趙科

摘 要：檔案管理涉及檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、使用等方方面面，內(nèi)容繁瑣，耗時耗力。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的“紙質(zhì)化”檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會對信息的需求，檔案管理工作開始向著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的方向邁進。但是互聯(lián)網(wǎng)時代有利也有弊，如何高效地處理好這些數(shù)據(jù)信息并有效的管理成為我們值得深入思考的問題。本文就此探索互聯(lián)網(wǎng)時代下辦公室檔案管理新途徑，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相融合，希望能更好地加強檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的高效、快捷。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;紙質(zhì)檔案管理;電子檔案管理

1 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的特點

在信息化時代之前，傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理人員負責(zé)各部門文件的收集整理、鑒定組卷、分類歸檔，因工作量大、辦理管理的手續(xù)繁瑣、消耗大量的人力物力資源，卻又容易丟失破損，促使檔案管理者不得不尋求更為有效的管理方法[1]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案作為一種古老的記錄信息的方法，客觀地記錄了當(dāng)時信息，以其直觀的方式呈現(xiàn)在我們的工作中，具有很強的原始性和真實性。但是由于媒介是紙張，會因為時間過久或翻閱次數(shù)過多等因素容易造成紙張信息丟失等情況，給檔案管理工作帶來一定的難度。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案的優(yōu)勢

隨著科技的發(fā)展，情報來源范圍擴大、種類增多，情報的精確度要求也隨之加深。如何在龐大的信息數(shù)據(jù)中準確篩選、科學(xué)分類，讓數(shù)據(jù)得到妥善歸類和管理，是情報工作最基本的一步，也是進一步分析利用數(shù)據(jù)的首要前提[2]。電子檔案所占空間小，方便存儲，可以存儲高密度、大容量信息，能滿足信息集中有效的管理;通過設(shè)置密碼對檔案進行保存和查看還能有效的避免檔案丟失;同時還可以通過，圖像、聲音、文字或圖片等多種形式完成存儲，將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)為電子的形式存放在相應(yīng)的文檔中，通過搜索便可快速找到所需的檔案，明確檔案存在的具體位置，這樣大大提升了檔案的查詢效率;電子檔案管理可以提供更加及時和有效地信息，具有即時性的特點，大眾可以在網(wǎng)上查到自己需要的信息，這就大大加強了檔案信息的利用率，提高了檔案管理工作的價值，體現(xiàn)了其重要性[3]。此外電子檔案能通過計算機自由傳輸、復(fù)制等，這樣避免了紙質(zhì)檔案在傳閱過程中的丟失或損壞;由此可見，電子檔案的應(yīng)用可以快速、高效的對檔案進行分類和管理。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案與紙質(zhì)檔案融合的管理模式

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，辦公室的信息化檔案管理模式已成為不可避免的發(fā)展趨勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)劣，兩者相輔相成，缺一不可。無論是電子檔案紙質(zhì)化還是紙質(zhì)檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者在內(nèi)容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異[4]。對于載有同樣內(nèi)容的電子文件與紙質(zhì)文件，需要同步歸檔，目的是在保證紙質(zhì)文檔憑證性作用的同時，也能有效解決檔案資源利用與共享的問題，達到優(yōu)勢互補、揚長避短的目的。

4 結(jié)論

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存的融合模式，為檔案搜索、查詢、信息服務(wù)等檔案管理工作方面提供了極大的便利，我們要轉(zhuǎn)變工作思路，提高專業(yè)技能和素質(zhì)，充分利用好網(wǎng)絡(luò)信息帶來的各種優(yōu)勢，提高對信息的采集、整合能力，切實做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]段麗娟.基于信息化條件下的辦公室檔案管理研究[J].中文信息，2020（3）：74-96.

[2]彭家義.淺析大數(shù)據(jù)時代科技情報工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].低碳世界，2017（10）：289-290.

[3]張敏.淺析信息網(wǎng)絡(luò)時代下的檔案管理[J].科技傳播，2017（6）：64-65

[4]李春慧.紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理探析[J].檔案管理，2019：92-94.