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        新形勢下事業(yè)單位檔案管理的質量保障體系建設

        2020-12-01 03:13:32宋占卓
        卷宗 2020年24期
        關鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        宋占卓

        摘 要:目前隨著我國經濟的發(fā)展,使得國家對于檔案管理工作的質量要求越來越高,在這樣的要求下,事業(yè)單位作為政府的職能部門,應當改變原有的工作方式,從而更好的適應時代發(fā)展。在事業(yè)單位中檔案管理的重要組成部分,也是非常重要的工作內容,所以構建質量保障體系,是非常必要的。當前要注重在新形式下,探索事業(yè)單位檔案管理質量保障體系的建立,這樣才能有效的保證檔案管理工作的質量。

        關鍵詞:新形式下;事業(yè)單位;檔案管理;質量保障體系

        隨著我國經濟的飛速發(fā)展,對于事業(yè)單位的改革是非常重要的。在事業(yè)單位的管理工作中,檔案管理工作具有非常重要的作用,也是不可或缺的。但是就當前的情況來看,事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些問題,對于要在實際工作中,不斷探索這些問題解決辦法和管理不足的情況,然后進行充分的分析,才能不斷提升事業(yè)單位檔案管理的質量。

        1 作用和意義分析

        1)作用。在事業(yè)單位起步的時候,就已經有檔案管理了,這與事業(yè)單位的實際情況是有一定關系的,在事業(yè)單位發(fā)展和運行過程中,檔案管理工作具有重要的作用。這是因為事業(yè)單位的發(fā)展和檔案管理的質量有很大的關系,保障體系的建立不僅從整體上提高了事業(yè)的單位檔案管理工作水平,可以為以后的工作提供了方向。同時也是事業(yè)單位發(fā)展歷程的見證,給事業(yè)單位的發(fā)展提供了重要經驗,所以做好檔案管理,可以為事業(yè)單位發(fā)展打下堅實基礎。

        2)意義。提高事業(yè)單位檔案管理質量和完善相關的制度,不僅可以提高事業(yè)單位的工作效率,同時也是考察的重要指標。事業(yè)單位管理的種類較多,在形式上也比較多樣,這樣不僅使得檔案管理工作,在運行中具有非常重要的作用,同時也承載著相關的職責。檔案管理質量不僅影響著在職人員,也與退休人員有非常密切的關系,所以涉及每個事業(yè)單位的切身利益。在事業(yè)單位發(fā)展過程中,具有重要的作用,尤其是對于重大決策方面,也具有非常關鍵的作用。不僅可以創(chuàng)造社會效益,也對公眾產生了非常深刻的影響。所以事業(yè)單位的改革,是離不開檔案管理質量的。

        2 存在問題分析

        1)在態(tài)度方面的問題。在事業(yè)單位方面來看,檔案管理工作在內容上是比較繁多的,所以在管理的過程中,要注重細節(jié)的處理。檔案管理的效果,也對事業(yè)單位的工作水平和相關決策會產生一定的影響。檔案管理部門,應當把質量和水平進行提升,這樣才使得相關的工作效率得到提高,同時也方便相關的工作人員進行查閱。但是要想在調閱的時候,快速的從眾多內容中,找出有用的內容和信息是非常困難的。就目前的實際情況來看,部分事業(yè)單位在進行管理時,會有認識程度不夠的情況,所以導致在工作的過程中,不夠仔細認真,同時還有相關領導認識不到位的情況,所以這些情況都會給檔案管理質量帶來重要的影響。這種影響不僅會影響工作效率也影響工作態(tài)度,對于檔案的保管和日后查閱,也造成了一定程度的影響。

        2)在體系方面的問題。事業(yè)單位的檔案管理方式,對檔案管理的質量和水平有一定的影響,當前許多的事業(yè)單位沒有建立一套科學完整的管理體系,從而導致質量保障體系,也存在一定的問題。最明顯的就是工作標準比較滯后,從而沒有辦法滿足當前的發(fā)展需求,還有檔案存在不完善的情況。在實際的工作中,還有部分的事業(yè)單位。在管理方式上比較落后,在形式上依然是以文本記錄為主,所以將信息化技術應用到檔案管理中,是非常重要的。在當前信息化快速發(fā)展的今天,檔案管理的信息量是比較多的,所以在這樣新形式下,還應用傳統(tǒng)的方式進行檔案管理,是無法滿足當前檔案管理高效要求的。

