張琳琳?王海英

摘 要：社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來(lái)，促使事業(yè)單位也逐漸更新了管理模式，更趨于自動(dòng)化和現(xiàn)代化。這從一定程度上提高了工作效率，為檔案管理提供了便利，也讓事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)。為保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，事業(yè)單位檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理方法，也要學(xué)習(xí)如何運(yùn)用當(dāng)前信息化、自動(dòng)化的管理模式來(lái)加強(qiáng)單位檔案管理的安全工作。本文將對(duì)檔案管理的安全問(wèn)題做詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理措施

檔案是事業(yè)單位一項(xiàng)基礎(chǔ)性的重要工作，體現(xiàn)了各機(jī)關(guān)單位的成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是全部重要活動(dòng)的真實(shí)記錄和重要的信息資源以及經(jīng)驗(yàn)財(cái)富，為保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)，為記錄事業(yè)單位發(fā)展和變化軌跡提供便利。因此，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要環(huán)節(jié)，它對(duì)其產(chǎn)生重要影響的同時(shí)，也是提高績(jī)效，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要保證。

1 檔案管理工作存在的意義

1.1 便于資料查詢(xún)

事業(yè)單位真實(shí)地運(yùn)營(yíng)情況是通過(guò)其檔案管理水平來(lái)反映的，它一方面為單位查詢(xún)資料提供依據(jù)，一方面為職工與單位的合法權(quán)益提供憑證。也是提高事業(yè)單位管理質(zhì)量的利器，是發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題的標(biāo)尺。

1.2 促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展

在事業(yè)單位管理工作中有部分工作會(huì)以檔案為依據(jù)作為參考，而完整的、真實(shí)有效的記錄本單位的發(fā)展歷史，為各公務(wù)人員對(duì)適應(yīng)自己的崗位工作內(nèi)容提供有價(jià)值的參考信息，也從一方面促進(jìn)了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 檔案的特殊性

檔案本身具備一定的政治及其他價(jià)值，尤其針對(duì)政府和事業(yè)單位，為減少政治事件的發(fā)生，檔案管理的安全性不可忽視。

2 影響檔案管理安全的因素

2.1 事業(yè)單位內(nèi)部因素

首先是對(duì)檔案管理工作的忽視，忽視檔案材料也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要信息資源。其次是管理體制不完善，促使檔案管理員無(wú)章可循。再者檔案管理的硬件設(shè)施也體現(xiàn)出了檔案管理機(jī)制的不完善。尤其是預(yù)警機(jī)制，在檔案遭遇安全性問(wèn)題時(shí)，不能及時(shí)備份。以及所使用的信息管理軟件若存在漏洞都會(huì)直接影響到檔案管理安全。隨著信息化發(fā)展，辦公自動(dòng)、電子文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生了巨大變化。如若檔案安全管理機(jī)制的建立不完善或檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，都會(huì)直接影響到事業(yè)單位的檔案管理安全[1]。

2.2 社會(huì)因素

當(dāng)前，針對(duì)檔案安全的法律法規(guī)不夠健全，涉及檔案管理相關(guān)管理工作的細(xì)枝末節(jié)沒(méi)有明確的法律解釋?zhuān)@也為一些不法分子實(shí)施偷盜檔案形成了可乘之機(jī)。其次，由于對(duì)《檔案法》了解的缺失，所以難以對(duì)檔案的安全形成足夠的重視。除人為因素外，還有不可抗力的因素影響著檔案的安全管理，例如戰(zhàn)爭(zhēng)、失火等。

2.3 自然因素

天災(zāi)對(duì)檔案管理安全的影響也是存在的，其中包括地震、狂風(fēng)暴雨等自然因素，由于人為無(wú)法完全干預(yù)，因此這一因素對(duì)檔案的危害是爆發(fā)性、不可逆的，造成的損失也是最大的。

3 加強(qiáng)檔案管理安全的有效措施

3.1 加強(qiáng)檔案安全管理的物理防護(hù)

