王娟

摘 要：公司當(dāng)中由于部門比較多，檔案管理工作在開展時(shí)往往比較復(fù)雜，數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新的實(shí)施，能夠使檔案收集、保存、整理工作得以有效進(jìn)行，并且發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)便利促進(jìn)檔案信息共享，構(gòu)建檔案集成管理平臺，適應(yīng)文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化、存儲數(shù)字化需要，進(jìn)而使公司檔案管理工作向著更好方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公司檔案;數(shù)字化建設(shè)

當(dāng)前信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用在了各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，在公司進(jìn)行檔案管理時(shí)，也加強(qiáng)了對數(shù)字化的運(yùn)用，怎樣加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)和創(chuàng)新，使檔案管理人員從繁瑣、耗時(shí)耗力的工作當(dāng)中解放出來，保證檔案管理工作在實(shí)施時(shí)的高效性、便捷性以及快速性是當(dāng)前需重點(diǎn)解決的問題[1]。

1 公司進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新的必要性

首先，檔案數(shù)字化有利于促進(jìn)公司當(dāng)中信息資源共享。傳統(tǒng)模式中，檔案在管理時(shí)往往會運(yùn)用分部門保管方式，只能對部門當(dāng)中的內(nèi)部信息進(jìn)行查找，檔案資源難以實(shí)現(xiàn)最大化使用效益。通過數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新的實(shí)施，能夠推進(jìn)資源共享的有效實(shí)現(xiàn)，公司當(dāng)中的各個(gè)部門、領(lǐng)導(dǎo)層能夠利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文檔信息的查詢，免去了查詢時(shí)的很多麻煩，能夠促進(jìn)工作效率的提升，并且使檔案信息在利用質(zhì)量上得到提高。其次，有利于檔案管理更具智能化。公司在進(jìn)行檔案數(shù)字化創(chuàng)新過程中，能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等充分運(yùn)用在檔案管理當(dāng)中，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)施時(shí)智能化、數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，推動公司不斷向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型[2]。最后，實(shí)現(xiàn)對成本的有效節(jié)約。數(shù)字化檔案管理在實(shí)施時(shí)，需將網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和計(jì)算機(jī)作為載體，數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施，能夠使傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)檫\(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理與存儲的數(shù)字信息。這種方式和公司傳統(tǒng)檔案管理模式相比，在人力、財(cái)力、物力上都能得到一定程度節(jié)約。同時(shí)這種新型模式能夠使材料消耗、實(shí)體空間以及管理人員產(chǎn)生的成本消耗降低，促進(jìn)公司經(jīng)濟(jì)效益的提高。

2 數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新

2.1 構(gòu)建智慧平臺

就智慧平臺來講，可以將其劃分為兩個(gè)，一部分對數(shù)據(jù)進(jìn)行采集與管理，采集的主要內(nèi)容為公司當(dāng)中的內(nèi)部信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在采集時(shí)的智能化，并且進(jìn)行自動歸檔[3]。另一部分推動電子文件接收一體化，平臺中在接收的同時(shí)對其進(jìn)行智能化管理，如圖1：

同時(shí)針對智慧平臺的構(gòu)建需進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，在具體實(shí)施時(shí)，可以從這幾方面進(jìn)行：首先，強(qiáng)化檔案管理方面的制度化建設(shè)，針對元數(shù)據(jù)收集工作進(jìn)行規(guī)范，并且在對檔案信息進(jìn)行錄入時(shí)，應(yīng)保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。為了使檔案信息在檢索時(shí)的查全率和查準(zhǔn)率得到保證，可以利用分類號以及統(tǒng)一題名的方式，并且注重規(guī)程與系統(tǒng)圖的強(qiáng)化，促進(jìn)統(tǒng)一管理的有效實(shí)現(xiàn)。

2.2 建設(shè)對檔案進(jìn)行自動鑒定的元數(shù)據(jù)庫

檔案在保管期間內(nèi)，可以在數(shù)字化平臺中設(shè)計(jì)對檔案進(jìn)行自動鑒定的功能，使檔案管理工作人員在對檔案進(jìn)行保管與鑒定時(shí)更高效和方便，系統(tǒng)可以通過分類號的不同對檔案進(jìn)行保管[4]。在此情況下，能夠使檔案在鑒定時(shí)的整體速度大大加快。因此企業(yè)在針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，需制定與其實(shí)際發(fā)展需要相適應(yīng)的鑒定規(guī)則，加強(qiáng)和自動鑒定相關(guān)的元數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在具體實(shí)施時(shí)，也需對歸檔范圍以及保管期限進(jìn)行設(shè)定。

