王明霞

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來對于各行各業(yè)不僅僅是一種機遇，也是一種挑戰(zhàn)，通過大數(shù)據(jù)可以提高檔案管理的水平，構建出實用、高效的檔案管理模式。大數(shù)據(jù)雖然提高了檔案管理的工作效率與質(zhì)量，但是相應的也增加了檔案管理的難度，重視檔案信息化管理，為社會發(fā)展提供及時、準確和高效的信息數(shù)據(jù)，才能適應當前社會發(fā)展的需求。

關鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;對策建議

1 檔案數(shù)字化管理的意義和優(yōu)點

檔案管理無論是在行政單位還是在企業(yè)單位都起著不可替代的作用，能夠有效的保護智力勞動成果，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作無論是存儲功能還是資源收集功能上，相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作有著很大的優(yōu)勢。在檔案管理工作中只有不斷的更新大數(shù)據(jù)技術，才能夠更好的提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

在檔案管理工作中，專業(yè)的檔案管理部門通過先進的電子化方法，實現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，傳統(tǒng)的檔案管理工作非常容易受到一些外界環(huán)境的影響，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作能夠很大程度的保證檔案管理的實效性，減少復制、借閱、查詢而發(fā)生的造成損壞的現(xiàn)狀，大數(shù)據(jù)提高了檔案的價值，成為寶貴的資源來源渠道，信息共享更加的便利，使得之前的死檔案轉(zhuǎn)換成了活數(shù)據(jù)。隨著數(shù)字時代的到來，人們對檔案服務以及檔案網(wǎng)站建設質(zhì)量要求也更高，檔案服務工作的開展以及檔案網(wǎng)站的建設質(zhì)量也是影響社會公眾對檔案館整體滿意度的重要因素。因此，檔案服務和檔案網(wǎng)站建設不容忽視。同時，與傳統(tǒng)的檔案館藏資源相比，大數(shù)據(jù)時代下建設數(shù)字檔案館館藏量具有載體形式多、數(shù)據(jù)量大的特點，給檔案利用服務帶來了新的挑戰(zhàn)。

2 數(shù)據(jù)時代的檔案信息化過程中遇到的問題

1）數(shù)字信息量較大，其中一些數(shù)據(jù)被積累儲存在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉(zhuǎn)移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統(tǒng)，可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經(jīng)形成了以紙質(zhì)文件形式進行檔案管理的管理體系和業(yè)務流程，在文件歸檔到檔案系統(tǒng)當中的時候，數(shù)字信息不能歸納到一般的檔案管理系統(tǒng)當中，因為數(shù)字信息容易在周轉(zhuǎn)過程中缺失，導致電子文件在檔案管理過程中缺失。

2）檔案處理技術有待完善。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作和傳統(tǒng)的檔案相互比較雖然能夠有效的提高工作效率和質(zhì)量，但是其檔案處理技術要求較高，經(jīng)常出現(xiàn)分類存儲、歸檔問題，尤其是信息技術在不斷的更新，很多標準有待完善，電子檔案是多種檔案信息混合到一起的，在分類中存在一定的難度。電子檔案可以插入圖片、聲音、視頻，雖然具有很強的可控性，但是也具備著可變性的特征，如果數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)了復制和變更的現(xiàn)狀很難發(fā)現(xiàn)，這為檔案管理工作增加了一定的難度。

3）數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡安全問題。網(wǎng)絡屬于一把雙刃劍，如果不能夠正確的使用，就會出現(xiàn)很大的數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡安全問題，嚴重影響了檔案管理工作的順利進行。由于在檔案管理工作中涉及了過多的數(shù)據(jù)，所以加強網(wǎng)絡安全是非常有必要的。經(jīng)過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在檔案管理工作中出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞、黑客夾擊的概率是非常大的，使得檔案外泄，嚴重時還會出現(xiàn)非法傳輸?shù)默F(xiàn)象，不能夠保障信息、數(shù)據(jù)的安全性，所以在網(wǎng)絡安全管理工作中要提高信息復制、存儲、錄入的手段。