針對(duì)事業(yè)單位檔案安全管理而言，首要考慮的因素就是物理防護(hù)，這其中包括檔案的存放設(shè)備以及檔案室的選擇。為有效落實(shí)檔案存放的安全性，要在檔案室做安全評(píng)估后方可投入使用。其中需要重點(diǎn)對(duì)檔案室對(duì)防火、防盜性能以及其濕度、溫度情況進(jìn)行檢測(cè)。同時(shí)為確保檔案安全把握好以下幾點(diǎn)：一是需加強(qiáng)檔案室的管理，配備專(zhuān)業(yè)的檔案專(zhuān)管員;二是重視檔案的存放，根據(jù)檔案的門(mén)、時(shí)間保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放;三是高度重視檔案流動(dòng)過(guò)程中的安全保護(hù)，對(duì)于借閱檔、或其他原因?qū)n案調(diào)離檔案室的情況，都應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理借閱手續(xù)，以免檔案丟失[2]。電子化信息化為檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。力求“不是跟密”的前提下，積極做好電子檔案的保密工作。要重視事業(yè)單位檔案管理部門(mén)所用的計(jì)算機(jī)，及相關(guān)電子設(shè)備的安全性，其中需重點(diǎn)對(duì)檔案管理人員所使用的相關(guān)信息管理軟件的安全性做有效測(cè)試。

3.2 加強(qiáng)檔案安全管理的人為防護(hù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平也得以提升，因此要著重對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行防護(hù)：一是檔案管理人員要充分了解檔案的價(jià)值所在及其重要性。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，也要明白檔案泄露后的嚴(yán)重后果以及其泄密后需要擔(dān)負(fù)的責(zé)任。二是將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到人，依照相關(guān)工作管理規(guī)范對(duì)其進(jìn)行考核[3]。三是構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化信息安全管理團(tuán)隊(duì)，錄用具有專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)檔案管理的人員，同時(shí)具備較高水平的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用能力。

3.3 加強(qiáng)檔案安全管理的技術(shù)防護(hù)

要積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)構(gòu)建合理有效的防御系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等。為保障檔案的安全性，要從根本上抓起，首先在檔案接收之初就要做有效的安全審查，在具體存儲(chǔ)工作中做好病毒查殺，以及相關(guān)備份工作。合理設(shè)置檔案資料的保存環(huán)境，U盤(pán)、光盤(pán)等的存儲(chǔ)要符合規(guī)定。對(duì)于一部分共享的檔案資料也要做好安全審查，不可掉以輕心，要有效利用科學(xué)信息化手段貫穿檔案安全管理的整個(gè)過(guò)程。另外，針對(duì)外部電子設(shè)備存儲(chǔ)的檔案，為避免病毒植入管理人員工作計(jì)算機(jī)，要重點(diǎn)進(jìn)行安全防護(hù)。最后，事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理體系的訪問(wèn)權(quán)限需要合理設(shè)置，避免非法入侵，并且相關(guān)工作人員的具體訪問(wèn)權(quán)限應(yīng)根據(jù)具體工作內(nèi)容合理化設(shè)置。為避免檔案信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，危害檔案管理安全，相關(guān)技術(shù)人員要定期排查網(wǎng)絡(luò)異常情況，及時(shí)優(yōu)化調(diào)整。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源，加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門(mén)面臨的共同課題。各有關(guān)部門(mén)都該引起重視。隨著技術(shù)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，要改變和提高檔案管理工作的方式和水平。積極解決事業(yè)單位中面對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的一切問(wèn)題。并不斷建設(shè)完善管理體制，提供更有利的檔案保管條件，從多方面加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理安全。同時(shí)使檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位，促使事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，跟上未來(lái)世界發(fā)展的步伐。

參考文獻(xiàn)

[1]王亮.如何提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平[J].中國(guó)管理信息化，2016（02）.

[2]王鐵春.如何做好檔案保管與利用過(guò)程中的安全與保密工作[J].蘭臺(tái)世界，2014（S5）：85-86.

[3]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J]蘭臺(tái)世界，2007（6）.