摘 要：事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)已經(jīng)成為未來(lái)不可阻擋趨勢(shì)，本文在了解事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)之后，再對(duì)當(dāng)前電子檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，最后闡述了檔案管理電子化建設(shè)的路徑，希望為進(jìn)一步提高檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)單位、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中所形成的文字、圖像以及聲音等記錄，從管理角度來(lái)看，檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，在電子化建設(shè)的大背景下，檔案管理的電子化的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，對(duì)于提高檔案管理能力的意義重大，值得關(guān)注。

1 事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位檔案管理電子化可以改變傳統(tǒng)工作的諸多不足，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾方面：1）有助于提高檔案管理工作效率。電子化檔案依托計(jì)算機(jī)完成數(shù)據(jù)處理，具有高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，并且能夠滿足圖像、視頻等，電子化管理可以取代傳統(tǒng)人工工作的不足，將紙質(zhì)的文檔通過(guò)電子化的形式展示出來(lái)，所以可以進(jìn)一步減輕工作，使各類檔案信息更加集中，避免檔案管理中出現(xiàn)漏洞，提高了工作質(zhì)量。2）有助于降低成本。檔案電子化建設(shè)可以顯著降低成本投入，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在人力資源投入大、檔案維護(hù)工作量大等問(wèn)題，并且相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的采集、編制等需要花費(fèi)較多費(fèi)用。而相比之下，電子檔案技術(shù)無(wú)論是檔案的查閱、管理、保存還是傳輸都得到進(jìn)一步簡(jiǎn)化，有助于控制成本。3）方便文檔的查缺補(bǔ)漏。傳統(tǒng)的檔案管理模式容易受到人為因素影響而出現(xiàn)多種問(wèn)題，例如某一檔案漏交歸檔，需要對(duì)檔案進(jìn)行拆卷、重做才能完成補(bǔ)漏。這個(gè)過(guò)程容易出現(xiàn)失誤，嚴(yán)重情況下可能出現(xiàn)檔案丟失的情況。而電子檔案通過(guò)信息處理系統(tǒng)，可以按照文檔檔案的不同類型合理分組，在查缺補(bǔ)漏時(shí)只需要在對(duì)應(yīng)的電子文件上進(jìn)行修改即可。

2 事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)狀研究

檔案管理一直是事業(yè)單位內(nèi)部工作的重要組成部分，目前隨著事業(yè)單位改革工作不斷深入，相關(guān)工作中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料更多，因此檔案管理需要處理的資料更多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足逐漸凸顯。隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)電子檔案來(lái)取代傳統(tǒng)檔案已經(jīng)成為相關(guān)人員關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。電子檔案的先進(jìn)性已經(jīng)得到諸多學(xué)者的認(rèn)可，事業(yè)單位也將電子檔案作為彌補(bǔ)傳統(tǒng)工作模式的不足的突破口。但是在實(shí)際上，當(dāng)前事業(yè)單位在電子檔案管理中存在諸多不足，值得關(guān)注。

2.1 電子檔案安全管理不規(guī)范

電子檔案技術(shù)的出現(xiàn)有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)工作模式的不足，但是就目前而言，事業(yè)單位的檔案管理人員仍然沒(méi)有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思路，雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的重要性，但是在工作中還存在諸多不足，例如一些重要檔案的物質(zhì)載體（如移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等）隨意擺放，未妥善保管;在信息備份上也存在諸多不足，例如在檔案處理期間，信息備份方法不規(guī)范，無(wú)法根據(jù)數(shù)據(jù)檔案的類型等合理選擇存儲(chǔ)路徑，影響了電子化檔案建設(shè)效果。

2.2 現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用效果不理想

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、網(wǎng)盤(pán)等數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為電子檔案管理提供了新的方向，相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步可以顯著提高檔案管理能力。但是就目前而言，事業(yè)單位在檔案管理中并未妥善應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，不僅電子化程度落后，且檔案管理的安全性也得不到保障。例如文獻(xiàn)[1]研究認(rèn)為，當(dāng)前檔案管理人員的安全管理意識(shí)淡薄，雖然相關(guān)軟件、硬件性能已經(jīng)顯著提高，但是安全管理理念并未得到充分落實(shí)，這已經(jīng)成為電子檔案管理中不容忽視的問(wèn)題。