4）人才較為缺乏。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，云計算在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這使得對從業(yè)人員的技術水平有了更高的要求，但是目前檔案管理人員呈現(xiàn)出的是人才較為缺乏的現(xiàn)狀，本身檔案管理這個工作的人才比較少，并且檔案管理的待遇低，崗位設置不合理，導致難以引入高素質(zhì)的人才。在大數(shù)據(jù)時代下，很多檔案管理人員還是之前傳統(tǒng)檔案管理工作人員，缺乏一定的信息技術水平，所以一定要引入技術水平較高的檔案管理人員，并且要加強信息技術的培訓工作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 數(shù)據(jù)時代檔案工作的對策和建議

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的保管方式與檔案儲存都發(fā)生了根本性的改革，大數(shù)據(jù)的到來使得檔案管理工作有了質(zhì)的飛躍，傳統(tǒng)的檔案資料只能夠體現(xiàn)出自身的價值，從而發(fā)揮的是點的作用，而通過大數(shù)據(jù)時代，能夠把這些點都連接起來，編織成了一個網(wǎng)，而網(wǎng)發(fā)揮出來的作用是無限大的。

1）整合資源，搭建平臺，提高智能化程度和資源共享水平。檔案管理的電子文件真實性、存儲時期和規(guī)范性還需進一步加強。在建設檔案目錄和檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，要利用法規(guī)對電子文件的格式進行規(guī)范化管理，盡量使檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范。同時應當對電子文件進行篩選，篩選出關鍵的信息進行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費，收集一些不必要的信息。同時，為了提高利用率，還應設置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給用戶提供更加便捷的服務。檔案管理工作也可以借助網(wǎng)站實現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。

2）建立規(guī)范的管理機制。解決好檔案保密與開放之間的關系問題，既有利于保障涉密檔案資源的安全，也有利于實現(xiàn)開放檔案資源的充分利用。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一，如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

3）加強對檔案信息化建設的重視。各個部門的領導要加強對檔案管理信息化建設的重視。首先是從思想上就要提高檔案信息化管理意識，認識到檔案管理信息化的重要性，這樣才能夠不斷的完善檔案管理系統(tǒng)，把檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來。其次，還要加強數(shù)據(jù)庫的建設力度，在檔案大數(shù)據(jù)中首先要保證數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，一定要錄入最原始的信息，并且在檔案數(shù)據(jù)庫開設過程中一定要按照國家、國際相關標準來開設，充分的考慮到物力、人力、財力問題，提高檔案管理數(shù)據(jù)庫的標準化和通用性。最后要保證檔案資料的廣泛性，在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作不能出現(xiàn)被動授受數(shù)據(jù)資料的趨勢，而是要主動的去搜集資料。

4）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時代下，文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的，所以提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是非常有必要的。除了能夠勝任檔案管理工作，其次還要加強對工作人員信息技術的培養(yǎng)工作，只有擁有了計算機技能才能夠順利的處理龐大的數(shù)據(jù)資源，具有較強的數(shù)據(jù)分析能力，能夠有自己的獨特見解。并且工作人員要具備較強的責任心，能夠意識到檔案管理工作的重要性，能夠全身心的投入到該工作中去，把檔案數(shù)據(jù)資源的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理工作既是一項機遇也是一項挑戰(zhàn)，檔案管理部門要抓住機遇、迎接挑戰(zhàn)，把信息產(chǎn)品和人們的現(xiàn)實生活相互聯(lián)系起來，為人們提供最真實、完整的數(shù)據(jù)資料。適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)質(zhì)共享。

參考文獻

[1]趙新芳.大數(shù)據(jù)時代下檔案館的數(shù)字化發(fā)展[J].城建檔案，2018（8）：16-17.

[2]陳婷婷.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務，2016（13）：107.