王耀麗

摘 要：在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)研究和規(guī)劃中，檔案是重要成果，在監(jiān)測(cè)中起著重要的作用。本文件對(duì)加強(qiáng)科技檔案管理，加強(qiáng)水利工程管理進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：水利工程;科技檔案管理;勘測(cè)設(shè)計(jì)

水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案是水利工程建設(shè)過程中直接形成的具備文字、圖表、數(shù)據(jù)、音像等內(nèi)容的原始記錄，是勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的直接成果，體現(xiàn)了技術(shù)人員的智慧和努力，是水利現(xiàn)代化和知識(shí)資源發(fā)展的重要基礎(chǔ)。做好水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案管理，有助于展現(xiàn)勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的實(shí)力和能力，提高技術(shù)人員的水平和效率，促進(jìn)水利工程的建設(shè)和管理，使水利工程能夠在國計(jì)民生中充分發(fā)揮應(yīng)有的效益，更好地為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

1 正確把握水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案的形成過程及其特點(diǎn)

1.1 分段形成

根據(jù)水利工程建設(shè)的基本程序，水利工程設(shè)計(jì)須遵循分階段循序漸進(jìn)、逐步深入的原則進(jìn)行，設(shè)計(jì)階段要經(jīng)過可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等幾個(gè)階段。前一階段的研究和設(shè)計(jì)工作未完成，下一階段的研究設(shè)計(jì)就也無法實(shí)現(xiàn)。在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)實(shí)施之前，有必要對(duì)各階段設(shè)計(jì)成果進(jìn)行審查，以確保必要的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)。各技術(shù)專業(yè)的研究與設(shè)計(jì)活動(dòng)在不同階段既存在密不可分的有機(jī)聯(lián)系，也存在較為明顯的嚴(yán)格區(qū)分，并且所涉及的研究和技術(shù)成果也是分階段形成的，這就需要對(duì)各個(gè)設(shè)計(jì)階段科技成果做到收集完整、階段齊全。

1.2 資料成套

設(shè)計(jì)單位在對(duì)某項(xiàng)水利工程進(jìn)行研究設(shè)計(jì)工作的同時(shí)，必須按照規(guī)劃設(shè)計(jì)程序進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)研究、方案制定、設(shè)計(jì)審查等，在充分考慮各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地開展規(guī)劃設(shè)計(jì)工作。水利工程設(shè)計(jì)過程中所形成的所有研究和設(shè)計(jì)成果要形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的成套資料，其中每幅圖紙、每一個(gè)文本或表格都是形成勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案的必要組成部分。

1.3 內(nèi)容專業(yè)

鑒于水利工程研究設(shè)計(jì)的專業(yè)技術(shù)人員要根據(jù)不同的專業(yè)進(jìn)行具體的研究和規(guī)劃設(shè)計(jì)活動(dòng)，水利工程研究設(shè)計(jì)技術(shù)成果的形成過程必然是一個(gè)多學(xué)科的合作過程。因此，水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案在分類、編號(hào)、準(zhǔn)備和應(yīng)用工作中，應(yīng)考慮到研究的技術(shù)知識(shí)和專業(yè)人員之間交流的特點(diǎn)。在確定分類、標(biāo)記結(jié)構(gòu)時(shí)，不能混淆不同專業(yè)的技術(shù)文件，要充分考慮各專業(yè)成果之間的利害關(guān)系和設(shè)計(jì)關(guān)聯(lián)。

2 完善檔案管理的管理措施

2.1 加強(qiáng)管理方法

在水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案的管理活動(dòng)中，其特殊管理的需求與實(shí)現(xiàn)檔案管理的方式方法是密不可分的。一是制度建設(shè)。管理檔案的根本就是為了利用檔案，為保證檔案能夠在實(shí)際工作中得到充分利用，就需要對(duì)整個(gè)管理過程進(jìn)行不斷優(yōu)化與協(xié)調(diào)。通過不斷摸索新的管理方法，如檔案排列、檔案借閱管理、檔案各種分類方案等，優(yōu)化整個(gè)流程，最大程度的提高效率。二是記錄收集。各種文件與數(shù)據(jù)是檔案組成的基本內(nèi)容，檔案管理者必須對(duì)收集到的成果資料，包括正文、附件等做好完整性、準(zhǔn)確性、相關(guān)性的確認(rèn)。如項(xiàng)目的竣工材料必須擁有完整的竣工圖紙與檢查記錄，重要會(huì)議要包括會(huì)議記錄和相關(guān)報(bào)表等。及時(shí)收集、有效控制各類檔案的早期收集工作，為確保檔案能夠充分發(fā)揮作用夯實(shí)了基礎(chǔ)。三是身份控制。按文件提供者的身份歸檔是檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，其歸檔質(zhì)量也必然影響著檔案的質(zhì)量。在實(shí)踐中，對(duì)于不同部門提交的報(bào)告、文件、圖紙等材料，必須準(zhǔn)確識(shí)別，區(qū)分不同材料的含義，并根據(jù)文件的特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行明確的分類。

