劉瑞鳳

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下，推動了信息化技術(shù)的進(jìn)步，并且逐步帶領(lǐng)社會進(jìn)入信息化時代。目前在很多單位的檔案管理系統(tǒng)中都運用了信息化技術(shù)，其提高了信息管理的效率，保證了信息的安全性，但是目前來說，很多單位在相關(guān)方面的建設(shè)還不夠完善，本文主要分析了目前事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題，并且就如何提升建設(shè)水平進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展為信息化技術(shù)的進(jìn)步提供了更廣闊的空間，但同時也帶來了更多新的挑戰(zhàn)，在檔案管理中融入信息化建設(shè)的初衷就是為了保證信息管理的安全有效性，但是目前來說，在相關(guān)方面所存在的問題還不能達(dá)到最好效果。信息化建設(shè)是當(dāng)前時代的熱門關(guān)鍵詞，被運用在各行各業(yè)，并且經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)通過信息化技術(shù)可以提升工作水平，那么對于事業(yè)單位中要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的人員就要不斷的探究分析，解決所存在的問題，追求高效管理。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 提高管理效率和信息安全性

在檔案管理中融入信息化技術(shù)能較大程度的克服傳統(tǒng)管理方式中所存在的如效率低、安全性不高、浪費人力物力、檢索麻煩等問題，在其中融入信息技術(shù)相當(dāng)于使信息管理智能化，能延長信息保存的時間甚至可以做到終身保存，那么即使出現(xiàn)檔案丟失的情況，也能利用技術(shù)手段從一定程度上恢復(fù)數(shù)據(jù)避免帶來不必要的麻煩，減少損失。另外，信息化技術(shù)的主要特點就是高效性，在事業(yè)單位的檔案管理工作中加強(qiáng)對信息化的建設(shè)實屬是一項百利而無害的投入。

1.2 提供發(fā)展優(yōu)勢

在社會發(fā)展瞬息萬變的時代，傳統(tǒng)老舊的管理方式必然淘汰而被新的技術(shù)管理取代，這就要求必須在事業(yè)單位的檔案管理工作中融入信息化建設(shè)，一方面是為了順應(yīng)時代的發(fā)展需求，保證該項工作在行業(yè)中的競爭地位穩(wěn)定不變;另一方面，以信息高效管理和數(shù)據(jù)安全性的優(yōu)勢同時也方便了事業(yè)單位的管理工作， 使其能有序高效的運營。

1.3 豐富管理模式

單一的檔案保存，在很多時候不能滿足單位里的調(diào)動需求，并且隨著時間的推移，很多檔案會由于發(fā)霉等外界條件的影響而受損，為后續(xù)的資料調(diào)取等工作帶來了麻煩。通過利用計算機(jī)等媒體媒介建立起來的信息化管理模式豐富了原有的管理結(jié)構(gòu)，為其帶來新的技術(shù)體驗，提升了事業(yè)單位的工作效率。

2 目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 信息化建設(shè)水平低

不同的事業(yè)單位有不同的檔案管理模式，所以需要在建設(shè)信息化平臺的時候要有針對性，所建設(shè)的內(nèi)容能完全適合自身單位體系的發(fā)展。但是目前來說，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理，信息化建設(shè)的時候缺乏目的性，一方面是過于信托于對其它信息平臺的模仿，以至于所打造出來的信息化建設(shè)系統(tǒng)，不能適應(yīng)于自身的發(fā)展;另一方面是依托自身的具體情況所打造出來的信息化平臺不夠完善，在實際運行中有疏漏，還需要不斷的改進(jìn)。

2.2 檔案管理工作人員的整體素質(zhì)還有待提高

工作人員的素養(yǎng)主要包括了處理工作事務(wù)的能力水平素質(zhì)和在工作必須具備的正確職業(yè)觀等人格素養(yǎng)，目前在事業(yè)單位檔案管理工作崗位上的人員所存在的主要問題就是工作能力還有待提高，對于與時俱進(jìn)的技術(shù)等還不能很好的應(yīng)用在工作中，特別是部分的工作人員工作理念整體落后，不善于學(xué)習(xí)新技術(shù)，在檔案館里融入信息化技術(shù)的時代，在平臺創(chuàng)設(shè)、信息操作等方面還不能掌握熟練的技巧。另外，存在工作人員工作態(tài)度消極的現(xiàn)象是非常普遍的，由于其沒有正確的職業(yè)觀和人生價值觀從而使工作完成不到位，造成目前對檔案管理工作的改進(jìn)遲遲達(dá)不到效果。

