摘 要：在“前期介入，全程管理”的檔案工作模式下，針對檔案工作過程中，出現(xiàn)案卷質(zhì)量不高的問題，作者結(jié)合本單位工作進(jìn)行了思考，介紹了全程管理模式下檔案工作的特點(diǎn)，分析了該模式對檔案工作的影響，并就全程管理模式下如何提高案卷質(zhì)量提出了具體措施。

關(guān)鍵詞：全程管理;檔案案卷;質(zhì)量

在“前期介入，全程管理”的檔案工作模式中，經(jīng)常出現(xiàn)裝訂不規(guī)范、缺少卷內(nèi)目錄及備考表、案卷系統(tǒng)性不強(qiáng)等不符合規(guī)范要求的現(xiàn)象，案卷質(zhì)量有待提高?？萍紮n案的案卷質(zhì)量包括外在質(zhì)量和內(nèi)在質(zhì)量。外在質(zhì)量包括案卷的封面、目錄、備考表填寫是否齊全、整齊、規(guī)范，裝訂、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的是否符合要求。內(nèi)在質(zhì)量是指成套科技檔案是否完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)。

結(jié)合質(zhì)量管理要求，我所的檔案工作實(shí)行的是文件的全程管理模式。文件的控制程序是：編制→簽署→歸檔→使用（包括借、查閱，發(fā)放，回收，更改）→保管或銷毀。這種檔案管理模式對檔案工作有什么影響，為什么會出現(xiàn)案卷質(zhì)量不高的問題，如何解決，現(xiàn)結(jié)合工作，作以分析。

1 全程管理模式下檔案工作的特點(diǎn)

1.1 全程管理模式下，檔案工作覆蓋了文件的整個生命周期

按照傳統(tǒng)的劃分，文件通過歸檔轉(zhuǎn)化成檔案，所以檔案人員接收文件之后將復(fù)印件作為現(xiàn)行文件并依據(jù)質(zhì)量要求在所內(nèi)流轉(zhuǎn)、使用，直到使用結(jié)束后進(jìn)行銷毀;原件作為“檔案”進(jìn)行管理，在現(xiàn)行階段完成收集、整理工作，在半現(xiàn)行階段及非現(xiàn)行階段完成保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研及銷毀等工作，完成文件的全程管理。由此可見，全程管理模式下，檔案工作覆蓋了文件的整個生命周期。

1.2 全程管理模式保證了成套科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性

全程管理模式下，因?yàn)闄n案部門較早介入文件的控制，所以檔案管理工作已經(jīng)成為科研管理和質(zhì)量管理工作的有機(jī)組成部分?？蒲杏?jì)劃部門下達(dá)年度計(jì)劃或項(xiàng)目階段計(jì)劃時(shí)都會同時(shí)提出歸檔要求，并且以文件是否歸檔作為任務(wù)是否完成的標(biāo)志。這就保證了科研項(xiàng)目成套檔案的完整性。另外，“文件控制”作為質(zhì)量體系的重要組成部分，質(zhì)量體系對文件的簽署、歸檔、使用、更改都做了明確規(guī)定，文件的使用過程受控于檔案部門，文件的更改由檔案部門組織實(shí)施，并定期接受質(zhì)量監(jiān)督檢查。這就確保了成套科技檔案的準(zhǔn)確性。所以，全程管理模式下，檔案工作做到了“三納入”、“四參加”、“四同步”。保證了成套檔案的完整性及準(zhǔn)確性，為提高科技檔案案卷質(zhì)量打下良好基礎(chǔ)。

2 全程管理模式下，造成案卷質(zhì)量不高的原因分析

全程管理模式下，文件形成即完成歸檔，如果按傳統(tǒng)模式，“文件通過歸檔轉(zhuǎn)化成檔案”，歸檔前稱為“文件”，歸檔后稱為“檔案”，那么文件在現(xiàn)行階段就成為“檔案”，這顯然不符合文件運(yùn)動規(guī)律，管理過程中也會遇到許多問題。如：檔案的規(guī)范整理工作在這一階段無法有效開展，因?yàn)槲募幱诂F(xiàn)行階段，狀態(tài)變動很大，同時(shí)科研活動還正在進(jìn)行，處在收集過程中的文件因不完整而無法進(jìn)行案卷編目;有些文件因后續(xù)不停的補(bǔ)充（如更改單的陸續(xù)產(chǎn)生），不得不用夾子或曲別針等進(jìn)行臨時(shí)裝訂。這些都使文件在整個現(xiàn)行階段的整理狀態(tài)呈現(xiàn)出一種“半整理狀態(tài)”，如果文件進(jìn)入半現(xiàn)行階段，同時(shí)沒有進(jìn)一步的工作要求，文件將會始終處于這種整理狀態(tài)，那么必然會導(dǎo)致案卷質(zhì)量不符合要求。所以全程管理模式下，傳統(tǒng)的“文件”和“檔案”的劃分方式并不適用，而應(yīng)該遵循文件的運(yùn)動規(guī)律重新進(jìn)行劃分，然后針對各自的特點(diǎn)區(qū)別對待，分別管理。

