經(jīng)過審批之后就可以在系統(tǒng)上操作，通過打印機打印出來，并及時歸還錄入系統(tǒng)，既省時又省力。

2）完善體系，與時俱進。（1）三網(wǎng)聯(lián)動，規(guī)范管理。信息技術(shù)的應用需要在學校檔案管理部門中發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)和校園網(wǎng)的優(yōu)勢，通過三網(wǎng)聯(lián)動，實現(xiàn)檔案資源的高效管理，提升檔案資源的共享力度，進一步拓展資源傳遞的渠道。檔案管理人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)上的各個門戶網(wǎng)站，搜索關(guān)于學校建設等方面的信息作為檔案資源，還可以將其進行制作并存儲在數(shù)據(jù)庫中。這樣不僅能夠為相關(guān)教育管理者提供參考，還能夠豐富學校檔案資源。信息化檔案管理的推動必須要建立在完善的規(guī)章制度上，學校需要結(jié)合自身實際情況，根據(jù)檔案管理部門所涉及的各個環(huán)節(jié)和領域，細化各項條例。要求工作人員嚴格按照規(guī)章條例工作，以此來約束其行為，規(guī)范檔案的格式類型。通過制定《檔案信息管理系統(tǒng)操作規(guī)范》等，不斷提升管理人員的責任意識，樹立其正確的價值觀，強化職業(yè)道德水準，進而將學校檔案管理工作做得更加的扎實具體[2]。（2）構(gòu)建安全系統(tǒng)，提升保密功能。檔案資料本身就是學校內(nèi)部的機密材料，如果其在存儲或使用的過程中出現(xiàn)泄漏，將會給學校帶來不同程度的惡劣影響。所以，基于互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理一定要加強安全系統(tǒng)的構(gòu)建，通過多樣化的方式，提升其安全性能，有效的避免網(wǎng)絡病毒或黑客的攻擊。一方面，學?？梢越⒉《咀詣幼R別檢測系統(tǒng)，并將各個存儲設備集成于一個統(tǒng)一的連接平臺中，通過IP傳輸SCSI數(shù)據(jù)與命令，以達到對整個系統(tǒng)實施統(tǒng)一管理的目的[3]。另一方面，加強防火墻、密匙、用戶權(quán)限的設置，每個用戶擁有獨立的密碼，并將各項責任落實到人頭，確保檔案資料的合理運用，避免外界人員的隨意調(diào)取。通過計算機系統(tǒng)的故障自檢、自動修復等功能，不用擔心檔案丟失的情況。（3）改變服務方式，創(chuàng)新管理模式。學校檔案管理部門不僅承擔著收集整理資料的工作，還承擔著資源服務的重任。工作人員一定要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務觀念，以更加精準化、科技化的理念優(yōu)先服務，切實發(fā)揮檔案資料的利用率。深入教學一線，利用現(xiàn)場演示或者理論傳授的方法，將優(yōu)質(zhì)高效服務送到教師手中，輔助全體教師能夠在較短時間內(nèi)掌握正確的檔案上傳和下載操作流程。與此同時，檔案管理的信息化建設屬于一項系統(tǒng)化的工程，學校應當加大宣傳力度，通過培訓等方式提升教師的重視意識，要求教師及時將相關(guān)資料上傳到系統(tǒng)中，并注重檔案資料的真實性和轉(zhuǎn)去惡性。

3）豐富培訓，充實隊伍。學校檔案管理信息化建設不僅需要大量的信息化設備，還離不開優(yōu)秀的應用型人才，檔案管理人員不僅要掌握基礎的檔案管理知識，還必須要學習現(xiàn)代信息技術(shù)，具備較高水平的操作技能，這樣才真正符合學校檔案管理崗位對人才的需求。一方面，學校應當提升檔案管理部門人才招聘門檻，聘請專門的檔案專業(yè)人員，并對其進行多方面考核，確保人才具備專業(yè)的知識、技能和職業(yè)素養(yǎng)之后，方可上崗。另一方面，學校還應當制定針對性的人才培訓計劃，通過開設講座、外出學習等多樣化的培訓方式，不斷要求管理人員做到與時俱進，切實提升其專業(yè)水準。最終，構(gòu)建一個系統(tǒng)維護技術(shù)精湛、檔案管理意識超前，具備一定創(chuàng)新能力的綜合型人才體系。

3 結(jié)語

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，學校檔案管理工作也應當積極運用信息技術(shù)，立足于全新的視角共同促進檔案管理信息化建設，由此最大限度的發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價值，確保檔案的安全性，推動學校管理信息化發(fā)展。

參考文獻

[1]呂偉.信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應用[J].蘭臺內(nèi)外，2020（20）：19-21.

[2]韓璐.互聯(lián)網(wǎng)下的中職學校檔案管理的挑戰(zhàn)與應對策略[J].才智，2020（18）：231.

[3]高斯娜.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理建設研究[J].辦公室業(yè)務，2020（01）：141+143.