劉欣艷

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，政府采購、工程建設(shè)活動(dòng)越發(fā)的頻繁，國家出臺(tái)了完整的政府采購和工程建設(shè)招投標(biāo)法律法規(guī)，但是對(duì)于如何規(guī)范管理招投標(biāo)后的檔案工作并未做出具體的規(guī)范，本文主要針對(duì)招投標(biāo)后檔案如何進(jìn)行規(guī)范化管理進(jìn)行一些有益的探討。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì);招投標(biāo);檔案;規(guī)范化管理

1 招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理的意義

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、信息化時(shí)代的來臨，信息的交流越發(fā)便利，人們對(duì)信息獲取的渠道更加廣泛。在信息化條件下，通過信息化、科學(xué)化 、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，更好、更便利的對(duì)檔案進(jìn)行查詢和使用，是提高檔案規(guī)范化管理水平的一個(gè)重要方法。

1.1 招投標(biāo)檔案具有記錄性，是招標(biāo)活動(dòng)的一個(gè)真實(shí)反映

招標(biāo)是招標(biāo)人受采購的委托，按照縣財(cái)政局下發(fā)的政府采購計(jì)劃，依據(jù)《政府采購法》及相關(guān)法律法規(guī)，秉承公開、公平、公正、誠實(shí)信用的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)原則，通過招標(biāo)采購，讓眾多投標(biāo)人進(jìn)行公平競(jìng)爭(zhēng)，以最低或較低的價(jià)格獲得最優(yōu)的貨物、工程或服務(wù)，從而達(dá)到提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益、提高招標(biāo)項(xiàng)目的質(zhì)量、提高國有資金使用效率、推動(dòng)金融投資管理體制和各行業(yè)管理體制的改革、提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、健全市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系、打擊貪污腐敗的目的。因此，招標(biāo)檔案具有完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性的特點(diǎn)，是對(duì)整個(gè)招投標(biāo)工作流程的記錄，是招投標(biāo)工作開展情況的具體反映。

1.2 招投標(biāo)檔案具有可追溯性，是明確法律責(zé)任的重要保障。

招標(biāo)活動(dòng)是在公正、公開、公平的法律環(huán)境下開展的一項(xiàng)工作，對(duì)招標(biāo)組織單位具有嚴(yán)格要求，對(duì)招標(biāo)組織過程、評(píng)審過程、中標(biāo)結(jié)果公示都具有嚴(yán)格的法律規(guī)定，是一項(xiàng)具有保密性質(zhì)的工作。因此，完善的招投標(biāo)檔案不僅對(duì)規(guī)范招標(biāo)活動(dòng)具有記錄規(guī)范作用，更具有可追溯性，在防范風(fēng)險(xiǎn)方面的作用十分關(guān)鍵。招投標(biāo)檔案中完整的記錄了招標(biāo)的整個(gè)流程，通過招投標(biāo)檔案，可以追溯到招投標(biāo)流程中是否存在違背法律法規(guī)的地方，明確各方的法律責(zé)任，防范招投標(biāo)過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)。

2 招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀及存在的問題分析

2.1 招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

目前，招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》開展，還是以傳統(tǒng)方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集、登記、備案、存儲(chǔ)，還未開展電子檔案存儲(chǔ)工作，相應(yīng)的規(guī)章制度還不完善，沒有統(tǒng)一的招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。

2.2 招標(biāo)檔案規(guī)范化管理存在問題

現(xiàn)階段，很多招投標(biāo)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，究其原因主要表現(xiàn)在以下幾方面：

2.2.1 檔案管理意識(shí)淡薄

招投標(biāo)完成工作后，對(duì)招投標(biāo)檔案的管理工作存在不夠重視的思想，究其原因，主要是招標(biāo)人認(rèn)為招投標(biāo)工作結(jié)束，整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)結(jié)束，檔案本身不具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值，因而造成人們對(duì)檔案管理工作的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，對(duì)其作用把握不準(zhǔn)，在思想上覺得檔案可以整理也可以不整理，由此忽視了檔案管理工作在實(shí)際工作中的重要性和必要性，這種淡薄的檔案管理意識(shí)，使檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

2.2.2 檔案管理專業(yè)人員不足

由于對(duì)檔案管理工作的不重視，大部份招投標(biāo)單位并沒有設(shè)立專門的檔案管理工作人員，都是由其他工作人員兼任或是臨時(shí)配備的，沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和崗前培訓(xùn)，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案管理工作缺少工作熱情和責(zé)任意識(shí)，缺少全流程管理思想，不具備全流程控制能力，很難把握招投標(biāo)過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，導(dǎo)致招標(biāo)過程中的文檔不能及時(shí)收集、歸檔，造成招投標(biāo)檔案管理質(zhì)量整體下降，給招投標(biāo)檔案的后期查閱和使用造成了巨大的損失。

2.2.3 檔案管理制度缺失

國家針對(duì)招投標(biāo)檔案管理所提出的要求和規(guī)定都比較模糊，《招投標(biāo)法》和《政府采購法》只規(guī)定了采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存15年，但是并沒有詳細(xì)具體規(guī)定該如何保存，招投標(biāo)檔案的管理主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》開展，這種粗放式的法律法規(guī)規(guī)定，存在著較大的主觀隨意性，使招投標(biāo)過程中檔案資料的收集、整理和歸檔沒有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)可循，招投標(biāo)檔案管理工作成為一個(gè)薄弱壞節(jié);一部分招投標(biāo)單位沒有建立檔案管理制度，對(duì)檔案的收集、登記、備案、存儲(chǔ)、借閱沒有相關(guān)規(guī)定，使得招投標(biāo)檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于招投標(biāo)活動(dòng)的發(fā)展速度，一定程度上造成了檔案管理的混亂，導(dǎo)致檔案遺失、損毀、丟失的現(xiàn)象發(fā)生。