2.3 重視程度不夠，管理制度不完善

要不斷的提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的水平，必須要在完善的管理體系保障下才能順利實施。但是由于目前事業(yè)單位存在公司內(nèi)部對信息化建設(shè)的重視程度不夠，相應(yīng)的在有關(guān)方面的經(jīng)濟(jì)、精力、時間的投入都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，從而使信息化建設(shè)重重受阻。另外，檔案管理相關(guān)部門的管理制度不盡完善，例如要如何分配人員任務(wù)、怎樣管理才能激發(fā)人員最大效率、追求怎樣的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等都有待完善。總體來說，雖然信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，為各行各業(yè)的信息化建設(shè)提供了技術(shù)支持，但是有相當(dāng)一部分的事業(yè)單位在相關(guān)方面的建設(shè)還不到位。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的方法

3.1 提高重視程度，完善制度體系

要提升相關(guān)方面的技術(shù)水平，必須要取得該單位內(nèi)部高層人員的支持，在有各方面基礎(chǔ)保證的前提下，才能有效地實施信息化建設(shè)的過程，所以普及在檔案管理中信息化建設(shè)的必要性從而提高相關(guān)人員的重視程度是首要工作。此外，要有一個完善的管理監(jiān)督體系，首先要正視本身所處事業(yè)單位的具體情況，根據(jù)實際需要設(shè)計信息化建設(shè)的方案;再者要選擇合適的人員擔(dān)任管理層隊伍的職責(zé)，明確分工制度，將責(zé)任落實到個人;另外，在信息化建設(shè)實施過程中要不斷的自我改進(jìn)，修改方案，一切以實際為主，以單位的利益為主，盡量提供完善且適應(yīng)性強(qiáng)的管理制度體系。

3.2 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高工作素養(yǎng)

對員工的培訓(xùn)提升，首先要集中在對其思想的更新，由于社會瞬息萬變，各行各業(yè)可能每天都在面臨不同的新的挑戰(zhàn)，所以為了提高自己的競爭優(yōu)勢，跟進(jìn)時代的發(fā)展步伐，更新員工的思想觀念是非常必要的。那么在具體實施過程中，可以采用以下方法，一方面可以組織主題性的培訓(xùn)活動，對于目前所要進(jìn)行的檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)培訓(xùn)機(jī)遇;另一方面，要建立嚴(yán)格的考核制度。員工在競爭的氛圍中，再有獎懲制度的前提下能更好地發(fā)揮自我潛力，在信息化建設(shè)方面也能更盡心盡力?？傊?，注重對員工工作素養(yǎng)的培養(yǎng)是重要的，是保證該單位各項工作順利實施的重要前提。在有完善的管理制度和考核體系的前提下，也要注重對工作人員素質(zhì)的提高，為檔案管理工作的信息化建設(shè)提供充足的進(jìn)步條件。

3.3 提高信息建設(shè)的技術(shù)水平

在檔案管理中融入信息化建設(shè)本身就是為了提高信息的使用效率和安全性能，另一方面也是為了打破傳統(tǒng)管理方式的局限性。那么在進(jìn)行信息化建設(shè)的工作中，就一定要注重技術(shù)的運用，打造出能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展特點、質(zhì)量安全有保障、體現(xiàn)新技術(shù)特征的平臺。另外，在目前互聯(lián)網(wǎng)錯綜復(fù)雜的環(huán)境下，為了防止各種病毒入侵、其它網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的損害，也要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)平臺的控制和安全防控?？梢栽谶M(jìn)行檔案管理的設(shè)備中安裝高級防火墻系統(tǒng)，或者殺毒軟件，定期檢查管理，對所用的信息化設(shè)備進(jìn)行安全防護(hù)和保養(yǎng)，延長裝備設(shè)施的使用年限。

4 結(jié)束語

綜上所述，在事業(yè)單位的檔案管理模式中融入信息化技術(shù)，建設(shè)信息化平臺是必然趨勢，在社會發(fā)展的大背景下，各行各業(yè)都在積極的改進(jìn)自身的平臺技術(shù)，其相關(guān)人員也在不斷更新職業(yè)理念。但是目前相當(dāng)一部分的事業(yè)單位在相關(guān)方面還存在不足，但是這要針對自身所存在的問題，不斷的探究和改進(jìn)，一定能為其持續(xù)發(fā)展做出新的建設(shè)貢獻(xiàn)。

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