張紅
摘 要:基于文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)為核心進(jìn)行研究,先闡述企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀,然后分析文檔一體化管理對推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義,并以此為依據(jù),提出實施文檔一體化管理應(yīng)注意的問題,其內(nèi)容包含:注重提高檔案管理人員素質(zhì)、注重提高檔案管理安全意識、注重完善檔案管理的規(guī)范化等,其目的在于有效提高企業(yè)檔案管理效率。
關(guān)鍵詞:文檔;一體化管理;企業(yè)檔案;信息化建設(shè)
在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展背景下,對企業(yè)自身的發(fā)展和管理提出了較高要求,特別針對檔案信息化建設(shè),更是提出了較高要求。所謂企業(yè)檔案信息化指的是,企業(yè)在檔案管理活動的過程中,能合理運用信息技術(shù),對檔案信息資源展開有效的采集、管理和利用。而文檔一體化管理不僅是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心,同時還是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要途徑。基于此,針對文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè),展開以下分析,促使檔案查準(zhǔn)率有效提高。
1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
縱觀我國部分企業(yè)的方案管理現(xiàn)狀可看出,存有以下幾點問題:第一,重視程度有待提高?,F(xiàn)如今大部分企業(yè)管理人員都把注意力投放在軟硬件設(shè)施方面,注重獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益,而檔案管理作為一種不被放在表面的工作,被管理人員放在次要的位置。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因,就是企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視,并且沒有意識到檔案管理工作的作用,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理在工作中出現(xiàn)諸多問題;第二,管理方式待創(chuàng)新。目前眾多中小企業(yè)在發(fā)展中,仍然是把文件處理和檔案管理劃分成為兩個部分,并以各自為政的方式進(jìn)行管理[1]。在文件處理中包含收文和發(fā)文,主要是由辦公室進(jìn)行負(fù)責(zé)和處理,在以人工處理方式為主,不論收文件還是發(fā)文件,都是由總公司的辦公室人員手工登記,然后進(jìn)行人工分發(fā)和傳閱;第三,業(yè)務(wù)素質(zhì)待加強(qiáng)。眾所周知,檔案管理工作人員是保證檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵,同時也是檔案信息資源存儲的核心人員。但是根據(jù)目前企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀可看出,管理人員時常會在工作中存有懈怠心理,再加上信息技術(shù)的不斷發(fā)展,推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢。簡單來說,只有檔案管理人員熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù),并合理運用計算機(jī),就能確保檔案管理工作順利開展。但若是檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,不僅無法發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢,還會出現(xiàn)檔案資源利用率低和信息存儲質(zhì)量差等問題出現(xiàn)。
2 文檔一體化管理對推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義
2.1 有助于加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)
針對文檔一體化管理對推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義展開以下分析。第一,文檔一體化管理指的是,將檔案工作逐漸滲透到文件的形成階段和使用階段,幾個環(huán)節(jié)融合成為一個不可分割的有機(jī)體,進(jìn)而解決公文和檔案工作之間無法實現(xiàn)共享的問題,促使信息收集更加全面和準(zhǔn)確[2]。可見,文檔一體化管理不僅簡化了文檔管理工作程序,降低重復(fù)勞動率的使用,同時還提高了文檔管理工作效率;第二,科學(xué)運用文檔一體化系統(tǒng),能讓計算機(jī)在對公文展開規(guī)范化處理后,所歸檔的信息保持文件本身具有的必然聯(lián)系,進(jìn)而反映出文件之間完整且清晰的相互關(guān)系,對提高檔案查準(zhǔn)率具有重要意義;第三,相比較以往的檔案管理方式而言,文檔一體化管理有效轉(zhuǎn)變了文件生成方式和載體特點,而且還能借助先進(jìn)的計算機(jī)系統(tǒng),針對文件進(jìn)行篩選、整理和檢索等工作,在一定層次上有效開發(fā)了檔案信息資源;第四,主要借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)文檔一體化管理,在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中不僅能實現(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)、辦理和傳閱相關(guān)文件,還能在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行歸檔,促使企業(yè)工作人員直接通過網(wǎng)絡(luò)檢索獲取檔案信息,實現(xiàn)了資源共享的目的。
