張紅

摘 要：基于文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)為核心進(jìn)行研究，先闡述企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，然后分析文檔一體化管理對推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義，并以此為依據(jù)，提出實施文檔一體化管理應(yīng)注意的問題，其內(nèi)容包含：注重提高檔案管理人員素質(zhì)、注重提高檔案管理安全意識、注重完善檔案管理的規(guī)范化等，其目的在于有效提高企業(yè)檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：文檔;一體化管理;企業(yè)檔案;信息化建設(shè)

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展背景下，對企業(yè)自身的發(fā)展和管理提出了較高要求，特別針對檔案信息化建設(shè)，更是提出了較高要求。所謂企業(yè)檔案信息化指的是，企業(yè)在檔案管理活動的過程中，能合理運用信息技術(shù)，對檔案信息資源展開有效的采集、管理和利用。而文檔一體化管理不僅是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心，同時還是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要途徑。基于此，針對文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，展開以下分析，促使檔案查準(zhǔn)率有效提高。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

縱觀我國部分企業(yè)的方案管理現(xiàn)狀可看出，存有以下幾點問題：第一，重視程度有待提高?，F(xiàn)如今大部分企業(yè)管理人員都把注意力投放在軟硬件設(shè)施方面，注重獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理作為一種不被放在表面的工作，被管理人員放在次要的位置。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因，就是企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視，并且沒有意識到檔案管理工作的作用，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理在工作中出現(xiàn)諸多問題;第二，管理方式待創(chuàng)新。目前眾多中小企業(yè)在發(fā)展中，仍然是把文件處理和檔案管理劃分成為兩個部分，并以各自為政的方式進(jìn)行管理[1]。在文件處理中包含收文和發(fā)文，主要是由辦公室進(jìn)行負(fù)責(zé)和處理，在以人工處理方式為主，不論收文件還是發(fā)文件，都是由總公司的辦公室人員手工登記，然后進(jìn)行人工分發(fā)和傳閱;第三，業(yè)務(wù)素質(zhì)待加強(qiáng)。眾所周知，檔案管理工作人員是保證檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵，同時也是檔案信息資源存儲的核心人員。但是根據(jù)目前企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)狀可看出，管理人員時常會在工作中存有懈怠心理，再加上信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢。簡單來說，只有檔案管理人員熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，并合理運用計算機(jī)，就能確保檔案管理工作順利開展。但若是檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，不僅無法發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢，還會出現(xiàn)檔案資源利用率低和信息存儲質(zhì)量差等問題出現(xiàn)。

2 文檔一體化管理對推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 有助于加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)

針對文檔一體化管理對推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義展開以下分析。第一，文檔一體化管理指的是，將檔案工作逐漸滲透到文件的形成階段和使用階段，幾個環(huán)節(jié)融合成為一個不可分割的有機(jī)體，進(jìn)而解決公文和檔案工作之間無法實現(xiàn)共享的問題，促使信息收集更加全面和準(zhǔn)確[2]。可見，文檔一體化管理不僅簡化了文檔管理工作程序，降低重復(fù)勞動率的使用，同時還提高了文檔管理工作效率;第二，科學(xué)運用文檔一體化系統(tǒng)，能讓計算機(jī)在對公文展開規(guī)范化處理后，所歸檔的信息保持文件本身具有的必然聯(lián)系，進(jìn)而反映出文件之間完整且清晰的相互關(guān)系，對提高檔案查準(zhǔn)率具有重要意義;第三，相比較以往的檔案管理方式而言，文檔一體化管理有效轉(zhuǎn)變了文件生成方式和載體特點，而且還能借助先進(jìn)的計算機(jī)系統(tǒng)，針對文件進(jìn)行篩選、整理和檢索等工作，在一定層次上有效開發(fā)了檔案信息資源;第四，主要借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)文檔一體化管理，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中不僅能實現(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)、辦理和傳閱相關(guān)文件，還能在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行歸檔，促使企業(yè)工作人員直接通過網(wǎng)絡(luò)檢索獲取檔案信息，實現(xiàn)了資源共享的目的。