2.2 強(qiáng)化服務(wù)理念

檔案管理的目的是為實(shí)際工作提供服務(wù)。在實(shí)際檔案管理中，數(shù)字檔案和實(shí)體檔案都發(fā)揮著重要的作用。對(duì)此，在實(shí)際工作中，我們需要在做好保管的同時(shí)，注重服務(wù)，始終把服務(wù)放在第一位，拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，以促進(jìn)工作更好的發(fā)展。一是服務(wù)空間。為了提升歸檔率和利用率，確保相關(guān)資料的準(zhǔn)確、及時(shí)存儲(chǔ)，并按照完整、快速、準(zhǔn)確的原則提供給用戶，這就需要充分利用檔案信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理手段，創(chuàng)建穩(wěn)定、統(tǒng)一的電子檔案平臺(tái)，滿足不同用戶的需求。二是服務(wù)理念。要改變以往工作中被動(dòng)服務(wù)的理念，通過主動(dòng)咨詢、提前引導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式，檔案管理者要主動(dòng)參與相關(guān)活動(dòng)，確保檔案的內(nèi)容 齊全、流程通暢、信息準(zhǔn)確，并在某些場(chǎng)合有針對(duì)性地開展信息交流活動(dòng)。三是服務(wù)手段。在檔案實(shí)際管理中，必須提供適用、準(zhǔn)確的研發(fā)數(shù)據(jù)和檢索工具，增強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)人員的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)發(fā)布收集到的相關(guān)信息，以便于專業(yè)技術(shù)人員的借閱與借鑒等。

2.3 轉(zhuǎn)變管理方式

當(dāng)今計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展中，水利勘測(cè)設(shè)計(jì)成果的信息管理也在朝著數(shù)字化、電子化的方向發(fā)展。作為勘測(cè)設(shè)計(jì)單位，必須積極轉(zhuǎn)變觀念，加大投入，確保檔案管理朝著知識(shí)發(fā)展的方向延伸，不斷提高數(shù)字化水平。一是改變?cè)械墓ぷ鞣绞?，提高檔案資源數(shù)字化水平。將原來的人工管理方法轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)管理，包括遠(yuǎn)程閱讀、網(wǎng)絡(luò)歸檔等。將原有的紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案方向發(fā)展，確保檔案數(shù)據(jù)資源能夠得到合理利用，使檔案資源的作用對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展產(chǎn)生全面影響。二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)的創(chuàng)建，提高檔案利用效率。在充分了解自身需求、數(shù)據(jù)處理服務(wù)和查詢技術(shù)信息等模式變化的基礎(chǔ)上，做好檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用，使其能夠滿足管理需求，支持各類電子文件與軟件的運(yùn)用，使水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案得到充分利用。三是推動(dòng)先進(jìn)技術(shù)與手段的應(yīng)用，提高檔案管理工作效率。特別是對(duì)于一些大容量的電子文件，在正常的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中不能保證運(yùn)行速度，就需要檔案管理者配合專業(yè)人員做好的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的研究與開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和瀏覽等目標(biāo)，通過應(yīng)用ocr識(shí)別技術(shù)和圖像解析技術(shù)，解決檔案管理者重復(fù)輸入問題，以自動(dòng)化的方式增加系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高工作效率。

2.4 提升人員素質(zhì)

水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案管理的專業(yè)性和復(fù)雜性對(duì)檔案管理者的素質(zhì)有了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，他們不僅需要精通檔案管理的專業(yè)知識(shí)，而且要熟悉水利工程的研究和勘測(cè)設(shè)計(jì)的流程。因此，為滿足水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案管理的需要，首先要充分發(fā)揮檔案管理者的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造力，努力提高檔案管理者的知識(shí)水平和能力。適時(shí)建立有效的約束和激勵(lì)機(jī)制，使他們產(chǎn)生緊迫性和危機(jī)感，自覺開展各類檔案和水利業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷更新和掌握理論知識(shí)與專業(yè)信息，提高技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。其次，開展相關(guān)的綜合業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提升檔案管理者的整體素質(zhì)。遵循學(xué)以致用的原則，為檔案管理者提供全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高他們的專業(yè)水平，特別是檔案科學(xué)的新理論、新方法和新思想以及現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)與研究。只有打造出一支業(yè)務(wù)水平高、綜合能力強(qiáng)的檔案管理者隊(duì)伍，才能把檔案管理工作做得有聲有色，才能更好地為水利事業(yè)服務(wù)。

3 結(jié)束語

本文對(duì)如何加強(qiáng)水利工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案管理做了研究。今后，要充分重視檔案工作，加強(qiáng)檔案方法的創(chuàng)新與優(yōu)化，不斷提高檔案管理水平，為我國水利工程的發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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