王南希

摘 要：隨著信息化時代到來，檔案信息化管理成為檔案事業(yè)發(fā)展重要方向。本文以城建檔案信息化建設(shè)為分析對象，首先概述了城建檔案信息化建設(shè)，接著分析了城建檔案信息化建設(shè)中存在的問題，最后論述了城建檔案信息化建設(shè)對策建議，以便提高城鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，促進(jìn)城市向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城建檔案;信息化;建設(shè)

城建檔案記錄城市變化的方方面面，能夠真實(shí)反映城市發(fā)展歷程，同時也記錄城市發(fā)展中出現(xiàn)的問題，可以為未來城市規(guī)劃提供重要參考。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，我們需要加強(qiáng)城建檔案和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的結(jié)合，推動城建檔案上一個新臺階。

1 城建檔案信息化建設(shè)的概述

城建檔案屬于科學(xué)技術(shù)檔案，包含城市建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計、管理、施工等各項(xiàng)活動中所形成的材料。一般而言，城建檔案包含城市規(guī)劃檔案、城市工程竣工檔案、城市管理檔案、城市設(shè)計施工檔案等，具有綜合性、成套性、專業(yè)性、典型性等一系列特點(diǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展，城建檔案必然會與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)結(jié)合。城建檔案信息化是指根據(jù)國家發(fā)布的信息化要求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息開展保存整理的全過程[1]。城建檔案信息化建設(shè)也意味著城建檔案管理工作由傳統(tǒng)管理模式向新型管理模式轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)人力資源紙質(zhì)管理模式已經(jīng)不符合時代發(fā)展要求，需要逐步實(shí)行信息化改造，通過網(wǎng)絡(luò)提供各種檔案服務(wù)，以便最大程度挖掘檔案價值。

2 城建檔案信息化建設(shè)存在的問題

從總體上看，城建檔案信息化建設(shè)取得了一系列成就，基本上滿足了社會發(fā)展要求，但是城建檔案信息化建設(shè)也存在一些問題值得我們關(guān)注，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

第一，城建檔案信息化觀念薄弱。目前，城建管理部門引入了信息化管理系統(tǒng)，通過信息化手段開展檔案管理工作。但是，城建檔案管理工作人員簡單將系統(tǒng)管理和檔案信息化混為一談，認(rèn)為只需要引入檔案管理系統(tǒng)就完成了信息化改造，這種觀點(diǎn)明顯是一種錯誤認(rèn)知。雖然，加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)建設(shè)確實(shí)有助于推動檔案信息化，但是檔案信息化絕不等同于只是引入信息管理系統(tǒng)，工作人員檔案信息化觀念意識薄弱會影響到城建檔案信息化建設(shè)。

第二，缺乏完善的城建檔案信息化規(guī)劃指導(dǎo)。近些年來，隨著信息化技術(shù)快速發(fā)展，政府部門頒布了一系列加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見，但是這些常常只是寬泛化指導(dǎo)意見，缺乏具體可操作落實(shí)意見，導(dǎo)致城建檔案信息化建設(shè)缺乏宏觀規(guī)劃，結(jié)果城建部門認(rèn)為完成信息系統(tǒng)建設(shè)就完成了城建檔案管理信息化改造，最后卻出現(xiàn)城建檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象，對城建檔案管理起不到任何推動作用，同時還降低了檔案信息化建設(shè)水平。

第三，城建檔案信息化建設(shè)存在安全隱患。城建檔案是城市發(fā)展壯大的記錄者，記錄城市一個又一個輝煌瞬間，必然涉及城市建設(shè)機(jī)密，包含個人敏感信息。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)黑客常常會利用電腦病毒或者黑科技竊取城建檔案機(jī)密信息，為其謀取非法利益。與此同時，檔案管理者也利用自身檔案管理便利出賣機(jī)密檔案，為自身牟利，導(dǎo)致機(jī)密檔案外泄。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，涉密信息一旦泄露很可能會大面積傳播，會給城建檔案管理工作帶來無法挽回的損失，因此城建檔案管理人員必須加強(qiáng)安全保護(hù)，切實(shí)解決各種安全隱患。

第四，工作人員難以勝任城建檔案信息化工作要求。由于信息技術(shù)普及，城建系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動化辦公。城建工作每天都會形成大量電子文件，同時還會形成許多視頻音頻，如此龐大而又復(fù)雜的城建檔案會給城建檔案管理工作者帶來巨大挑戰(zhàn)，對城建檔案工作人員的個人素質(zhì)提出了更高要求。當(dāng)前，城建檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作是一件非常簡單的事情，并不需要投入大量人力物力，只需要簡單操作計算機(jī)技術(shù)即可。在這種思想影響之下，城建檔案管理人員素質(zhì)并不高，難以勝任信息化背景之下城建檔案管理工作客觀要求，影響城建檔案信息化建設(shè)水平。