        3)人才方面的問題。事業(yè)單位的檔案管理人員素質,對管理效果會產生直接的影響,由于當前許多事業(yè)單位對檔案管理認識不足,所以進行實際工作的人員,在職業(yè)素質方面程度較低,這樣很難滿足日常管理的要求。有的事業(yè)單位甚至用一些非專業(yè)的人員來進行檔案管理工作,所以在開展相關工作時,會出現(xiàn)各種問題,導致效率比較低下。同時由于檔案管理人員的流動性較大,這樣也在一定程度上,影響了管理的穩(wěn)定。在實際的檔案管理過程中,相關的工作人員缺乏專業(yè)的培訓,從而造成了許多信息化建設沒有辦法順利進行,所以使信息化技術沒有充分發(fā)揮應有的作用。

        4)保管措施方面的問題。檔案保管工作是檔案管理中非常重要的部分,所以在事業(yè)單位的檔案管理時,對于各類檔案的資料保管工作,也是非常重要的內容,隨著信息化技術的不斷發(fā)展,使得電子檔案范圍不斷擴大,而且具有保密性高的特點。但是對于重要的檔案,也還是需要用紙質進行管理的。在實際的操作過程中,許多事業(yè)單位針對這些特殊的檔案資料,在管理措施上還不夠完善,從而造成了電子檔案與紙質檔案管理不夠協(xié)調的情況,出現(xiàn)電子檔案丟失和損毀,在進行相關查找時,也無法發(fā)揮信息化的手段,這樣嚴重的阻礙了事業(yè)單位信息化建設和發(fā)展。

        3 加強保證體系建設的對策

        1)在工作中要端正態(tài)度。事業(yè)單位的檔案管理人員,應當充分的重視檔案管理的質量和保障工作,在工作當中要端正自己的態(tài)度,明確自己的定位,根據相關流程進行工作。而上級部門要進行相關的檢查工作,這樣才能對下級單位的管理工作進行全面的檢查,在實際工作中對發(fā)現(xiàn)的問題,要立即進行整改,同時也要引導相關的檔案管理人員加強學習,不斷的提高自己的業(yè)務水平,這樣才能更好地的工作。

        2)努力的完善相關體系。在事業(yè)單位積極構建保障體系,應當保證有充足的經費,采取多種措施不斷提升經費支出的管理,有效的完善檔案管理機制,才能完善相關的經費制度。要設立專項的基金,做到專款專用,才能更好的對信息進行采集和整合,有效處理重要的檔案信息,保證檔案管理的完整性。同時也要結合自身的實際情況,設置專門的部門有效的開展管理工作。在內部要明確崗位責任,根據實際需求嚴格的開展相應的工作,對發(fā)現(xiàn)的問題及時上報,并且研究好相關的解決措施,這樣才能使得檔案管理更加的規(guī)范合理。

        3)改變原有的工作方式。隨著信息化的發(fā)展,使得相關的技術水平不斷提高,在這樣的發(fā)展形勢下,要抓住契機將檔案管理工作進行更新,這樣才能改變以往檔案管理中的不足,從而更好的適應現(xiàn)代社會的發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理中,要積極探索合適的辦法,將信息化充分的應用到現(xiàn)代檔案管理中,從而構建多功能的檔案管理系統(tǒng),這樣更加便于檔案的保存和管理。

        4)事業(yè)單位的領導應當提供重視程度。對于事業(yè)單位的檔案管理質量保障體系的建立,需要加強領導的責任意識。上級主管部門,也要把檔案管理工作列入事業(yè)單位的績效管理當中,這樣不僅可以提高領導對檔案管理工作的重視程度,也可以提升檔案管理管理水平。

        5)加強培訓。檔案管理人員的素質,是非常重要的,具有決定性的作用。事業(yè)單位的檔案管理工作,應當安排專門的人員進行,同時也要完善檔案管理體系,從而有效的確保事業(yè)單位檔案管理工作質量,得到一定程度的提升。要注重專業(yè)化人才培養(yǎng),因為檔案管理工作,具有一定的專業(yè)性的,所以要選擇接受能力強的人員,進度到這個工作崗位,這樣才能從根本上保證檔案管理工作的有序開展。

        4 結束語

        事業(yè)單位在進行檔案管理工作的過程中,要具有發(fā)展的眼光,這樣才可以實際提高檔案管理的水平,同時要重視檔案管理工作,從而建立完善的質量保障體系。通過采用現(xiàn)代化的手法,對檔案管理方式進行創(chuàng)新,加強人員培訓,在根本上推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

        參考文獻

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