2.2 有助于提高企業(yè)資源合理利用率

相比較以往檔案管理而言，文檔一體化管理方式，不僅減少了不必要的重復(fù)勞動率，提高檔案管理工作效率，同時還能充分發(fā)揮人力、物力、財力等資源作用，為企業(yè)減少諸多不必要的經(jīng)濟(jì)損失。與此同時，文檔一體化的管理系統(tǒng)還能實現(xiàn)企業(yè)總部與各所屬單位間收發(fā)電子文件的同步傳輸，進(jìn)而提高辦公效率[3]。此外，該系統(tǒng)能把收文、發(fā)文、檔案等模塊，根據(jù)對應(yīng)的流程實現(xiàn)分塊實施，促使信息數(shù)據(jù)能實現(xiàn)共享，最終有效提高各類信息數(shù)據(jù)的利用率。

3 實施文檔一體化管理應(yīng)注意的問題

基于企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，要想實施文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，則是需要在實際工作中，注重以下幾點問題，分別是：檔案管理人員素質(zhì)的提高、安全意識的提高以及檔案管理的規(guī)范化。只有通過以上途徑入手，才能確保檔案管理工作效率有所提高。

3.1 注重提高檔案管理人員素質(zhì)

要想有效提高企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)，就需要企業(yè)能根據(jù)管理人員的工作特點和實際情況，通過理論知識培訓(xùn)的方式，培訓(xùn)檔案人員的理論知識，并對不同性質(zhì)和不同工作特點的檔案人員，進(jìn)行相對應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。但在培訓(xùn)期間，最重要的工作就是加強(qiáng)檔案人員的文件處理能力、檔案管理能力以及保密制度的培訓(xùn)，檔案人員具備檔案管理意識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要具備較強(qiáng)的保密意識，只有做到嚴(yán)密、有序且規(guī)范的檔案管理，才能促使文檔一體化管理，更好的服務(wù)于企業(yè)，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

3.2 注重提高檔案管理安全意識

在當(dāng)前信息時代背景下，因其具有的共享性、網(wǎng)絡(luò)性特點，促使文檔在使用期間很有可能出現(xiàn)，受黑客攻擊、受病毒入侵等現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)此類現(xiàn)象就會讓數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄密和丟失，所以在電子文檔管理中最重要的核心因素就是安全性?；诖?，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全性方面的問題，應(yīng)在開發(fā)軟件的時候就考慮融入加密技術(shù)，同時還要保證電子文檔具有專用的服務(wù)器進(jìn)行存儲[4]。此外，為有效保證檔案信息資源的完整性，還應(yīng)當(dāng)在文檔一體化初期階段，采取紙質(zhì)文件和電子文件雙重歸檔的方式進(jìn)行，等待電子文檔性能穩(wěn)定后，在逐漸減少紙質(zhì)文件的存檔數(shù)量，以此來保證檔案數(shù)據(jù)信息的完整性和有效性。

3.3 注重完善檔案管理的規(guī)范化

基于現(xiàn)代化發(fā)展階段，要想借助文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，則是需要企業(yè)進(jìn)一步完善檔案管理的規(guī)范化。人力、物力、財力在檔案信息化建設(shè)中缺一不可，所以，這就需要企業(yè)相關(guān)部門能成立一個平臺，該平臺作為實現(xiàn)文檔一體化管理的主要途徑。在平臺構(gòu)建的過程中，還要保證檔案管理部門自身管理水平的提高，只有水平得到提高才能完善檔案管理制度和方法，進(jìn)而為實施規(guī)范化的檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。在規(guī)范檔案管理工作時，會有部分內(nèi)容是辦公用品的購買，也就是說，在采購辦公用品時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)與之相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行購買，并且還要根據(jù)文件信息進(jìn)行科學(xué)分類[5]。

4 結(jié)束語

總而言之，企業(yè)實現(xiàn)文檔一體化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是目前信息時代發(fā)展的重要標(biāo)志，而且相比較以往的紙質(zhì)檔案管理模式而言，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代時代發(fā)展需求，文檔一體化檔案管理模式的實施，能在提高檔案利用率的同時，發(fā)揮檔案功能作用，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。對此，企業(yè)應(yīng)在掌握檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，促進(jìn)文檔一體化檔案管理順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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[4]王芳.文檔一體化文書檔案信息化管理措施解析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（17）：44.

[5]李瑋.實施文檔一體化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)[J].魅力中國，2018，（15）：260.