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        事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展探討

        2020-11-30 10:50:40胡少美
        卷宗 2020年23期
        關鍵詞:信息化建設事業(yè)單位

        胡少美

        摘 要:人事檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)了很重要的地位,其中人事檔案管理的內(nèi)容主要包括了工作人員的工作年限、工作經(jīng)驗、相關業(yè)績和榮譽等信息,是事業(yè)單位發(fā)展的基礎,需要提高對人事檔案管理的重視度,確保人事檔案管理的準確性進而可以保障事業(yè)單位管理制度的有效建設,為管理人員提供有效的支持,是管理層進行人才使用的主要依據(jù)。隨著社會信息技術水平的不斷上升,我國經(jīng)濟發(fā)展速度在不斷的提高,信息技術逐漸應用到各行業(yè)發(fā)展中,相關事業(yè)單位逐漸進行管理制度改革來滿足社會發(fā)展的需求,人事檔案管理的資料在不斷的改動,為確保人事檔案管理的完整度需要做好信息化檔案管理的工作,加強信息化建設。但是目前事業(yè)單位在的發(fā)展的過程中,人事檔案管理依舊存在很多的問題,對信息化的建設帶來很大的影響,導致信息管理方式無法正常的運行下去。本文對事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設進行了深入的探討。

        關鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設

        事業(yè)單位的發(fā)展在社會發(fā)展中占據(jù)很重要的地位,是我國經(jīng)濟提高的重要內(nèi)容,為社會提供更好的服務。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中存在很多的問題,但是在內(nèi)部管理中有很大的提升空間,尤其是在人事檔案管理中,需要加強對人事檔案管理的重視度。人事檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的基礎,可以為其管理提供有力的支持,對于人才的使用具有很大的作用,人事檔案管理的水平和事業(yè)單位工作的質(zhì)量有著直接的聯(lián)系,關系著事業(yè)單位的長期發(fā)展。目前隨著社會的不斷發(fā)展人事檔案管理的內(nèi)容逐漸增多,相對于傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的需求,需要對檔案管理的模式進行有效的改革,引進信息化技術,建立完善的信息化檔案管理體系,跟進社會發(fā)展的步伐,對事業(yè)單位的發(fā)展具有很重要的作用。

        1 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

        1.1 觀念及制度落后

        人事檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)很重要的地位,事業(yè)單位的檔案管理工作相對了比較簡單,但是工作的強度較大,需要相關的工作人員加以重視,確保檔案管理的準確性。目前事業(yè)單位檔案管理的工作人員,沒有認識到檔案兩個的重要性,沒有意識到檔案管理對員工存在的激勵作用,缺乏足夠的管理觀念,導致人事單位的檔案管理落后,依舊使用傳統(tǒng)的管理方式進行管理,管理效率低下。多數(shù)事業(yè)單位沒有建立專門的檔案管理場所,沒有投入一定的資金和人力,導致檔案管理工作設備不全,人事檔案管理工作存在漏洞的問題,為后期的檔案了工作留下了隱患。事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏專業(yè)的工作人員,缺乏保存人事檔案資料的場所,相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式,存在紙張損壞,腐爛、丟失等情況,需要相關的工作人員不斷引進信息化技術,逐漸轉換管理方式,同時對以往的人事檔案資料進行有效的保管,為后期的工作提供保障。

        1.2 管理方式及管理體系落后

        目前事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)狀,依舊存在很多事業(yè)單位在進行檔案管理中使用傳統(tǒng)的方式,隨著檔案資料的不斷增多,人事檔案管理工作的壓力逐漸增大,導致工作的效率逐漸降低。在傳統(tǒng)的人事檔案管理的過程中,管理工作的主要內(nèi)容是通過人工的方式進行相應收集、整理、歸納等,檔案資料的錯誤率較高,不易對其進行保存,無法實現(xiàn)對人事檔案管理工作進行現(xiàn)代化、信息化、動態(tài)化的管理,隨著事業(yè)單位的檔案資料的不斷增加,人事檔案管理的效率逐漸下降,無法對大量的檔案資料進行有效的管理,需要使用大量的人力,提高了事業(yè)單位發(fā)展的成本。使用紙質(zhì)版的檔案管理中,容易出現(xiàn)檔案資料查找困難、不易保存、容易磨損等問題。在進行人事檔案管理的過程中,缺乏專業(yè)的工作人員,沒有建立完善的人事檔案管理體系,相關的工作人員沒有意識到檔案管理的重要性,在檔案管理工作時需要工作人員不但具有基本的檔案管理能力,同時還要具備足夠的計算機技術和網(wǎng)絡技術,可以有效的提高檔案管理工作的效率,多數(shù)事業(yè)單位缺乏一定的專業(yè)人才,工作人員的安排也只是草草了事,從其他部門調(diào)遣的工作人員,無法將檔案管理工作的作用有效的發(fā)揮出來,對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的影響。

