羅凱

摘 要：檔案管理對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事調(diào)動(dòng)有著重大的意義，也是對機(jī)關(guān)事業(yè)單位是否能發(fā)揮其職能效用的最大考驗(yàn)。當(dāng)前隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理已經(jīng)逐步走向了信息化管理的道路，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說更需進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

1 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作顯得越來越重要。檔案伴隨著人的一生，它形成于各項(xiàng)工作中，對于保存考究具有重大意義。它是對自然人工作的記錄及考察的憑證，而且退伍軍人作為特殊的群體，他們的檔案信息顯得尤為重要，不僅關(guān)系的退伍安置，而且還牽扯到其他一些福利待遇問題。因此，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)十分嚴(yán)謹(jǐn)。因此必須做好相應(yīng)的規(guī)整，建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備以及健全檔案管理工作制度。另外，檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，吸收、借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢[1]。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式陳舊。根據(jù)調(diào)查顯示，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理模式大部分依舊沿用舊時(shí)代的方法，以紙質(zhì)的檔案管理存儲(chǔ)為主，然后將其存放在特定的檔案袋中，當(dāng)使用到這些檔案時(shí)，需要到指定場所進(jìn)行查閱，查閱過程使用的時(shí)間比較長。這種管理方式在九十年代能夠發(fā)揮重要的作用。但是，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更是日新月異，在檔案工作內(nèi)容的逐漸細(xì)化，檔案的數(shù)量越也來越多的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方式就顯得比較“吃力”，因?yàn)樗粌H不能提高行政管理的效率，還會(huì)給管理部門增加繁重的負(fù)擔(dān)，影響整個(gè)單位的工作效率。因此事業(yè)單位檔案管理方式不能一成不變、因循守舊，不能停留在以前的方法上。而應(yīng)該利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作，將傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合是檔案管理發(fā)展的新趨勢。網(wǎng)絡(luò)化管理檔案，不僅可以提高檔案信息的查閱效率，更可以實(shí)現(xiàn)檔案的異步存儲(chǔ)與信息同步，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享性。對于檔案的查找更是既方便又快捷。節(jié)約了檔案管理工作的時(shí)間，減輕了其工作量。

2）檔案管理認(rèn)識水平有待提高。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往把比較實(shí)際的工作當(dāng)做核心任務(wù)，認(rèn)為檔案的管理屬于后勤。因此，在工作中總是會(huì)比較懈怠。產(chǎn)生這種問題的一個(gè)重要原因就是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不太重視，他們認(rèn)為這種工作既不能突顯自己的工作成績，也不能展現(xiàn)自己的人生價(jià)值，因此，往往安排學(xué)歷較低的員工或者工作水平較差的員工歸置檔案管理這些員工的工作效率是極其低的，此外，工作態(tài)度也存在一定問題，例如會(huì)將這份工作當(dāng)作是休閑的工作，或者打發(fā)時(shí)間的工作，不會(huì)將自己的精力完全投入到檔案管理工作中[2]。同時(shí)，上級的相關(guān)部門在考核時(shí)，往往也會(huì)忽略檔案管理的考核，這樣也使檔案管理積極性極大降低。此外，工作人員在填寫檔案時(shí)，存在敷衍的思想，填寫過程極不認(rèn)真，字跡潦草、內(nèi)容簡單，這使得檔案的價(jià)值大大降低。以上種種情況使得檔案資料的內(nèi)容利用性極差，不能為實(shí)際工作帶來有益的幫助。所以，這種局面必須改變，必須規(guī)范化檔案信息的填寫工作。

3）信息資源開發(fā)各自為政，缺乏溝通。信息化的發(fā)展，使得世界成為一個(gè)整體。但是對于檔案管理卻無法實(shí)現(xiàn)全面聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享。各個(gè)事業(yè)機(jī)關(guān)單位的信息資源無法適應(yīng)跨系統(tǒng)，跨平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用需求，使信息資源開發(fā)出現(xiàn)各自為政、無法連通的現(xiàn)象，而檔案信息的機(jī)密性又加劇了這種現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外，在檔案信息資源的開發(fā)工作中，大部分檔案部門法律意識較為淡薄。

