藍(lán)曉燕
摘 要:隨著計算機技術(shù)與信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,二維碼技術(shù)由此誕生,其憑借自身快捷、簡潔的方式,開始受到越來越多單位與檔案管理人員的認(rèn)可。高速公路作為我國建設(shè)的一項重要內(nèi)容,其檔案管理水平是否良好將會影響到工程質(zhì)量及工程管理。故此,為了有效提升高速公路檔案管理水平,就應(yīng)依托二維碼技術(shù)展開檔案管理。
關(guān)鍵詞:高速公路;檔案管理;二維碼技術(shù)
二維碼技術(shù)(Quick Response)是近些年流行于手機等移動設(shè)備的編碼方式,相較于傳統(tǒng)的Bar Code條形碼,能夠存儲更多的信息[1]。作為全新的一種信息識別、傳遞和存儲技術(shù),二維碼一出現(xiàn)就獲得了眾多國家的關(guān)注。就當(dāng)前而言,二維碼技術(shù)已然運用到稅務(wù)、海關(guān)等部門各類票據(jù)、報表的管理,交通運輸?shù)炔块T貨物運輸?shù)墓芾?,以及軍事、外交、公安等部門各類證件的管理,推動了管理的現(xiàn)代化與科學(xué)化。通過運用二維碼技術(shù),使得數(shù)據(jù)采集與信息處理更為高效,人們的生活與工作環(huán)境在其輔助下也得以進一步改善。伴隨城鎮(zhèn)化建設(shè)的持續(xù)深入,高速公路工程數(shù)量也會越來越多,在此背景下為了確保工程的質(zhì)量與有效管理,就須做好檔案管理工作,因此高速公路檔案管理相關(guān)工作人員需要與時俱進,有效運用二維碼技術(shù)展開相關(guān)工作,提高檔案管理水平。
1 二維碼技術(shù)在檔案管理工作中的運用優(yōu)勢
1.1 檔案出入庫
信息化檔案管理,需要將相關(guān)信息管理系統(tǒng)與實體檔案管理有效銜接。通過運用二維碼技術(shù),既能對相關(guān)檔案信息進行查閱,又能將檔案室內(nèi)實體檔案的具體位置精確顯示。所以,只用在檔案入庫的時候,在相關(guān)檔案入庫信息中錄入二維碼矩陣,通過對二維碼的掃描,就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案基本信息和位置信息的輕松掌握,使查閱過程更為簡潔。同時,在對實體檔案進行查閱的時候,也可利用二維碼找到存放實體檔案的位置,以便檔案回置。
1.2 保存檔案信息
傳統(tǒng)檔案只能在檔案背脊、封面等記錄少許的信息,多是以目錄或是摘要等形式出現(xiàn),若要想對內(nèi)容有更詳細(xì)地了解,就須借助軟件調(diào)閱。借助于二維碼技術(shù),在使用手機客戶端掃描之后,就能搜索出大量的目錄與信息,突破字?jǐn)?shù)的限制,使檔案使用更為方便。同時,傳統(tǒng)實體檔案的保存,會受到諸多因素的影響,如檔案室溫濕度、時間等,還會受到翻看、查閱頻率等影響,進而出現(xiàn)字跡減退的情況,通過運用二維碼技術(shù),則能夠在軟件系統(tǒng)中有效保存檔案信息,以供查閱內(nèi)容,解決翻看、查閱次數(shù)等對信息的影響,實現(xiàn)長時間的保存。
1.3 檔案信息發(fā)布
在國民經(jīng)濟快速的環(huán)境下,人們生活水平不斷提升,這也使得智能手機變得愈加普及,許多人都已習(xí)慣通過手機查詢和發(fā)布各類信息。二維碼的傳播,則能通過手機等移動客戶端進行。例如,單位更新了高速公路檔案之后,可通過掃描二維碼,獲得咨詢,更新企業(yè)所引進的先進施工設(shè)備、技術(shù)等信息,并且能夠利用二維碼的形式及時將信息發(fā)布出來,以便工程相關(guān)人員的學(xué)習(xí)和查閱。與此同時,發(fā)布檔案信息利用二維碼制作目錄,一張A4大小的紙張,能夠印刷的二維碼多達(dá)近50個,而每個二維碼能夠容納的漢字簡介為500個[2]。所以,運用二維碼技術(shù),能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)成本的有效節(jié)約,起到環(huán)保節(jié)能的作用。
2 基于二維碼技術(shù)的高速公路檔案管理方法
2.1 重視軟硬件配置,實現(xiàn)智能化檢索
