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        基于大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理及信息化應用分析

        2020-12-01 03:13:32孟誼
        卷宗 2020年24期

        孟誼

        摘 要:在檔案管理期間,文書檔案是非常重要的一部分,對于各項機關事業(yè)單位來講,文書檔案中包含了各種各樣的活動信息,比如圖片、文字等。當前階段,自從邁入了信息化時代以后,信息化技術被全面應用到了文書檔案管理環(huán)節(jié)中,為人員整理文書檔案提供了諸多的方便,檔案管理效率也得到了提高。本文重點論述了基于大數(shù)據(jù)背景下的文書檔案管理和信息化應用情況。

        關鍵詞:大數(shù)據(jù)背景;文書檔案管理;信息化應用

        伴隨著信息化技術的不斷創(chuàng)新和改進,各個領域發(fā)展都離不開信息化技術的支撐,只有將管理平臺進行信息化,才可以實現(xiàn)文書檔案信息化管理的目標。科學合理的應用信息化技術,有利于提升文書檔案的儲存量,便于更加方便的查詢檔案信息,延長檔案信息的儲存時間,不過相關人員還需要明確注意,必須考慮到信息化技術的限制性因素,只有這樣,才可以實現(xiàn)文書檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

        1 大數(shù)據(jù)

        在互聯(lián)網(wǎng)技術快速發(fā)展的背景下,大數(shù)據(jù)隨之形成,人們對于互聯(lián)網(wǎng)的依賴程度逐漸增加,數(shù)據(jù)量上升,在這一階段中逐漸形成了無法被實時加工處理的數(shù)據(jù),其被稱之為大數(shù)據(jù)。一般情況下,掌握了大數(shù)據(jù)便是對諸多數(shù)據(jù)資源進行全面掌握,有效加工和處理價值性極高的信息,有利于更好的拓展信息附加值?,F(xiàn)階段,大數(shù)據(jù)成為人們?nèi)粘I钪蟹浅V匾囊豁椉夹g,文書檔案管理工作發(fā)展速度也日益加快,慢慢延伸為了大數(shù)據(jù)中不可缺少的一方面。經(jīng)過數(shù)字化建設形成的文書檔案需要使用計算機網(wǎng)絡技術進行聯(lián)網(wǎng),才可以達到處于不同類型和范圍內(nèi)用戶對于檔案資源的共享和應用。文書檔案網(wǎng)絡化管理是達到檔案資源共享的最佳方式,企業(yè)文書網(wǎng)絡化涉及了網(wǎng)絡分類和網(wǎng)絡隔離以及檢索等多項功能。

        2 實施文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

        2.1 電子文件可以被有效的保存

        在保存檔案期間,經(jīng)常因為受到各項因素的影響,使紙質(zhì)檔案的纖維素受到不良的影響,而纖維素的作用極高,其和紙質(zhì)檔案耐久性有著密切的聯(lián)系,自從形成了電子檔案以后,以上問題得到了有效的解決。伴隨著科學技術的創(chuàng)新和改進,可以借助電子類型的設備獲取想要的文件,以U盤和光盤為主要的媒介,利用媒介讀取信息時非常便利的,便于攜帶,受損概率小,這些優(yōu)勢均延長了電子文件的儲存時間。

        2.2 可以共享文檔信息

        以往傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)有著文件查詢不方便、傳輸效率較低以及無法實現(xiàn)文件共享等特征,基于該項特征的影響,使得信息存在著諸多的閑置現(xiàn)象,從一定程度上加劇了資金輸出和資源消耗。而應用信息化管理方式以后可以扭轉(zhuǎn)該項局面,管理人員結(jié)合檔案的內(nèi)部和外部特征實施綜合性管理。伴隨著計算機技術的不斷發(fā)展,檔案信息化管理工作逐漸達到了檔案和介體相互分離的目的,同時還可以實現(xiàn)其他信息平臺的全面聯(lián)系。因為信息化管理本身不會受到時空約束的影響,還可以掌握各環(huán)節(jié)的信息,所以有利于快速共享文檔信息。

        2.3 可以確保文件傳遞的安全性

        因為以往傳統(tǒng)類型的文件信息大部分屬于紙質(zhì)類型,因此在管理期間,普遍存在著文件丟失或者是受損現(xiàn)象,而且以往是以郵遞的方式為主,該項方式經(jīng)常受到空間因素的約束,郵遞期間面臨的問題較多,無法確保文檔的安全性。而信息化技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的應用確保了上述各項問題得到了很好的解決。對于文書檔案信息化管理現(xiàn)狀的分析和探究

