王萍

摘 要：隨著我國(guó)信息化建設(shè)的不斷進(jìn)步，我國(guó)辦公室檔案管理工作得到了迅猛發(fā)展，由于辦公室是企業(yè)或單位中重要的工作部門，發(fā)揮著檔案管理等重要職能。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們生活水平的提高，對(duì)辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，單位部門和員工的工作不斷被細(xì)化，辦公室職能更加清晰，這就需要相關(guān)工作人員具有良好的專業(yè)素養(yǎng)，但是目前我國(guó)辦公室管理工作當(dāng)中往往存在各種各樣的問題，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;問題;應(yīng)對(duì)策略

辦公室檔案管理工作受各種因素的影響常常會(huì)出現(xiàn)工作人員意識(shí)薄弱、專業(yè)素養(yǎng)不高、管理理念與手段落后等問題，在一定程度上降低了檔案管理的工作效率，落后的管理理念導(dǎo)致與社會(huì)發(fā)展相脫節(jié)，限制了辦公室檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展[1]?；诖宿k公室相關(guān)部門要對(duì)檔案管理過程中遇到的問題進(jìn)行綜合分析，找出其影響因素，針對(duì)問題制定可行性較高的解決方案，建立檔案存放室，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，改進(jìn)檔案管理辦法，強(qiáng)化工作人員素養(yǎng)，提高辦公室檔案管理效率。

1 辦公室檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理方式落后

部分地區(qū)單位受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響較為深遠(yuǎn)，缺乏良好的檔案管理意識(shí)，還沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在管理工作中缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備，部分工作人員只做好了所謂的表面功夫，對(duì)于日常管理資料缺乏收集與保存管理，忽視了對(duì)細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)的管理。與此同時(shí)部分單位的辦公室檔案管理人員沒有引入先進(jìn)的管理技術(shù)，管理方式與理念比較落后。

1.2 管理工作人員專業(yè)水平較低

工作人員專業(yè)素養(yǎng)的高低是決定一個(gè)單位辦公室檔案管理質(zhì)量是否合格的重要評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理事業(yè)雖然取得了一定的成就，但是還存在部分員工專業(yè)技能欠缺的問題，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，部分單位的辦公室檔案管理人員并不是專業(yè)的，大多兼職著本單位的其他職務(wù)，這在一定程度上影響了工作效率，專業(yè)管理知識(shí)和技能的不足也是造成檔案管理水平不高的影響因素之一[2]。第二，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與應(yīng)用，辦公室檔案管理工作也要跟緊時(shí)代的發(fā)展步伐，這就要求辦公室工作人員熟練掌握各種計(jì)算機(jī)辦公軟件，但是部分管理人員沒有及時(shí)更新自己的專業(yè)技能，在面對(duì)先進(jìn)檔案管理技術(shù)應(yīng)用過程中顯得力不從心，影響工作效率。

2 如何改進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)管理工作

為適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求，更好的服務(wù)于社會(huì)，建立現(xiàn)代化檔案管理制度是社會(huì)發(fā)展的必然要求。良好的檔案管理制度能夠?yàn)閱挝桓黜?xiàng)業(yè)務(wù)工作提供科學(xué)、客觀、準(zhǔn)確的資料和數(shù)據(jù)，是單位其他工作正常開展的重要基礎(chǔ)，因此改進(jìn)辦公室檔案管理工作是非常有必要的，本文從以下幾個(gè)方面提出幾點(diǎn)改進(jìn)意見。

2.1 健全辦公室檔案管理工作制度

完善檔案管理工作是提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的主要途徑，首先需要相關(guān)部門和工作人員建立獨(dú)立的檔案存放室，并將檔案按照內(nèi)容屬性的不同進(jìn)行分類存放，建立快捷檔案檢索制度，便于資料的查找和使用。在獨(dú)立檔案室位置的選擇上應(yīng)該堅(jiān)持位置隱秘的原則，盡可能選擇樓層較高的房間，如果選擇樓層較低的房間則需要對(duì)門窗進(jìn)行加固處理，保證檔案室資料的安全性。其次要建立檔案室動(dòng)態(tài)管理方法，加強(qiáng)監(jiān)督與管理，在檔案室內(nèi)和周圍安裝多角度監(jiān)控器，為檔案資料的后期審查和相關(guān)事故提供真實(shí)的影像資料和證據(jù)。設(shè)置完整的檔案信息保密級(jí)別，相關(guān)工作人員要根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度設(shè)置不同級(jí)別的保密措施，并做好分類存放工作，對(duì)于重要的信息進(jìn)行加密處理[3]。隨著時(shí)間的推移，工作人員要定期檢查和調(diào)整保密級(jí)別，做好檔案保密的升級(jí)與解密。最后，檔案管理工作人員要定期檢查檔案的具體內(nèi)容，對(duì)于無用的檔案進(jìn)行銷毀處理，嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)定的檔案銷毀流程，提高檔案查找效率。