另外，全程管理模式要求檔案人員必須對項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤管理，深入到科研活動當(dāng)中，參與各種評審、驗(yàn)收及外場試驗(yàn)等科研活動，負(fù)責(zé)文件的管理及收集?，F(xiàn)行文件的控制過程復(fù)雜，工作頭緒多，同時(shí)有質(zhì)量體系的要求及監(jiān)督，所以檔案人員在現(xiàn)行文件階段必須投入大量的精力以保證文件的有效性。另外，由于對檔案工作的認(rèn)識不足，同時(shí)缺少制度的約束，檔案管理階段投入精力較少，當(dāng)文件轉(zhuǎn)化成檔案時(shí)，整理工作不規(guī)范，大部分文件始終處于一種“半整理狀態(tài)”。所以在全程管理過程中，重視了現(xiàn)行文件的控制，而忽視了檔案的規(guī)范管理。從而造成案卷質(zhì)量不符合要求。

3 全程管理模式下提高案卷質(zhì)量的措施

綜上分析可以看出，造成案卷質(zhì)量不高的原因可歸納為兩點(diǎn)：1）“現(xiàn)行文件”和“檔案”的劃分不科學(xué)，文件在現(xiàn)行階段就當(dāng)成“檔案”進(jìn)行管理;2）在全程管理過程中，“重文件控制，輕檔案管理”。針對這兩點(diǎn)，提出以下解決措施。

首先，復(fù)印件按資料管理，用完后資料進(jìn)行處理?！霸备鶕?jù)文件所處于階段劃分成“現(xiàn)行文件”和“檔案”兩大類。如果科研活動正在進(jìn)行當(dāng)中，對應(yīng)的“原件”按“現(xiàn)行文件”進(jìn)行管理，如果科研活動已經(jīng)結(jié)束（或階段結(jié)束），對應(yīng)的“原件”按“檔案”的規(guī)范要求進(jìn)行管理。 “現(xiàn)行文件”按質(zhì)量要求進(jìn)行控制，確保其準(zhǔn)確性，不做檔案規(guī)范要求;“檔案”則按檔案規(guī)范要求進(jìn)行管理，確保其規(guī)范性。

其次，梳理并細(xì)化工作流程，加強(qiáng)檔案工作環(huán)節(jié)的管理，在工作流程中增加檔案 “移交”環(huán)節(jié)。即當(dāng)科研活動結(jié)束（或階段結(jié)束）后，文件由現(xiàn)行階段進(jìn)入半現(xiàn)行階段時(shí)，由項(xiàng)目主管對文件按規(guī)范進(jìn)行二次整理，然后向檔案保管人員移交，檔案保管人員按規(guī)范進(jìn)行檢查接收，移交前的文件按現(xiàn)行文件進(jìn)行管理，移交后的文件轉(zhuǎn)化成檔案并按檔案進(jìn)行管理。

通過以上科學(xué)分類和增加“移交”工作環(huán)節(jié)，使“現(xiàn)行文件”和“檔案”在全程管理模式下，有了明確的劃分，并加強(qiáng)了“文件”向“檔案”轉(zhuǎn)化這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理，促進(jìn)檔案整理工作，從而提高案卷質(zhì)量。

通過梳理全程管理模式下的檔案工作流程，理清了工作思路，并加強(qiáng)了關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)的管理，制定相應(yīng)的管理制度，解決了困擾檔案工作多年的難題，提高了檔案案卷質(zhì)量，取得了良好效果。

4 結(jié)論

檔案案卷質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用、保管以及編研等各環(huán)節(jié)工作的開展。全程管理模式使檔案工作得到了重視和提升，同時(shí)也對檔案工作提出了更高的要求。如何在全程管理模式下，既能做好文件的控制工作，又能規(guī)范檔案的管理工作，確保科技案卷的質(zhì)量，需要我們細(xì)化工作流程，加強(qiáng)關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)的管理，充分發(fā)揮全程管理模式的優(yōu)勢，同時(shí)有效避免“重文件控制，輕檔案管理”的現(xiàn)象，從而保證案卷質(zhì)量，以提高科研檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]金凡.電子文件形成與運(yùn)動規(guī)律探析[J].檔案，2011（2）：7-9.

作者簡介

王青，女，副研究館員，研究方向：科研院所檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館建設(shè)，科研產(chǎn)品檔案管理。