        2 提高人事檔案管理信息化建設水平的相關策略

        2.1 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

        隨著社會信息技術的不斷發(fā)展,信息技術逐漸應用到社會發(fā)展各行業(yè)中,做好信息化建設可以為其他技術的使用打下堅實的基礎,事業(yè)單位在發(fā)展的過程中需要提高對信息化建設的重視度,加強對該方面的宣傳力度,提高事業(yè)單位工作人員對人事檔案的重視度,不斷改進傳統(tǒng)的工作模式,建立有效的信息化檔案管理體系,可以提高人事檔案管理的效率,同時提高對工作人員的培訓,加強工作人員的操作能力,將計算機技術有效的發(fā)揮出來,端正工作人員的工作態(tài)度,正確的認識到檔案管理的作用。事業(yè)單位相關的部門需要保持聯(lián)系和溝通,加強各部門之間的協(xié)作能力,為人事檔案管理工作提供有效的信息資料,對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的作用,促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

        2.2 實現(xiàn)檔案管理信息的數(shù)字化

        在進行檔案管理的工程中,需要對相關的信息進行有效的數(shù)字化處理,將信息化技術的作用有效的發(fā)揮出來,利用信息化技術可以將人事檔案資料內(nèi)容進行數(shù)字化轉化,提高了檔案資料的準確性和安全性,同時減少了人力,提高檔案管理工作的效率。事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案資料,在進行整理時對比較重要的檔案資料進行數(shù)字化整合有效的保存下去,避免出現(xiàn)資料損壞和丟失的情況。在信息平臺進行檔案資料傳輸?shù)倪^程中,可以對資料進行數(shù)字化處理,轉化為有效的數(shù)字檔案,為檔案管理工作提供了有力的支持,不斷提高其管理的水平和效率,對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的作用。

        2.3 加強人事檔案管理制度建設

        目前檔案管理工作存在很多管理上問題,需要采取有效的措施進行改進和解決,提高對人事檔案管理制度的建設,首先需要改變相關工作人員對人事檔案管理的認知,提高對檔案管理工作的重視度,端正對檔案管理工作的態(tài)度。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中,需要加強對人事檔案管理制度的建設,跟進社會的發(fā)展腳步,需要相關的工作人員不斷適應現(xiàn)代社會發(fā)展的檔案管理工作,根據(jù)現(xiàn)代社會發(fā)展需求學習相應的計算機技術,提高信息技術將其運用到檔案管理的工作中,可以有效的提高檔案管理的工作效率。人事檔案管理要建立完善的管理制度,對人事檔案管理的工作人員進行全面的培訓,不斷提高其專業(yè)能力和綜合素質(zhì),使其能夠掌握信息技術,并投入到事業(yè)單位發(fā)展的過程中,對檔案管理工作提供有效的支持,同時在管理的過程中,要嚴格按照相關的管理標準,進行人事檔案管理信息化建設,不斷提高人事檔案管理的信息化水平,促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。同時,事業(yè)單位在發(fā)展的過程中,可以建立人事檔案管理的相關機制,對工作人員的責任進行有效的明確,并將檔案管理的工作有效的落實到具體責任人身上,要求嚴格按照有效的規(guī)范制度進行。

        3 結語

        總而言之,隨著社會的不斷發(fā)展,信息技術逐漸得到廣泛的應用,事業(yè)單位在發(fā)展的過程中需要不斷的引進信息化技術,逐漸朝著信息化檔案管理的方向發(fā)展。在檔案管理的過程中,要確保人事檔案的準確度、真實性、安全性,提高對檔案管理的重視度,將檔案管理工作的作用有效的發(fā)揮出來,對事業(yè)單位的發(fā)展具有很大的作用,促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻

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        [2]丁紹煌.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設初探[J].科學與財富,2019,(36):241.

        [3]楊金明.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及提升策略[J].辦公室業(yè)務,2020,(1):150,152.

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