3 事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)路徑研究

3.1 做好電子文件鑒定

在事業(yè)單位檔案的電子化建設(shè)中，電子文件的鑒定成為其中的重點(diǎn)內(nèi)容，在工作中，相關(guān)人員必須要明確電子檔案鑒定的“三關(guān)”，其中的核心內(nèi)容包括：1）確定入口關(guān)?？剖以诮邮针娮訖n案之后，首先需要檢查各個(gè)電子檔案的質(zhì)量，例如電子檔案是否可以順利讀取、檔案的格式是否正確、檔案內(nèi)容是否與紙質(zhì)檔案相同等。2）抓好檢查關(guān)。當(dāng)檔案管理部門(mén)對(duì)電子檔案歸檔之后，應(yīng)該構(gòu)建定期檢查機(jī)制，了解各類檔案是否出現(xiàn)損壞、數(shù)據(jù)文件能否正常運(yùn)行等，在確定電子文件管理要求的之后，對(duì)電子檔案的拷貝、維護(hù)過(guò)程做記錄，使檔案管理操作更科學(xué)有效。3）做好利用關(guān)。檔案管理的最終目的是服務(wù)于事業(yè)單位的各項(xiàng)工作，所以在工作中需要出于檔案管理要求，及時(shí)做好檔案管理，針對(duì)相關(guān)部門(mén)的信息使用要求，第一時(shí)間提供各類檔案;或者在發(fā)現(xiàn)檔案文件損壞或者感染病毒之后，立即修復(fù)故障檔案，滿足使用需求。

3.2 規(guī)范電子檔案安全管理路徑

與傳統(tǒng)紙質(zhì)工作模式相比，電子檔案依然屬于新鮮事物，部分工作人員并不了解電子檔案管理的要求，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)諸多不足，所以為了能夠有效解決上述問(wèn)題，必須要進(jìn)一步規(guī)范安全管理路徑，重點(diǎn)內(nèi)容包括：1）確定電子檔案的責(zé)任者。在傳遞電子文件期間需要轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案室備份，其中本單位的電子文件需要在制作、定稿之后將另一份傳遞給檔案室，保證檔案能夠在最短的時(shí)間內(nèi)歸檔[2]。2）需明確檔案室的工作責(zé)任，主要是指收集備份電子文件以及上下級(jí)對(duì)本單位行文的著錄，例如對(duì)檔案做編號(hào)、整理、歸檔等，其中的關(guān)鍵資料需要通過(guò)光盤(pán)來(lái)保存信息。期間檔案室需要完成電子文檔的管理以及編目等工作，這是電子檔案長(zhǎng)久保存的關(guān)鍵。

3.3 明確電子文檔歸檔的范圍要求

在檔案管理中，必須要充分了解電子檔案的相關(guān)要求，具體內(nèi)容包括：1）本單位各部門(mén)上報(bào)的相關(guān)規(guī)范性文件或者日常工作中所形成的重要治療等;2）上級(jí)下發(fā)的相關(guān)文件;3）下級(jí)單位向本單位上報(bào)的相關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告以及本單位給出的批復(fù)等;4）同級(jí)別單位轉(zhuǎn)發(fā)的相關(guān)文獻(xiàn)治療以及答復(fù)信函資料等;5）本單位黨組織提出的相關(guān)規(guī)范性文件等。

3.4 明確電子檔案管理的相關(guān)要求

從事業(yè)單位電子檔案管理的角度來(lái)看，電子檔案的存儲(chǔ)、攜帶等都需要存儲(chǔ)載體的支持，目前電子文件的存儲(chǔ)載體分為很多中，其中磁盤(pán)、U盤(pán)等具有記錄速度快、存儲(chǔ)容量大等優(yōu)點(diǎn)，信息保存安全可靠，不易損壞。除此之外，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，云計(jì)算等技術(shù)在檔案管理中的作用越來(lái)越凸顯，相關(guān)人員需要充分了解相關(guān)電子檔案管理的相關(guān)要求，例如通過(guò)網(wǎng)盤(pán)等云計(jì)算技術(shù)APP完善電子檔案的相關(guān)路徑，可以通過(guò)網(wǎng)盤(pán)APP的分享功能，將電子檔案分享給相關(guān)部門(mén)或者工作人員，強(qiáng)化檔案管理能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位電子檔案管理已經(jīng)成為提高檔案管理能力的重要組成部分，因此相關(guān)人員需要把握電子檔案管理的相關(guān)細(xì)節(jié)，通過(guò)落實(shí)檔案管理新規(guī)定，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理模式的變革，這樣才能顯著提高檔案管理能力，最終為推動(dòng)事業(yè)單位工作模式變革奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]何海燕.從檔案管理流程管窺企業(yè)電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)[J].城建檔案，2020（06）：47-48.

[2]周艷.大數(shù)據(jù)時(shí)代文書(shū)檔案電子化建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（35）：12-13.

作者簡(jiǎn)介

冀中娜（1978-），女，山西汾陽(yáng)人，本科，畢業(yè)于山西省中醫(yī)學(xué)院，助理館員，研究方向：檔案管理。