摘 要：近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人員流動(dòng)現(xiàn)象越來(lái)越明顯，這也對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理造成了一定的難度，要求其不斷提高檔案管理的信息化水平。事業(yè)單位的檔案管理信息化水平是影響人力資源發(fā)揮的重要因素之一，現(xiàn)階段已經(jīng)取得了一定的成就。但是總體來(lái)說(shuō)，信息化管理水平還是比較低，需要我們不斷重視該項(xiàng)工作，努力促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)信息化水平的提高。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理;對(duì)策

事業(yè)單位的人員復(fù)雜、資料眾多，對(duì)其進(jìn)行管理提出了更高的要求。檔案的基本作用是對(duì)人員的基本信息，社會(huì)經(jīng)歷以及個(gè)人品德進(jìn)行記錄。事業(yè)單位提供的信息時(shí)其他部門對(duì)一個(gè)職員進(jìn)行判斷的重要參考標(biāo)準(zhǔn)之一。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）規(guī)范的事業(yè)單位檔案管理體系并未建立。現(xiàn)階段，檔案管理混亂、體系建設(shè)不完善、檔案工作雜亂無(wú)章、工作沒(méi)有效率和熱情都是很多事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀。事業(yè)單位的檔案管理工作不完善，造成很多信息和數(shù)據(jù)丟失，對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展起著阻礙作用。事業(yè)單位的信息管理和檔案管理工作不到位，會(huì)降低信息和檔案之前的統(tǒng)一性，也不利于檔案的完整性，最終不利于事業(yè)單位隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展。

2）事業(yè)單位檔案管理信息化水平低?，F(xiàn)階段，我國(guó)的事業(yè)單位的信息管理庫(kù)約為四千個(gè)，管理也有一定水平的提高，但是還是存在明顯的信息重復(fù)和信息豐富度不高的問(wèn)題，也就是說(shuō)信息質(zhì)量還有待提高。同時(shí)，開放性的綜合檔案資料很少，還有很大的空間。同時(shí)，信息化檔案管理水平還是比較低，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息進(jìn)行檢索工作的效率還是比較低，檢索的精準(zhǔn)率、速度和效率都比較低。但是，很多事業(yè)單位已經(jīng)引進(jìn)了檔案管理的信息化技術(shù)，但是相關(guān)工作人員依舊傾向用手工檢索的方式進(jìn)行檢索工作，不習(xí)慣利用信息化技術(shù)，最終導(dǎo)致檢索準(zhǔn)確性和效率的降低。

3）事業(yè)單位進(jìn)行檢索工作的工作人員素質(zhì)不高。很多事業(yè)單位負(fù)責(zé)檢索工作的工作人員素質(zhì)并不高，有的單位是由年齡大的即將退休的老干部進(jìn)行相關(guān)工作的。很多事業(yè)單位認(rèn)為，檔案管理工作并不重要，有的事業(yè)單位甚至沒(méi)有專門的工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)的工作，直接由其他科室的工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)工作，或者有的單位還會(huì)頻繁地?fù)Q檔案工作人員，最終造成檔案管理工作不能得到質(zhì)量和水平的提高，造成重要信息文件的丟失和檔案管理工作的混亂。

4）事業(yè)單位檔案管理的硬件水平比較低。很所事業(yè)單位并不重視檔案管理工作，減少相關(guān)設(shè)備的管理經(jīng)費(fèi)投入，最終造成檔案管理工作效率得不到提高。有的單位甚至沒(méi)有引進(jìn)信息化技術(shù)，還是依靠工作人員手動(dòng)查找資料，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2 事業(yè)單位檔案管理工作改進(jìn)對(duì)策

1）重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)。事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，信息分布保存在不同的工作部門，每天都會(huì)形成大量的檔案資料，管理難度大，給檔案信息管理的人員造成了很大的挑戰(zhàn)。需要進(jìn)行信息的收集、整理和記錄，這要要求事業(yè)單位不斷提高檔案管理的信息化水平的提高，重視檔案管理工作的規(guī)范。同時(shí)，明確檔案管理信息化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員工作的規(guī)范，盡量減少人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，最大程度上增加企業(yè)的效益。