2.2.4 檔案完整性有缺陷

招標(biāo)檔案完整的記錄了招標(biāo)的整個(gè)流程，具有完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性的特點(diǎn)，是招投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料構(gòu)成的有機(jī)整體。但是，由于招投標(biāo)過程涉及經(jīng)辦人員較多，檔案材料比較瑣碎，經(jīng)辦人員對(duì)于沒有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案材料不夠重視，對(duì)檔案的收集反饋一般都是被動(dòng)應(yīng)付，以致經(jīng)常發(fā)生招投標(biāo)項(xiàng)目檔案缺失、不完整的情況。

2.2.5 檔案管理硬件設(shè)施有缺口

由于各方面原因，目前普遍存在招投標(biāo)檔案庫房偏小、設(shè)備老化、存儲(chǔ)條件不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象，檔案堆積在庫房，沒能有效的利用，檢索、查閱困難;室內(nèi)溫度、濕度沒有達(dá)到檔案存儲(chǔ)要求，沒有防蛀措施，極易造成檔案的老化、損壞。

2.2.6 檔案管理手段落后

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)已經(jīng)深入到我們的生活中，一些招投標(biāo)單位也將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，但是，僅僅停留在檔案存儲(chǔ)的初級(jí)錄入階段，并未將招投標(biāo)檔案電子化錄入，查閱仍需人員到檔案所在處檢索后，到檔案室中查找紙質(zhì)實(shí)物檔案進(jìn)行查閱，無法做到網(wǎng)上查閱，沒有發(fā)揮出信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，信息化程度較低，檔案管理手段仍然滯后。

3 規(guī)范招投標(biāo)檔案管理的對(duì)策與建議

3.1 加強(qiáng)思想意識(shí)教育，提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作，首先要從思想上轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理工作的法制意義和社會(huì)價(jià)值進(jìn)行宣傳，改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理工作的既有認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)思想意識(shí)教育，轉(zhuǎn)變思想觀念，營造工作氛圍，讓全體工作人員意識(shí)到檔案工作的重要性;設(shè)立專門的檔案管理人員，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，掌握檔案的收集、整理、保管和分類登記等基本知識(shí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)全流程管理意識(shí)，把握關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，懂得檔案資料的收集時(shí)間、方式、方法，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，愛崗敬業(yè)、嚴(yán)肅認(rèn)真，不等、不靠、不要，主動(dòng)上門收集檔案資料，使檔案材料及時(shí)歸檔，提升檔案質(zhì)量，規(guī)范檔案管理工作。

3.2 完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案收集歸檔力度

完善檔案管理制度，不斷探討摸索適合自身發(fā)展的檔案管理機(jī)制，建立一套系統(tǒng)、實(shí)用的檔案管理制度，從根本上轉(zhuǎn)變粗放式的管理方式，使招投標(biāo)檔案管理有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)可循。從收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)明確，職責(zé)清晰，所有的操作環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可依，真正做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫管有措施，查閱有程序，從細(xì)節(jié)上保證檔案管理工作的順利開展，從而提高檔案管理的工作效率，減少出錯(cuò)概率，杜絕檔案遺失、損毀、丟失的現(xiàn)象發(fā)生;檔案管理人員要與項(xiàng)目經(jīng)辦人員緊密結(jié)合，明確招標(biāo)項(xiàng)目檔案由經(jīng)辦人收集、整理、歸檔，由主管股長(zhǎng)負(fù)責(zé)審核，然后由檔案管理人員集中保管，使得項(xiàng)目經(jīng)辦人員積極參與檔案管理工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)為檔案的搜集、歸檔、維護(hù)提供支持，及時(shí)將招投標(biāo)材料歸檔，完善檔案材料。

3.3 推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升檔案信息化管理水平

對(duì)于目前普遍存在的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不達(dá)標(biāo)現(xiàn)象，必須要加大力度推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，達(dá)到庫房有容，檔案能放，室溫達(dá)標(biāo)，措施得當(dāng)?shù)囊螅瑖?yán)格按照相關(guān)要求建設(shè)檔案庫房，更換老舊設(shè)備，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);同時(shí)，提升檔案管理信息化水平，利用信息技術(shù)，打造信息檔案管理平臺(tái)，充分利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，逐步把原有的招標(biāo)檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，使所有檔案成為電子檔案，直接錄入信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)目錄信息和全文信息的有效管理，利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息查閱，對(duì)檔案進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地查找，提高檔案工作效率，為項(xiàng)目單位和全社會(huì)服務(wù)。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將項(xiàng)目全流程材料通過內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行傳送，實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通，供招標(biāo)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查詢。

4 結(jié)語

推進(jìn)招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理，是社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步的要求。持續(xù)推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展，在法制框架下實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，不斷加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作，切實(shí)把檔案規(guī)范化建設(shè)落在實(shí)處，推動(dòng)檔案管理工作水平的不斷提高。

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