2.2 充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的重要作用

加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全中的應(yīng)用，可解決病毒入侵、系統(tǒng)崩潰和信息失竊等問題，保證信息儲(chǔ)存安全，減少外網(wǎng)的使用，安裝殺毒軟件和防護(hù)軟件，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，定時(shí)備份數(shù)據(jù)庫信息，設(shè)置用戶訪問安全驗(yàn)證，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。在辦公室內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中搭建互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案信息交流和應(yīng)用平臺(tái)，根據(jù)檔案管理工作人員職位的高低予以對(duì)應(yīng)的查看權(quán)利，這樣既能夠?qū)崿F(xiàn)重要檔案信息的保密工作，又能為檔案檢索提供良好的便利條件。隨著社會(huì)整體經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，生產(chǎn)企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，所需要檢測(cè)的食品和藥品也越來越多，檢測(cè)單位中辦公室檔案管理部門的工作量不斷增加，而信息化檔案信息管理平臺(tái)能夠大大降低查詢資料所需時(shí)間，同時(shí)也提高了檔案管理者的工作效率[4]。

2.3 加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)技能的培養(yǎng)與提升

檔案管理者作為檔案管理工作的主體之一，其工作素養(yǎng)的高低在一定程度上決定了管理質(zhì)量的好壞，而且檢測(cè)單位的工作需要工作人員具有極高的專業(yè)技能水平，檔案管理工作者也不例外?；诖?，首先檢測(cè)單位相關(guān)人力部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的重要信息保密意識(shí)，增加其工作責(zé)任感和信息保護(hù)法律意識(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括熟練使用計(jì)算機(jī)管理軟件、檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理基本流程等。其次要提高檔案?jìng)€(gè)性化管理水平，可以通過前輩傳授經(jīng)驗(yàn)、專家座談與講授等方式加強(qiáng)人員個(gè)性化管理，把理論培訓(xùn)與實(shí)踐模擬有效的結(jié)合起來，使每位檔案管理工作者都具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，掌握核心工作技巧和方式。

2.4 深入落實(shí)工作責(zé)任制

為明確辦公室各部門和工作人員的工作職責(zé)，劃分責(zé)任，就需要深入貫徹落實(shí)工作責(zé)任制，避免一人多職現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案管理效率。把檔案工作按照重要程度、具體內(nèi)容等標(biāo)準(zhǔn)將其分為不同部分，不同部分工作指派固定的工作人員負(fù)責(zé)，如果某一管理工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題則可以立即找到負(fù)責(zé)人并查明原因。此外，要不斷完善檔案管理工作者的激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制，如果出現(xiàn)人為失誤造成損失則應(yīng)該予以相應(yīng)的懲罰，對(duì)于日常工作表現(xiàn)優(yōu)異的予以適當(dāng)?shù)木癃?jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工的工作熱情和積極性。

3 結(jié)束語

綜上所述，提高辦公室檔案管理工作質(zhì)量是現(xiàn)階段我國(guó)信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，需要對(duì)目前我國(guó)辦公室檔案管理過程中遇到的問題進(jìn)行綜合分析，找出引發(fā)問題的具體原因，深入落實(shí)工作責(zé)任制，明確員工職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)技能的培養(yǎng)與提升，充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的重要作用，搭建信息化管理平臺(tái)，健全辦公室檔案管理工作制度，促進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)

[1]田鑫.試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，309（04）：58-58.

[2]陳江.試論如何改進(jìn)機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.296（15）：71-71.

[3]董志強(qiáng).辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略探討[J].科教導(dǎo)刊（電子版），2019，000（004）：262-262.

[4]伍國(guó)旗.探討如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，000（010）：114-114.