2.2 有助于提高企業(yè)資源合理利用率
相比較以往檔案管理而言,文檔一體化管理方式,不僅減少了不必要的重復(fù)勞動率,提高檔案管理工作效率,同時還能充分發(fā)揮人力、物力、財力等資源作用,為企業(yè)減少諸多不必要的經(jīng)濟(jì)損失。與此同時,文檔一體化的管理系統(tǒng)還能實現(xiàn)企業(yè)總部與各所屬單位間收發(fā)電子文件的同步傳輸,進(jìn)而提高辦公效率[3]。此外,該系統(tǒng)能把收文、發(fā)文、檔案等模塊,根據(jù)對應(yīng)的流程實現(xiàn)分塊實施,促使信息數(shù)據(jù)能實現(xiàn)共享,最終有效提高各類信息數(shù)據(jù)的利用率。
3 實施文檔一體化管理應(yīng)注意的問題
基于企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀,要想實施文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè),則是需要在實際工作中,注重以下幾點問題,分別是:檔案管理人員素質(zhì)的提高、安全意識的提高以及檔案管理的規(guī)范化。只有通過以上途徑入手,才能確保檔案管理工作效率有所提高。
3.1 注重提高檔案管理人員素質(zhì)
要想有效提高企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì),就需要企業(yè)能根據(jù)管理人員的工作特點和實際情況,通過理論知識培訓(xùn)的方式,培訓(xùn)檔案人員的理論知識,并對不同性質(zhì)和不同工作特點的檔案人員,進(jìn)行相對應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。但在培訓(xùn)期間,最重要的工作就是加強(qiáng)檔案人員的文件處理能力、檔案管理能力以及保密制度的培訓(xùn),檔案人員具備檔案管理意識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,還需要具備較強(qiáng)的保密意識,只有做到嚴(yán)密、有序且規(guī)范的檔案管理,才能促使文檔一體化管理,更好的服務(wù)于企業(yè),進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
3.2 注重提高檔案管理安全意識
在當(dāng)前信息時代背景下,因其具有的共享性、網(wǎng)絡(luò)性特點,促使文檔在使用期間很有可能出現(xiàn),受黑客攻擊、受病毒入侵等現(xiàn)象,一旦出現(xiàn)此類現(xiàn)象就會讓數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄密和丟失,所以在電子文檔管理中最重要的核心因素就是安全性?;诖?,有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全性方面的問題,應(yīng)在開發(fā)軟件的時候就考慮融入加密技術(shù),同時還要保證電子文檔具有專用的服務(wù)器進(jìn)行存儲[4]。此外,為有效保證檔案信息資源的完整性,還應(yīng)當(dāng)在文檔一體化初期階段,采取紙質(zhì)文件和電子文件雙重歸檔的方式進(jìn)行,等待電子文檔性能穩(wěn)定后,在逐漸減少紙質(zhì)文件的存檔數(shù)量,以此來保證檔案數(shù)據(jù)信息的完整性和有效性。
3.3 注重完善檔案管理的規(guī)范化
基于現(xiàn)代化發(fā)展階段,要想借助文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè),則是需要企業(yè)進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)范化。人力、物力、財力在檔案信息化建設(shè)中缺一不可,所以,這就需要企業(yè)相關(guān)部門能成立一個平臺,該平臺作為實現(xiàn)文檔一體化管理的主要途徑。在平臺構(gòu)建的過程中,還要保證檔案管理部門自身管理水平的提高,只有水平得到提高才能完善檔案管理制度和方法,進(jìn)而為實施規(guī)范化的檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。在規(guī)范檔案管理工作時,會有部分內(nèi)容是辦公用品的購買,也就是說,在采購辦公用品時,應(yīng)當(dāng)根據(jù)與之相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行購買,并且還要根據(jù)文件信息進(jìn)行科學(xué)分類[5]。
4 結(jié)束語
總而言之,企業(yè)實現(xiàn)文檔一體化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè),是目前信息時代發(fā)展的重要標(biāo)志,而且相比較以往的紙質(zhì)檔案管理模式而言,已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代時代發(fā)展需求,文檔一體化檔案管理模式的實施,能在提高檔案利用率的同時,發(fā)揮檔案功能作用,進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。對此,企業(yè)應(yīng)在掌握檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,促進(jìn)文檔一體化檔案管理順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
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