        其一,因為受到地域和空間等方面的約束,使得傳統(tǒng)檔案管理翻閱起來有著諸多的不方便,所需時間較長,特別是對于文書類型的檔案來講,使用頻率非常高,翻閱人員諸多,長時間下來的話,將會產(chǎn)生一系列的矛盾和文件損耗,完全影響了檔案管理時效性的體現(xiàn)。實施檔案信息化建設的實質(zhì)性目的是提升檔案管理效率和水平。其中,檔案信息化建設是指將信息化技術應用于檔案管理環(huán)節(jié)中,構(gòu)建最佳的網(wǎng)絡環(huán)境,引進合理的檔案管理方式,從而實現(xiàn)檔案信息化服務目標。在當代社會發(fā)展期間,信息已演變成了社會和經(jīng)濟中的重要資源,信息化屬于應用較為普遍的一種方式,而從文書檔案管理信息化實際情況來看,程度較低,信息化管理起步技較晚一些,目前正處于半手工管理現(xiàn)象,要想查詢所需的檔案,還需要進入檔案管理部門查詢,時效性缺失,不利于提高檔案利用效率,這就導致檔案資料內(nèi)包含的各項資源無法被合理挖掘和應用,文書檔案創(chuàng)新工作也難以滿足基本要求。

        其二,文書檔案管理理念較為滯后,在文書檔案管理工作期間,主要是遵循重藏輕用的思維理念,大多數(shù)檔案管理人員忽略了檔案自身的價值體現(xiàn),導致信息受阻。比如查詢起來消耗的時間比較長,登記流程復雜等。

        4 基于大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理及信息化應用分析

        4.1 提升文書檔案挖掘利用率,增強文書檔案服務的針對性

        從功能方面進行分析,大數(shù)據(jù)的效果是分析和整合數(shù)據(jù),當沒有做好分析工作、僅僅是實施前期統(tǒng)計和檢索工作的話,是難以將數(shù)據(jù)價值全面體現(xiàn)出來的,文書檔案中的數(shù)字化成本也無法在管理環(huán)節(jié)中清楚的呈現(xiàn)?;诖?,當管理文書檔案期間,需要將挖掘數(shù)據(jù)放在第一位,當成一項核心的內(nèi)容,引進合理的數(shù)據(jù)挖掘技術,全面整合各項資料,探索數(shù)據(jù)價值所在,整合和分析數(shù)據(jù),了解到數(shù)據(jù)中包含的各項知識點和數(shù)據(jù)信息之間的聯(lián)系性,防止發(fā)生信息孤島問題,高效率的傳播各項信息,促使文書檔案利用水平得到更好的提高。通過挖掘信息,從中提取用戶所需的信息,判斷用戶基本需求,結(jié)合實際情況制定出完善的服務方案,將服務的個性化和定制化凸顯出來。

        4.2 摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念,樹立新型信息化管理意識

        在新時代發(fā)展背景下,各種新型理念和技術隨之出現(xiàn),文書檔案管理也必須順應時代發(fā)展要求,摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念,為新型檔案信息化建設工作開展提供一定的依據(jù)。只有創(chuàng)新和優(yōu)化管理人員思想理念的話,才可以激發(fā)主動性,使其更好的參與到信息化管理環(huán)節(jié)中。對于文書檔案管理部門而言,也應當如此,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念,正確了解到信息化在文書檔案管理中的實際作用,將觀念轉(zhuǎn)變和優(yōu)化當成一項契機,在單位內(nèi)樹立良好的形象。除此之外,管理層也應當合理安排,遵循統(tǒng)籌規(guī)劃的基本原則,投入相應比例的檔案管理信息化建設資金,從物質(zhì)方面確保檔案管理信息化建設工作的正常開展。

        4.3 提升管理人員技能和素養(yǎng)

        當前階段,信息化呈現(xiàn)出了快速發(fā)展的趨勢,基于此,對于文書檔案信息化管理來講,也務必加大重視力度,其中,做好該項工作的關鍵在于文書檔案管理人員。作為該項人員來講,需要培養(yǎng)自身的專業(yè)素養(yǎng),加深知識掌握,增強信息化操作能力。所以,單位需定期對檔案管理人員展開培訓工作,促使管理人員朝著良好的方向發(fā)展。除此之外,還應當制定健全的獎懲體系,對于工作中表現(xiàn)良好和優(yōu)秀的員工來講,給予一定的獎勵,這樣一來,可以激發(fā)全體員工的工作積極性。

        5 結(jié)語

        從以上論述來看,文書檔案屬于檔案管理中一項重要的組成部分,本身主要是將單位整個發(fā)展歷程詳細的記錄了下來。在大數(shù)據(jù)背景下,將信息化技術和檔案管理相互結(jié)合到一起是一項主要的管理方式,文書檔案信息化管理逐漸替換了以往單一的檔案管理模式,促使檔案管理工作越來越具備安全性,檔案資源利用率提升,檔案整體價值被全面的發(fā)揮了出來。

        參考文獻

        [1]馮瑩.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務,2020(14):112-113.

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        [3]黎彩芬.基于大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理及信息化應用[J].辦公室業(yè)務,2020(12):68-69.

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