二維碼實現(xiàn)檔案智能檢索的基本前提,便是軟硬件的匹配?,F(xiàn)如今,能夠?qū)崿F(xiàn)二維碼掃描的Android設(shè)備、IOS設(shè)備有許多,但要想使高速公路檔案管理水平有效提升,需要高速公路單位與第三方軟件開發(fā)機構(gòu)密切交流、合作,立足基本的Android設(shè)備,著手軟件穩(wěn)定、功能單一的“二維碼檔案掃描”軟件,或者是基于穩(wěn)定的Android版本,優(yōu)化運行系統(tǒng)。要想實現(xiàn)檔案管理方面二維碼生成和歸檔的良好整合,則須優(yōu)化原有檔案管理信息系統(tǒng),將“二維碼”模塊增加到軟件系統(tǒng)之中,在檔案歸檔的同時,實現(xiàn)二維碼的自動生成,同時進行相應(yīng)關(guān)聯(lián)接口的提供,從而方便檢索與查詢檔案[3]。當(dāng)前,市面上免費提供二維碼生成服務(wù)的軟件有不少,但為了確保高速公路檔案二維碼生成更為穩(wěn)定,建議進行一次付費式軟件的購買,如此一來,軟件開發(fā)商能夠為高速公路檔案管理工作的優(yōu)化,在技術(shù)層面提供可靠支持。在檔案歸檔之后,可打印出二維碼將之粘貼在實體檔案上,這樣能夠更快速辨識檔案資料,并使檔案袋上包含的信息數(shù)據(jù)得以拓展。
另外,在身份認(rèn)證方面也應(yīng)發(fā)揮二維碼的作用,通過身份證號綁定、手機號綁定或是綁定員工“工號”的方式,進行賬號注冊后,對用戶信息進行整合,進行二維碼制作,用戶通過二維碼的出示就可完成驗證,然后依據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的身份等級劃分機制和身份認(rèn)證機制,確定用戶可以訪問哪些檔案。高速公路建設(shè)單位在條件允許的前提下,檔案管理應(yīng)加強“網(wǎng)絡(luò)化”建設(shè),檔案使用者依托移動智能終端,借助互聯(lián)網(wǎng)能夠進行遠(yuǎn)程檔案檢索的申請,隨后以管理員發(fā)放或系統(tǒng)自動分配二維碼的方式,使用戶通過二維碼掃描實現(xiàn)檔案信息的獲取。
2.2 優(yōu)化檢索的邏輯,提高用戶檔案查閱效率
檔案資料歸檔自動生成二維碼之后,依托智能設(shè)備,就可實現(xiàn)檔案資料的快速獲取,并且,使用用戶二維碼就能形成一系列高效管理功能,如便捷式檔案借閱管理、身份自動生成等。需要留意的是,為了更好保證查閱與檢索的運作能夠高效,更大程度發(fā)揮出二維碼技術(shù)對高速公路檔案管理的輔助作用,就一定要對檢索環(huán)節(jié)的調(diào)校機制展開適度優(yōu)化。根據(jù)過往經(jīng)驗,二維碼查閱的主要機制應(yīng)是“啟動檔案客戶端—進入檔案查詢功能界面—掃描二維碼—檔案查詢”,在進行這一模塊構(gòu)建的時候,為了達(dá)到用戶檔案查閱效率提升的目的,應(yīng)注意優(yōu)化檢索邏輯。現(xiàn)如今,在邏輯框架中布爾邏輯無疑是比較成熟的,因此,高速公路檔案室的檢索邏輯,應(yīng)對布爾邏輯進行適當(dāng)參考,從而使檔案檢索準(zhǔn)確性更高、更為效率。
2.3 做好加密處理,重視人員素質(zhì)提升
雖然,相對于紙質(zhì)檔案與一維碼技術(shù),二維碼技術(shù)有著更好的安全性能,但若忽視加密處理,也可能被不法分子鉆了漏洞,盜取檔案資料。因此,為了良好發(fā)揮二維碼技術(shù)的優(yōu)勢,就須做好加密工作?,F(xiàn)如今,國內(nèi)許多企業(yè)單位針對檔案管理,都推出了相應(yīng)的加密方法,如有的公司推出了指紋識別的二維碼系統(tǒng),有的開發(fā)了刷臉的二維碼系統(tǒng),相比于通過賬戶名與密碼登錄,這些系統(tǒng)則具備更高的穩(wěn)定性。同時,為了使高速公路檔案更為安全,檔案管理人員注意運用先進的殺毒軟件,避免留給不法分子鉆空子的機會,確保檔案不出現(xiàn)竊取、盜用的機會,保護單位隱私和利益不受損。此外,人員作為執(zhí)行檔案管理的主體,其自身素質(zhì)的好壞,也會直接影響到檔案管理水平。所以,高速公路單位為了更多發(fā)揮出二維碼的優(yōu)勢,應(yīng)聘任懂得二維碼技術(shù)的人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作,并且要重視現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn),幫助他們更好掌握二維碼操作技術(shù)。為了不斷優(yōu)化與完善單位現(xiàn)有的檔案系統(tǒng),還應(yīng)聘任專業(yè)的計算機人員。
3 結(jié)語
二維碼技術(shù)在高速公路檔案管理工作中的運用優(yōu)勢,無疑是顯著的,其進一步推動了高速公路檔案管理現(xiàn)代化進程。而隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展,關(guān)于這一門技術(shù)的運用,也勢必會出現(xiàn)一些變化,為了將其作用更多的發(fā)揮出現(xiàn),則須相關(guān)工作人員立足現(xiàn)有條件,對檔案管理中新興信息技術(shù)的運用展開深入挖掘,從而推動高速公路檔案管理朝著智能化、現(xiàn)代化方向不斷深入。
參考文獻(xiàn)
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