4）缺乏完善的檔案管理體系。盡管有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)安排專業(yè)的部門或人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，但由于缺少完善的檔案管理體系，致使檔案管理工作的效果不盡人意，檔案信息錯(cuò)亂、信息錄入檔案信息錯(cuò)亂、信息錄入不完整等情況時(shí)常發(fā)生。在缺乏完善的檔案管理工作體系的情況之下，檔案管理人員的相關(guān)理論知識會(huì)比較匱乏，檔案管理工作的工作效率難以保證。

3 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

1）提高認(rèn)識，加大宣傳力度。加大檔案管理工作的宣傳力度是歸置檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要前提。國家相關(guān)部門應(yīng)經(jīng)常通過宣傳檔案法律、法規(guī)和有關(guān)管理規(guī)定，提高各級單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的檔案意識，使之充分了解檔案是黨和國家的十分珍貴的財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是不可再生和不能替代的重要資源，做好檔案工作是每位工作人員應(yīng)盡的責(zé)任。

2）依法治檔，建立健全檔案管理工作的相關(guān)制度。建立健全檔案管理工作的相關(guān)制度，使檔案管理工作在程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的軌道有條不紊的進(jìn)行，這是做好檔案工作的重中之重。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作;其次要用制度去保障檔案工作穩(wěn)步進(jìn)行[3]。

3）穩(wěn)定檔案人員。做好檔案管理工作的關(guān)鍵在于檔案管理工作人員。因此，穩(wěn)定檔案人員，提高檔案人員的綜合素質(zhì)是檔案工作擺脫困境的重要保障。首先要確保單位檔案人員的相對穩(wěn)定。因?yàn)闄n案工作是十分專業(yè)的工作，具有很強(qiáng)的實(shí)踐性和操作性，沒有三、五年的“檔齡”及豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，要想真正做好檔案管理工作，達(dá)到檔案收集、管理的規(guī)范要求是難以辦到的。其次要加強(qiáng)學(xué)習(xí)更新知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。一方面要加強(qiáng)職業(yè)道德的修養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的思想;另一方面要熟練掌握信息技術(shù)。檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢將促使檔案人員從理論型、實(shí)干型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

4）將檔案統(tǒng)一分類號。利用現(xiàn)代信息計(jì)算機(jī)在檢索時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的分類號查找，所以，分類號的制作會(huì)影響計(jì)算機(jī)檢索的效率和結(jié)果，為了提高檢索的效率，檔案管理人員在分類過程中，要根據(jù)我國的《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，同時(shí)，還要需依據(jù)各地的具體情況進(jìn)行劃分，提高檔案的可利用價(jià)值。另外，在分類工作中，要加強(qiáng)分類的審查力度，及時(shí)糾正不合理的分類，并且要經(jīng)常組織機(jī)關(guān)單位工作人員統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)。

5）采取有效的措施，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。必須高度重視檔案信息化工作，把它列入重要工作日程，投入一定的資金，逐步配置信息化基本設(shè)備，平時(shí)要加強(qiáng)檔案人員的計(jì)算機(jī)管理及軟件知識的培訓(xùn)，爭取早日全面系統(tǒng)地將電子計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、聲像等技術(shù)應(yīng)用于檔案管理。只有將檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)廣泛地結(jié)合起來，才能最大程度地為本單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

4 結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)。依法治檔，建立健全檔案管理工作的相關(guān)制度，穩(wěn)定檔案人員，樹立先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，采取有效措施，積極探索適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案管理模式，建立一套科學(xué)的、有效的、靈活的檔案信息管理體系，增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平，充分利用現(xiàn)有技術(shù)開發(fā)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，為社會(huì)信息的使用者提供更多有價(jià)值的信息資源，才能推動(dòng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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