2.3 推進(jìn)智慧化建設(shè)

公司檔案管理過程中，移動服務(wù)屬于數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新當(dāng)中重要組成，在此過程中可以利用移動終端的便利，為公司當(dāng)中的人員提供信息服務(wù)，能夠和數(shù)字化、信息化實(shí)際發(fā)展趨勢之間相適應(yīng)，促進(jìn)新型檔案資源共享模式的形成，提供更優(yōu)質(zhì)的共享服務(wù)[5]。而公司需結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，促進(jìn)大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的運(yùn)用，以及業(yè)務(wù)管理和檔案管理兩個(gè)系統(tǒng)之間的對接。利用智慧平臺以及移動終端，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的有效推送以及發(fā)揮搜索功能的優(yōu)勢，進(jìn)而使檔案數(shù)字化建設(shè)不斷實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

2.4 加強(qiáng)數(shù)字化人才培養(yǎng)

人才問題和數(shù)字化建設(shè)效果緊密相關(guān)，要想使數(shù)字化建設(shè)在實(shí)施過程中更具創(chuàng)新性，就需加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)方面新技術(shù)和新知識的普及，因此公司在發(fā)展過程中，應(yīng)注重對相關(guān)專業(yè)性人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，使員工了解系統(tǒng)開發(fā)知識、系統(tǒng)維護(hù)知識、數(shù)字化加工知識、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行知識、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)知識等，給予員工培養(yǎng)培訓(xùn)充分重視，這樣才能滿足數(shù)字化創(chuàng)新的實(shí)際需要。在對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，需做到以下幾點(diǎn)：首先，打好提前量，相關(guān)人員需提前了解新設(shè)備和新技術(shù)。其次，按照不同層次對人才進(jìn)行培養(yǎng)，保證人才具備的知識技能和崗位之間相適應(yīng)。最后，獲得社會支持，在引進(jìn)人才的同時(shí)保證結(jié)構(gòu)合理性。

2.5 強(qiáng)化資源開發(fā)與整合

數(shù)字化建設(shè)過程中，網(wǎng)站建設(shè)是基礎(chǔ)，也是推進(jìn)數(shù)字化信息進(jìn)行開發(fā)和利用的重要方式，檔案數(shù)字化屬于網(wǎng)絡(luò)化以及信息化發(fā)展的必然趨勢，因此網(wǎng)絡(luò)化以及信息化也是數(shù)字化建設(shè)的主要發(fā)展方向。在計(jì)算機(jī)技術(shù)影響下，信息在傳播過程中突破了時(shí)空界限，為了使檔案信息充分滿足社會實(shí)際需求，需積極推進(jìn)檔案管理相關(guān)的網(wǎng)站建設(shè)，將一些信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)普及背景下，電子文件批量產(chǎn)生，面對大量的數(shù)字資源，需對其進(jìn)行有效篩選、分析、研究以及整理，保證數(shù)字資源在利用時(shí)的有序性與合理性。在具體實(shí)施時(shí)，檔案管理人員需進(jìn)行分工合作，做好組織工作與協(xié)調(diào)工作，保證數(shù)字化建設(shè)整體質(zhì)量，為促進(jìn)數(shù)據(jù)資源共享創(chuàng)造良好條件。

3 結(jié)束語

總之，當(dāng)前大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等獲得了迅速發(fā)展，因此公司在發(fā)展中應(yīng)緊跟時(shí)代腳步，適應(yīng)社會發(fā)展需求，運(yùn)用信息化優(yōu)勢與便利，實(shí)現(xiàn)對檔案智慧平臺的打造、建設(shè)對檔案進(jìn)行自動鑒定的元數(shù)據(jù)庫、推進(jìn)智慧化建設(shè)、加強(qiáng)數(shù)字化人才培養(yǎng)、強(qiáng)化資源開發(fā)與整合，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)在實(shí)施過程中的發(fā)展與創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，使檔案資源充分發(fā)揮作用與價(jià)值，服務(wù)于公司，提升信息資源利用率，節(jié)約公司經(jīng)營發(fā)展成本，推進(jìn)其現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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