2）重視實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化程度。數(shù)字化是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的重要建設(shè)環(huán)節(jié)之一，但是很多事業(yè)單位只是將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，由于受到管理人員人手不足、事業(yè)單位資金投入不夠的影響，都對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化起到明顯的阻礙作用。所以，要先重視高質(zhì)量信息的數(shù)字化，同時(shí)加強(qiáng)目錄建設(shè)的檢索應(yīng)用，利用光盤、文件夾以及音像等形式，促使信息更加長(zhǎng)久地保存。事業(yè)單位要利用好網(wǎng)絡(luò)憑條，實(shí)現(xiàn)不同部門之間的資源共享，提高檔案信息的利用效率。

3）逐步提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平的提高，還要重視相關(guān)工作人員的展業(yè)素質(zhì)的提高，為其提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提高工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的能力。同時(shí)，事業(yè)單位也要重視對(duì)工作人員的考核力度，可以將工作人員的工資和考核結(jié)果直接掛鉤，推行有效的獎(jiǎng)懲制度，在調(diào)動(dòng)工作熱情和效率的同時(shí)，也能在一定程度上實(shí)現(xiàn)工作人員信息化能力的提高。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該重視自身專業(yè)能力的提高，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提高自身運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，努力成為一個(gè)技術(shù)能力強(qiáng)的人才，為事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化奠定良好的基礎(chǔ)。

4）重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化水平的提高，首先要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，重視檔案管理制度的建設(shè)和完善。各事業(yè)單位在充分考慮實(shí)際情況的前提下，建立相應(yīng)的檔案管理制度，明確檔案管理工作的不同標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，例如針對(duì)電子文件的檔案管理，要重視明確不同工作人員的職責(zé)。其次，重視自動(dòng)化辦公水平的提高，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，主要是利用計(jì)算機(jī)，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行整理和記錄，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)的檢索功能，對(duì)需要的信息進(jìn)行有效的檢索，提高信息的利用效率。最后，重視電子檔案管理工作。事業(yè)單位應(yīng)該考慮本單位的信息管理現(xiàn)狀，將紙質(zhì)檔案作為重要依據(jù)，形成科學(xué)有效的電子檔案，盡量實(shí)現(xiàn)信息保存的全面和完整，同時(shí)重視電子檔案形成之后，對(duì)電子檔案進(jìn)行整理和鑒定。

5）重視對(duì)檔案資料的安全保護(hù)。信息化時(shí)代，不可避免各種信息安全問(wèn)題，這需要引起事業(yè)單位的重視，盡量減少信息泄露或者信息丟失問(wèn)題的出現(xiàn)。同時(shí)，工作人員操作不當(dāng)、黑客入侵或者計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，也可能是造成信息安全水平降低的重要原因，在對(duì)信息檔案造成破壞的同時(shí)，也會(huì)給事業(yè)單位帶來(lái)巨大的損失。但是很多事業(yè)單位的文件保密性比較強(qiáng)，如果事業(yè)單位不能做好信息保密工作，出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題，就會(huì)直接對(duì)事業(yè)單位造成不利影響。所以，事業(yè)單位要重視相關(guān)工作人員的職業(yè)道德建設(shè)，建設(shè)和完善信息安全保障制度，盡量推動(dòng)信息系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效性和安全性的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，也要重視網(wǎng)絡(luò)安全措施建設(shè)，提高事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)抵御網(wǎng)路攻擊的水平。同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理工作人員也要重視信息的備份工作，即便出現(xiàn)意外事件，也可以利用備份文件，盡量減少事業(yè)單位的損失。

3 總結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，事業(yè)單位做好檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作順利開展的基礎(chǔ)和前提，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)有效的決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。所以，事業(yè)單位要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，并重視檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)的。只有這樣才能逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，提高信息資源的利用效率，為決策者提供更加全面科學(xué)的信息。

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作者簡(jiǎn)介

溫曉丹（1986-），女，遼寧鞍山人，大學(xué)本科，鞍山市衛(wèi)生健康事業(yè)服務(wù)中心（鞍山市紅十字中心血站），檔案館員（中級(jí)），檔案管理。