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        加強(qiáng)新時期電力企業(yè)基建檔案管理的思考

        2020-11-30 09:08:39陳艷娟
        卷宗 2020年22期
        關(guān)鍵詞:基建檔案電力企業(yè)管理

        陳艷娟

        摘 要:我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,推動了我國電力事業(yè)的發(fā)展?,F(xiàn)如今,我國的電力基礎(chǔ)建設(shè)越來越完善,然而,在建設(shè)過程中,所產(chǎn)生的基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)計方案、圖紙等資料對于電力企業(yè)的建設(shè)與管理非常重要。因此,為了推動電力企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的規(guī)范化,需要做好基建檔案管理方面的工作。

        關(guān)鍵詞:電力企業(yè);基建檔案;管理

        檔案是人類活動的真實記錄,是人們把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。通過檔案,我們可以了解過去,展望未來。對電力企業(yè)來說,基建檔案至關(guān)重要,它能夠為電力企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。基于此,圍繞電力企業(yè)基建檔案管理進(jìn)行分析具有重要的意義。

        1 電力企業(yè)基建檔案管理存在的問題

        1.1 基建檔案意識不高

        在電力工程建設(shè)過程中,由于企業(yè)過于追求施工進(jìn)度和經(jīng)濟(jì)利益,這使得企業(yè)更重視項目本身,而忽視了項目檔案。在這種情況下,一些重要的檔案資料沒有得到及時的收集,而是散落在管理人員個人手里,這導(dǎo)致檔案歸檔不及時。直到項目即將竣工時,才開始收集整理相關(guān)的資料,再加上后期人員的相繼撤離,導(dǎo)致一些資料的簽署手續(xù)不夠齊全,嚴(yán)重影響了檔案的整理收集工作。也正是因為企業(yè)管理者的基建檔案意識不高,為后期的資料整理工作造成了較大的阻礙[1]。

        1.2 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)需進(jìn)一步提升

        現(xiàn)如今,許多基建單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有所欠缺,且工作經(jīng)驗也較為缺乏,對檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的了解不夠。在實際工作中,他們的工作較為被動,存在著“他人交什么材料,我們就收什么材料”的現(xiàn)象,這樣就會造成歸檔內(nèi)容資料不夠齊全。尤其是在電力工程建設(shè)中,施工隊伍的流動性非常大,施工人員不夠穩(wěn)定,這些情況會導(dǎo)致檔案資料的流向不清。此外,各參建部門之間缺乏交流,這也會影響檔案管理工作的順利開展。

        1.3 檔案管理制度不夠完善

        當(dāng)前,在我國一些電力企業(yè)中,由于過于重視企業(yè)的經(jīng)營運轉(zhuǎn),忽視了檔案管理工作的重要性。因此,企業(yè)管理者并沒有制定一個完善的檔案管理制度,或者說有些企業(yè)雖然制定了檔案管理制度,但是這些制度長期沒有進(jìn)行更新,甚至有些制度是照搬照抄其他企業(yè)。這樣一來,檔案管理制度就難以起到約束或者指導(dǎo)作用,影響了檔案管理工作的開展。

        2 加強(qiáng)基建檔案管理的主要措施

        2.1 管理者要予以重視

        要想推動基建檔案工作的順利開展,就需要企業(yè)管理者認(rèn)識到這項工作的重要性,要從思想上重視這項工作,將檔案作為企業(yè)資產(chǎn)來開發(fā)。因此,在今后的發(fā)展中,電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要將這項工作納入企業(yè)的日常議程上,將其作為硬任務(wù)列入工程條款中,并且通過法律文書的形式規(guī)定下來。只有當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都重視這項工作,才會使基層員工也認(rèn)識到這項工作的重要性。如此,才能夠使這項工作得到企業(yè)全體員工的重視,進(jìn)而推動檔案管理工作的開展[2]。

        2.2 完善檔案管理制度

        檔案管理工作的開展離不開制度的支撐,如果缺乏完善的管理制度,那么檔案管理工作就會變得雜亂無序。在電力項目建設(shè)施工中,由于施工單位較多,所產(chǎn)生的檔案資料也較多,這就需要制度一個科學(xué)的檔案管理制度,要從職責(zé)分工、管理體系等方面作出規(guī)定,通過各項規(guī)定對文件材料的收集工作、分類整理工作等提出具體的要求。例如,電力企業(yè)可以制定《歸檔文件整理細(xì)則》,對文件的格式作出規(guī)定,這樣就能夠保證所收集的資料標(biāo)準(zhǔn)一致,提高檔案的歸檔質(zhì)量。另外,還要制定檔案保證金制度,如果相關(guān)單位沒有在規(guī)定的時間內(nèi)移交檔案,那么財務(wù)部門則不予以結(jié)算,這樣就可以促使相關(guān)部門及時移交竣工檔案。

