趙驪珠

摘 要：目的：討論醫(yī)院檔案管理新思路，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。方法：分析了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀并提出相應(yīng)的解決策略。結(jié)果：新形勢下醫(yī)院檔案管理還存在一定的問題，需要采取有效措施對其進(jìn)行進(jìn)一步完善。結(jié)論：新形勢下醫(yī)院需要完善檔案管理體系，加快信息化檔案管理建設(shè)步伐，及時反饋檔案信息，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;可持續(xù)發(fā)展;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.015

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成，檔案管理內(nèi)容包括學(xué)術(shù)、行政方面記錄醫(yī)院發(fā)展變化的重要資料。在醫(yī)療改革不斷深化的背景之下，如何有效的開展醫(yī)院檔案管理工作、適應(yīng)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)、實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，更好的服務(wù)于醫(yī)療、科研等工作，已成為新時期醫(yī)院面臨的主要工作。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院檔案種類繁多且歸檔復(fù)雜

醫(yī)院檔案涉及多個領(lǐng)域，并逐漸形成了多層次的綜合性學(xué)科，因而在醫(yī)學(xué)檔案當(dāng)中，既包含了流行病學(xué)調(diào)查報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)以及預(yù)防措施，還包含了疫情統(tǒng)計資料、實驗室原始數(shù)據(jù)以及免疫規(guī)范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理。

1.2 檔案管理不夠規(guī)范

部分醫(yī)院檔案管理人員沒有嚴(yán)格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細(xì)則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過流于形式，檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外，檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著情況為專題調(diào)查、工作總結(jié)以及醫(yī)療效果檢測資料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等，直接導(dǎo)致醫(yī)學(xué)檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致，存在一定的客觀隨意性，不利于為醫(yī)學(xué)治療提供第一手資料。

1.3 檔案人員對于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練

近些年來由于醫(yī)院單位制度的變革，導(dǎo)致檔案管理人員頻繁調(diào)動，再加上沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員對于檔案管理業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在對醫(yī)院檔案管理等情況中沒有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的策略

新時代的到來對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，不僅需要醫(yī)院相關(guān)工作人員在工作實踐中實現(xiàn)創(chuàng)新，同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新，以此來探索出一條新的發(fā)展路徑，全面提升檔案管理工作的效率。新形勢下醫(yī)院管理部門的檔案管理事務(wù)不斷增多，亟待構(gòu)建出新的管理體系實現(xiàn)檔案的信息化管理，并在此過程中加強(qiáng)改革創(chuàng)新，在降低人力、物力財力消耗的同時，提升醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

2.1 整理檔案內(nèi)容，提升檔案利用率

醫(yī)院檔案管理部門首先要充實檔案庫，在新形勢下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升醫(yī)院檔案的利用價值。管理部門需要根據(jù)醫(yī)院檔案管理特點進(jìn)行改革，具有針對性和創(chuàng)造性的展開管理工作，有選擇性的進(jìn)行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項目的開發(fā)，不斷擴(kuò)大檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包免疫規(guī)劃方案、醫(yī)療報告，還包括質(zhì)量控制及效果評價資料，能夠真實且全面的反映出醫(yī)院的真實醫(yī)療情況，將其作為其日后治療的依據(jù)。

2.2 規(guī)范管理制度

規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大硬件方面的投入力度。根據(jù)“醫(yī)院檔案工作條例”中的規(guī)定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20平米一千卷的規(guī)格進(jìn)行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規(guī)定，需要將醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱進(jìn)行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內(nèi)還有必要配置計算機(jī)或者打印機(jī)等辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管卻無人看管的情況出現(xiàn)，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，醫(yī)院檔案管理部門需要建立一個醫(yī)學(xué)檔案歸檔整理及檢查核對制度，并將這些制度落到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒有依據(jù)相關(guān)報表不查，不在本院的范圍內(nèi)不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

2.3 注重醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，利用計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必然經(jīng)歷的道路。首先，醫(yī)院管理部門可以利用掃描儀或者計算機(jī)能現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升醫(yī)院檔案信息管理的實效性有重大意義。

培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員。醫(yī)院要將檔案人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃當(dāng)中，首先通過專業(yè)培訓(xùn)、持續(xù)教育和知識更新，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。其次是深入調(diào)查臨床一線醫(yī)療研究，總結(jié)對檔案信息的需求，不斷強(qiáng)化檔案管理工作。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的重視度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門要深刻意識到檔案管理的重要性，將檔案管理作為重點管理內(nèi)容，既要加強(qiáng)醫(yī)療管理，又不能放松檔案管理，并將其和醫(yī)療業(yè)務(wù)同步規(guī)劃和同步發(fā)展，在檔案管理中加強(qiáng)“三個克服和一個提高”，三個客服即克服檔案管理中的困難，克服檔案管理人員的思想問題，而一個提高則是提升對檔案管理的重要度。

3 總結(jié)

綜上，新時期給醫(yī)院檔案管理帶來了一定的機(jī)遇，同時也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)院管理部門抓住這些機(jī)遇，從制度改革出發(fā)，對管理人員進(jìn)行觀念上的更新，根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的開展趨勢，積極采取相關(guān)措施，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案管理效率，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王偉，時康，田云峰.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理 促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展[J].祖國，2018（15）：117.

[2]蔣月紅.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理 服務(wù)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2013（00）：33-35.

[3]蔣月紅.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理 服務(wù)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2013（00）：33-35.