3 城建檔案信息化建設(shè)的建議對策

第一，樹立正確的城建檔案信息化觀念。城建檔案管理工作者必須充分認(rèn)識到信息化建設(shè)對管理城建檔案的重要意義，推動城建檔案信息化不僅僅可以方便人們查詢各種資料，也可以改善城市建設(shè)效果，對城市建設(shè)具有極大意義，為此城建檔案工作人員必須認(rèn)識到城建檔案信息化建設(shè)的重要作用。與此同時，城建檔案管理人員還需要加強(qiáng)信息宣傳。在推動城建檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者扮演著重要角色。為此，我們需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案信息化的認(rèn)知，使領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識到信息化建設(shè)對城建檔案管理的重要作用，積極轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者思想，推動城建檔案管理信息化建設(shè)上一個新臺階。

第二，不斷健全城建檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和制度。俗話說得好，沒有規(guī)矩不成方圓，為了推動城建檔案信息化建設(shè)，我們需要健全城建檔案信息化法律法規(guī)。在信息化環(huán)境之下，大部分檔案是以電子文件或者其他載體形式保存。為此，我們可以通過法律法規(guī)確定電子檔案管理辦法，同時統(tǒng)一規(guī)定電子檔案管理方法、電子檔案管理流程、電子檔案儲備標(biāo)準(zhǔn)等一系列內(nèi)容，推動城建檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。

第三，不斷改善檔案信息化基礎(chǔ)條件。城建檔案信息化建設(shè)涉及各方面內(nèi)容，既需要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，也需要加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)，這些都是城鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)的重要基石，也是推動城建檔案信息化建設(shè)的重要動力。在硬件設(shè)施方面，城建檔案管理工作者需要購買計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、路由器、交換機(jī)等各種辦公自動化設(shè)備。在軟件設(shè)施方面，城建檔案管理工作需要結(jié)合城建檔案實(shí)際需求創(chuàng)設(shè)檔案管理系統(tǒng)，可以由檔案管理工作者自行創(chuàng)建，也可以將第三方公司創(chuàng)建，但是必須和城建管理工作結(jié)合。

第四，保障城建檔案信息化安全。為了推動城建檔案管理工作上一個新臺階，我們需要加強(qiáng)城建檔案信息化安全建設(shè)。首先，我們需要加強(qiáng)硬件設(shè)施安全，定期檢查各項(xiàng)硬件設(shè)備，確保各項(xiàng)硬件設(shè)備運(yùn)行狀況良好。與此同時，我們還需要做好日常維護(hù)更新工作，尤其加強(qiáng)計算機(jī)機(jī)房環(huán)境監(jiān)測維護(hù)工作，防止出現(xiàn)線路老化或者設(shè)備陳舊的現(xiàn)象。其次，我們需要保證城建檔案信息安全。在城市建設(shè)會形成各種各樣的信息，這些信息是推動城建檔案信息化的基石，保證這些檔案信息安全至關(guān)重要[2]。為此，我們可以通過系統(tǒng)加密、硬盤加密、數(shù)據(jù)加密等各種加密措施保證城建檔案信息絕對安全，提高城建檔案安全系數(shù)。與此同時，面對自然災(zāi)害風(fēng)險，我們需要提前做好檔案備份，防止由于自然災(zāi)害而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。最后，我們需要嚴(yán)防病毒。當(dāng)前計算機(jī)信息技術(shù)得到大量使用，互聯(lián)網(wǎng)上包含有大量病毒和木馬程序，嚴(yán)重危害網(wǎng)絡(luò)安全，也影響到城市檔案建設(shè)信息安全。

第五，培育高素質(zhì)的城建檔案管理人才。人才是推動城建檔案管理的重要因素，人才也是推動城建檔案信息化建設(shè)的重要力量。為此，城建檔案管理部門需要增強(qiáng)檔案管理人員信息化觀念，提高檔案管理人員信息化技術(shù)水平，增強(qiáng)檔案管理人員信息化能力，轉(zhuǎn)變檔案管理人員思維。城建檔案管理部門可以為內(nèi)部員工提供各種各樣實(shí)踐培訓(xùn)機(jī)會，使廣大員工了解城建檔案最新研究成果，提高廣大員工信息化水平。與此同時，城建檔案管理部門也需要培養(yǎng)員工學(xué)習(xí)意識，讓員工樹立起自我學(xué)習(xí)意識，不斷提高廣大員工自學(xué)能力，使廣大員工通過自學(xué)提高信息化能力，適應(yīng)信息化背景之下的城建檔案管理工作。

4 結(jié)語

綜上所述，為了推動城建檔案信息化建設(shè)，城建檔案管理人員必須樹立起信息化觀念，同時需要加強(qiáng)信息化法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，不斷改善信息化基礎(chǔ)條件，建立起完善的安全保障機(jī)制，同時還需要加強(qiáng)信息化高素質(zhì)人才培養(yǎng)，以便適應(yīng)信息化環(huán)境之下城建檔案管理要求。

參考文獻(xiàn)

[1]徐梅琳.芻議對城建檔案信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：92+152.

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