        2.3 加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

        隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中越來越普遍的應(yīng)用,檔案管理工作的形式也發(fā)生了一定的變化,這就對檔案管理人員提出了更高的要求。因此,電力企業(yè)應(yīng)重視對檔案管理人員各方面的素質(zhì)培訓(xùn),一方面要對其進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識方面的培訓(xùn),使之能夠認(rèn)真做好檔案收集工作,認(rèn)真管理好檔案資料;另一方面要對檔案管理人員的計算機(jī)技能進(jìn)行培訓(xùn),現(xiàn)如今,檔案管理工作不再是以往的手工操作方式,而是引入了信息化系統(tǒng),如果檔案管理人員擁有良好的計算機(jī)及信息化系統(tǒng)操作技能,將會助力檔案管理工作的順利開展[3]。

        2.4 重視對基建檔案的過程控制

        1)嚴(yán)把工程建設(shè)審批關(guān)。在基建工程審批過程中,會產(chǎn)生大量的文件材料,這些材料是工程建設(shè)是否合法的依據(jù)。因此,檔案管理部門需要制定各項規(guī)章制度,對文件材料的收集做出明確的規(guī)定。2)嚴(yán)把建設(shè)施工關(guān)。在工程建設(shè)過程中,檔案管理人員需以前期所制定的標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),對參建單位文件材料的積累、形成等進(jìn)行監(jiān)督,使檔案從一開始的形成到整理再到工程的驗收都可以按照要求進(jìn)行?;n案涉及工程的全過程,在工程建設(shè)中,技術(shù)人員對于項目最為了解,而且許多檔案都是從他們手中產(chǎn)生。因此,需要讓全體參建人員都參與到檔案的收集工作之中,建設(shè)單位要與設(shè)計單位、監(jiān)理單位等相互合作。檔案管理人員需要對工程的施工進(jìn)度有全面的了解,并熟悉材料的形成情況以及收集情況,對施工過程中所產(chǎn)生的文件跟蹤建檔,并對這些文件進(jìn)行定期的檢查,這樣才能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題,確保自己所收集的文件材料符合標(biāo)準(zhǔn)。為了確保工程檔案的順利移交,從工程建設(shè)初期,按慣例人員需要通過各種方式與各相關(guān)單位進(jìn)行溝通,就文件材料的收集、歸檔范圍等問題作出說明,使各單位的專職資料員能夠明確檔案的收集要求,這樣可以保證檔案的質(zhì)量。3)嚴(yán)把竣工驗收關(guān)。在工程驗收之時,檔案驗收工作應(yīng)該與之同步進(jìn)行,要對工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格的檢查,以確保檔案是否完整且準(zhǔn)確,是否符合規(guī)范要求。如果檔案資料存在問題,則需要提出整改意見。如果出現(xiàn)整理不規(guī)范的問題,或者是檔案丟失等情況,要追求相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

        2.5 對電子文檔歸檔進(jìn)行規(guī)范

        隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展,檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化的方向發(fā)展,這極大的提高了檔案管理人員的工作效率,有助于檔案的整理以及查詢。此外,檔案的數(shù)字化的建設(shè),可以使數(shù)據(jù)資料通過文、圖、影像等方面展現(xiàn)出來。那么在工程建設(shè)中,需要對電子文檔的收集作出相應(yīng)的要求。在前期,要對紙質(zhì)檔案的載體以及格式作出相應(yīng)的要求,這樣有助于檔案管理人員將這些紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文檔。

        隨著信息時代的到來,給基建檔案工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。在今后的發(fā)展中,電力企業(yè)需要建立基建檔案信息資源體系,要引入檔案管理軟件,這樣就可以使基建檔案實現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸以及查閱,能夠?qū)崿F(xiàn)各部門的信息互動,推動各部門的資源共享。

        3 結(jié)語

        綜上,在電力企業(yè)的發(fā)展過程中,基建檔案對于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的影響。但是,一些電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的基建檔案意識不高,缺乏一個完善的檔案管理制度,再加上檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高,影響了基建檔案管理工作的開展。因此,在今后的發(fā)展中,電力企業(yè)管理者要重視這項工作的開展,要加大資金投入力度,并建立一個完善的管理制度。此外,電力企業(yè)要重視對基建檔案的過程控制,加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。如此,才能夠使基建檔案管理工作得到有序的開展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]葉智云.加強(qiáng)新時期電力企業(yè)基建檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,13:112+119.

        [2]杜成龍.加強(qiáng)新時期電力企業(yè)基建檔案管理的思考[J].中國電力教育,2011,12:72-74.

        [3]馬維念.試析煤炭企業(yè)基建檔案管理工作的開展[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,11:14+18.

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